МЧД в 2025 полный гид по работе

Что такое МЧД и зачем она нужна

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный документ в формате XML, подписанный квалифицированной электронной подписью (УКЭП) доверителя, который подтверждает полномочия представителя на совершение действий от имени организации или ИП в цифровой среде. В отличие от бумажного аналога, МЧД имеет структурированный формат, позволяющий информационным системам автоматически извлекать и проверять содержащиеся в ней данные.

МЧД – это электронный документ в формате XML, подписанный УКЭП доверителя. Порядок оформления утвержден приказом Минцифры от 18.08.2021 № 857. Важно понимать, что МЧД — не просто скан бумажной доверенности, а полноценный цифровой документ с собственной юридической силой.

С 1 сентября 2024 года физические лица могут использовать УКЭП для взаимодействия внутри организации от своего имени. Однако для того, чтобы сотрудники могли действовать от имени ИП или компании, необходимо оформить МЧД. Это связано с тем, что ранее старые сертификаты УКЭП включали информацию о работодателе, а теперь эта модель изменилась.

Где применяется МЧД:

• При подаче налоговой отчетности в ФНС
• При взаимодействии с Социальным фондом России
• При работе на электронных торговых площадках
• При обмене электронными документами с контрагентами
• При участии в государственных закупках
• При работе с другими госорганами

Отличия МЧД от бумажной доверенности

Машиночитаемые доверенности имеют ключевое значение для электронного документооборота. Это цифровой аналог бумажных доверенностей для взаимодействия с контрагентами и государственными органами. Они не только отвечают требованиям законодательства, но и упрощают управление документами для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Законодательную базу для МЧД составляют: Федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи», Приказ Минцифры от 18.08.2021 № 857, Письмо ФНС России от 18.12.2023 №ЕА-4-26/15789@ и другие нормативные акты, регулирующие электронный документооборот.

С каждым днем МЧД становится не просто технической формальностью, а реальным инструментом оптимизации бизнес-процессов, делая их более быстрыми и эффективными. Но какие требования и сроки внедрения нужно соблюдать? Давайте разберем подробнее в следующем разделе.

Что изменилось в 2024 году и что ждёт в 2025 году

В свете законодательных изменений и активного развития цифровых технологий, тема МЧД в 2025 году приобретает особенную значимость для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Давайте разберёмся, какие ключевые изменения произошли и что нас ждёт в ближайшем будущем.

Обязательный переход на МЧД

С 1 сентября 2024 года сотрудники и уполномоченные лица организаций могут подписывать электронные документы исключительно при помощи электронной подписи физического лица, сопровождаемой машиночитаемой доверенностью. Это кардинальное изменение в модели работы с ЭП в России — больше нет корпоративных подписей, есть только личные УКЭП с машиночитаемыми доверенностями.

Согласно изменениям в ФЗ №63-ФЗ «Об электронной подписи», юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны использовать МЧД при подписании документов квалифицированной электронной подписью от имени организации.

Важно отметить, что бумажные доверенности, выданные до 29 февраля 2024 года включительно, сохраняют свое действие до момента их прекращения (согласно письму ФНС от 18.12.2023 № ЕА-4-26/15789@). Однако налоговое ведомство считает наиболее предпочтительными именно электронные доверенности при осуществлении электронного документооборота.

Актуальные и устаревающие форматы

В настоящее время существует несколько форматов машиночитаемых доверенностей, но ситуация динамично меняется — некоторые форматы скоро уйдут в прошлое.

Таблица: сроки отмены старых форматов

С 1 марта 2025 года, согласно письму ФНС России от 18.12.2023 №ЕА-4-26/15789@, планируются изменения в законодательстве. Из эксплуатации выводятся форматы 002 и 5.01. Пользователи перейдут на обязательные форматы, в частности, на универсальный формат 003, который становится стандартом для регистрации новых доверенностей.

Таблица: назначение и особенности каждого формата

Важно отметить, что формы МЧД 002 и 5.01 продолжат действовать до указанных сроков, однако на площадках, которые поддерживают эти форматы, зарегистрировать такие доверенности будет невозможно. Доверенности в формате 5.01 будут приниматься до 28 февраля 2025 года включительно.

Формат 003 — это универсальный формат, который подходит для общения как между хозяйствующими субъектами, так и с органами власти. По словам начальника управления электронного документооборота ФНС России Федора Новикова, доля универсального формата 003 достигла 90% от всех зарегистрированных МЧД к сентябрю 2024 года, что подтверждает его широкое признание и применение.

Важное изменение с 1 мая 2025 года коснётся Росстата – он начнёт обязательную проверку наличия МЧД при подаче статистических отчетов. Ранее планировалось, что поэтапная проверка начнется с 1 марта 2025 года, но сроки были смещены.

Создание единого формата для всех органов власти позволит значительно сократить расходы на поддержку разрозненных систем и усилить безопасность документооборота. Но готовы ли мы к этому технически? В следующем разделе мы разберём практические аспекты оформления МЧД.

Как оформить МЧД: пошаговая инструкция

Пришло время перейти от теории к практике. Давайте разберём, как оформить машиночитаемую доверенность разными способами — это пригодится как бухгалтерам и юристам, так и руководителям компаний.

Через портал ФНС

В сентябре 2024 года ФНС России запустила обновленный портал МЧД, который предлагает расширенные функции проверки электронной подписи, визуализации доверенностей и автоматизации ключевых процессов. Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления МЧД на этом портале:

1. Подготовка: Убедитесь, что у вас есть действующая квалифицированная электронная подпись (УКЭП) и настроен доступ к порталу через ЕСИА (Госуслуги).
2. Вход в систему: Авторизуйтесь на портале МЧД ФНС с использованием учетной записи ЕСИА.
3. Создание доверенности: Нажмите кнопку «Создать» и выберите тип — «Доверенность».
4. Заполнение данных доверителя: Укажите информацию о доверителе (для ИП: ФИО, ИНН, СНИЛС, ОГРНИП; для юрлиц: данные руководителя и организации).
5. Заполнение данных представителя: Внесите данные лица, которому предоставляются полномочия (ФИО, дата рождения, паспортные данные, СНИЛС, ИНН).
6. Указание полномочий: Выберите необходимые полномочия из единого классификатора Минцифры или укажите их вручную в текстовом формате.
7. Подписание и регистрация: Подпишите доверенность своей УКЭП и зарегистрируйте в распределенном реестре.

Обратите внимание, что с января 2025 года при создании МЧД на портале возможно указание пароля — это дополнительный фактор защиты персональных данных от несанкционированного доступа к ним.

Также появилась возможность при необходимости вручную изменять тот адрес, который подставляется автоматически. Это нужно, когда автоматически «подтягиваемый» адрес не соответствует реальности.

Через сторонние сервисы

Для многих организаций удобнее оформлять МЧД через уже используемые ими системы электронного документооборота или бухгалтерские программы.

В 1С:Бухгалтерия

1. Перейдите в раздел «Главное» → «Организации».
2. Откройте карточку необходимой организации.
3. Нажмите кнопку «ЭДО» и выберите «Машиночитаемая доверенность».
4. Нажмите на кнопку «Создать» → «Доверенность».
5. Заполните форму заявки, указав доверителя, представителя, полномочия и срок действия.
6. Подпишите доверенность УКЭП и отправьте.
7. Обновите статус заявки через несколько минут — он должен измениться на «Зарегистрировано».

Через другие сервисы ТОП 11 лучших решений для работы с МЧД

Большинство популярных операторов ЭДО внедрили функционал создания и управления МЧД. Процесс в целом аналогичен описанному выше для 1С, но имеет особенности интерфейса конкретной системы.

Важно понимать, что независимо от способа создания, все МЧД должны соответствовать требованиям установленных форматов и содержать обязательные реквизиты согласно Приказу Минцифры № 857.

Когда нужно загружать МЧД в реестр? По общему правилу, для того чтобы доверенность была действительна, ее необходимо зарегистрировать в распределенном реестре ФНС. Это происходит автоматически при создании через портал налоговой службы, а при создании через операторов ЭДО — в соответствии с их регламентами.

МЧД Полномочия: как выбрать и указать корректно

Одним из ключевых элементов машиночитаемой доверенности являются полномочия, которые должны быть указаны корректно. При создании МЧД полномочия доверенного лица выбираются из единого классификатора, который администрирует Минцифры. Это обеспечивает стандартизацию и устраняет двусмысленность при определении прав представителя.

Использование классификатора Минцифры

Единый классификатор полномочий представляет собой структурированный перечень действий, которые может совершать представитель от имени доверителя. В 2025 году планируется выложить в публичный доступ API для скачивания актуального Классификатора полномочий на определенную дату. Классификатор полномочий будет совпадать с тем, который создан в распределенном реестре, и должен быть максимально «чистым» и удобным пользователю.

При выборе полномочий существует три основных типа:

1. Монолитные полномочия — стандартные, заранее определенные наборы прав
2. Текстовые полномочия — описательное, неструктурированное указание полномочий
3. Составные полномочия — гибкая комбинация прав с возможностью детализации

Интересно, что некоторые участники рынка считают доверенности со структурированными полномочиями единственно правильным видом. Такие полномочия можно разобрать программно и с их помощью автоматически проверить сведения о подписанте. Однако, как отмечает Федор Новиков из ФНС, есть серьезные сомнения, что это будет массово востребовано, если соответствующие настройки не выполнены на стороне электронного документа, который будут подписывать представители по МЧД.

Большинство участников практикует текстовое указание полномочий. Нужно понимать, что полностью машиночитаемые полномочия работают только в том случае, если получается структурированный документ (УПД, транспортная накладная). Как только вы получаете договор в PDF или Word, автоматическая проверка полномочий становится проблематичной.

Распространённые полномочия в МЧД:

• Подписание налоговой отчетности (CODE: FNS_TAX_001)
• Представление интересов организации в налоговых органах (CODE: FNS_REP_001)
• Получение сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП (CODE: FNS_REG_001)
• Предоставление статистической отчетности (CODE: ROSSTAT_STAT_001)
• Подача документов в государственные внебюджетные фонды (CODE: SFR_REP_001)
• Участие в электронных торгах (CODE: PROCUR_001)
• Подписание договоров с контрагентами (CODE: CONTR_SIGN_001)
• Подписание первичных документов (CODE: PRIM_DOC_001)

Ошибки при указании полномочий

При создании МЧД с января 2025 года можно будет формировать полномочия с ограничениями. Соответственно, будет внедрен логический контроль на взаимоисключающие комбинации ограничений. Это значит, что система не позволит создать доверенность с противоречивыми полномочиями.

Типичные ошибки при указании полномочий:

1. Слишком широкие формулировки — например, «Все полномочия» без конкретики
2. Противоречащие друг другу полномочия — например, одновременное право подписи и запрет на подписание
3. Необоснованные ограничения — ограничения, которые фактически блокируют возможность реализации основного полномочия
4. Некорректный выбор из классификатора — выбор полномочия, не соответствующего требуемым действиям

Несовместимые или взаимоисключающие полномочия

При создании МЧД проверки можно отключить, если в этом есть необходимость. Бывают ситуации, когда автоматически нельзя проверить доверенность, и система будет выдавать ошибку, если проверяемое лицо входит в перечень «защищенных». В таком случае доверенность нельзя будет загрузить в распределенный реестр, но можно разместить ее в собственной информационной системе и дать контрагенту ссылку или направить ее в пакете документов.

Правильный выбор и указание полномочий — залог юридической силы МЧД и эффективности ее применения. Но даже при корректном оформлении, как обеспечить безопасность данных в доверенности? Этот вопрос мы рассмотрим в следующем разделе.

Безопасность и защита данных в МЧД

В цифровом мире вопросы безопасности выходят на первый план. Машиночитаемые доверенности не исключение — они содержат конфиденциальную информацию и наделяют представителей широкими полномочиями. Давайте разберемся, как обеспечивается защита данных в МЧД и какие новые механизмы появились в 2025 году.

Меры защиты МЧД

С января 2025 года в работе с МЧД появилась возможность установки пароля на доверенность. Это усиливает защиту персональных данных и повышает уровень доверия к цифровым технологиям. Пароль становится дополнительным фактором защиты от несанкционированного доступа к персональным данным, содержащимся в доверенности.

Важным элементом безопасности является также улучшенная стабильность работы блокчейн-узлов, обеспечивающих хранение и управление МЧД. Распределенный реестр ФНС представляет собой защищенную среду, в которой каждое изменение статуса доверенности фиксируется и становится видимым для заинтересованных сторон.

Основные механизмы защиты МЧД:

1. Квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — обеспечивает юридическую значимость и неизменность документа после подписания
2. Пароль на доверенность (с 2025 года) — защищает от несанкционированного доступа
3. Распределенный реестр (блокчейн) — гарантирует целостность и доступность информации
4. Метка доверенного времени — фиксирует момент создания и подписания доверенности
5. Квитанция о регистрации — содержит информацию о валидности подписи и подписана УКЭП ФНС России

Интересно, что даже если истекает срок действия сертификата подписи доверителя, полномочия доверенного лица не прекращаются. С точки зрения распределенного реестра эта проблема решается — система фиксирует и выдает квитанцию, что на момент поступления подпись была валидной. Эта квитанция подписана квалифицированной подписью ФНС России и содержит метку доверенного времени.

Отличия от бумажной доверенности в вопросах безопасности

Также в планах ФНС на 2025 год предусмотрена автоматическая отмена доверенностей и передоверий в случае ликвидации организации по сведениям из ЕГРЮЛ. Это снижает риски несанкционированного использования доверенностей ликвидированных компаний.

В распределенном реестре предусмотрено уведомление о нотариальной отмене доверенности. Совместно с Федеральной нотариальной палатой в 2025 году запланирован запуск автоматической отмены нотариальных доверенностей через блокчейн, что повысит оперативность и надежность процесса аннулирования.

Безопасность МЧД — это комплексный подход, который включает технические, организационные и правовые аспекты. Но как убедиться, что доверенность действительна и не отозвана? Об этом мы поговорим в следующем разделе.

Как проверить действительность МЧД

Проверка действительности машиночитаемой доверенности — важный этап при работе с электронными документами. Распределенный реестр МЧД в ФНС (блокчейн) предоставляет удобные инструменты для такой верификации.

Проверить наличие МЧД в распределенном реестре ФНС можно на официальном сайте налоговой службы. Для этого перейдите на портал ИФНС, введите номер МЧД и нажмите «Просмотр результата». Таким образом можно проверять наличие МЧД в базах налогового органа.

Пошаговая инструкция проверки МЧД:

1. Перейдите на портал МЧД ФНС России
2. Выберите раздел «Проверка МЧД»
3. Введите уникальный номер проверяемой доверенности
4. Укажите реквизиты доверителя и/или представителя (при необходимости)
5. Нажмите кнопку «Проверить»
6. Система выдаст результат проверки со статусом доверенности

При проверке МЧД система показывает не только факт наличия доверенности в реестре, но и её текущий статус: действующая, отозванная, с истекшим сроком действия и т.д.

Важно понимать, что существует несколько вариантов, когда МЧД может досрочно стать недействующей:

• В случае отмены доверенности доверителем
• При отзыве полномочий единственного представителя
• В связи с проблемами удостоверяющего центра, выдавшего УКЭП
• При ликвидации организации-доверителя (с 2025 года система автоматически отменяет такие доверенности)

С 2025 года запланирована интеграция с Федеральной нотариальной палатой, которая позволит реализовать автоматическую отмену нотариальных МЧД при их отмене у нотариуса. Это означает, что если нотариальная доверенность будет отменена через нотариуса, информация об этом автоматически попадет в распределенный реестр.

При работе с МЧД стоит помнить, что все изменения статуса — создание, отмена, истечение срока действия — фиксируются в распределенном реестре, а значит, доступны для проверки в любой момент времени. Это существенно упрощает контроль за действительностью полномочий представителей.

Но что делать, если у вас возникли вопросы или проблемы при работе с МЧД? Ответы на наиболее распространенные из них мы рассмотрим в следующем разделе.

Частые вопросы и ошибки

В процессе работы с машиночитаемыми доверенностями у пользователей возникает множество вопросов. Давайте разберем самые распространенные из них.

Можно ли использовать бумажную доверенность?

Бумажные доверенности, выданные до 29 февраля 2024 года включительно, сохраняют свое действие до момента их прекращения, согласно письму ФНС от 18.12.2023 № ЕА-4-26/15789@. Однако для новых доверенностей, особенно при электронном документообороте с госорганами, бумажный формат уже не подходит.

Важно понимать, что даже если вы имеете на руках действующую бумажную доверенность, в целях электронного документооборота налоговые органы и другие ведомства предпочитают именно электронные доверенности в машиночитаемом формате.

Что делать, если МЧД оформлена с ошибкой?

Если в МЧД обнаружена ошибка после её регистрации в реестре, необходимо:

1. Отозвать ошибочную доверенность через тот же сервис, где она была создана
2. Создать новую доверенность с корректными данными
3. Подписать её квалифицированной электронной подписью
4. Зарегистрировать в распределенном реестре

К сожалению, редактирование уже зарегистрированной МЧД невозможно, так как это нарушило бы принцип неизменности информации в блокчейне.

Как узнать, кто и когда подписал МЧД?

Эта информация содержится в самой доверенности и может быть проверена с помощью специализированного программного обеспечения или на портале ФНС. В квалифицированной электронной подписи, которой подписана МЧД, содержатся данные о подписанте и временная метка. Кроме того, при регистрации доверенности в распределенном реестре ФНС создается квитанция, содержащая эту информацию.

Нужно ли подписывать соглашение с контрагентом об использовании МЧД?

Да, в случае если МЧД не передается с документом, а хранится в третьем месте (например, в распределенном реестре). Федеральный закон №63-ФЗ прямо говорит об этом. В соглашении следует указать, где будет храниться доверенность, как её получить и как сообщить о её отмене.

Можно ли в МЧД не указывать паспортные данные доверенного лица?

В настоящее время паспортные данные являются обязательным элементом МЧД. Однако ФНС инициировала обсуждение поправок в приказ Минцифры от 18.08.2021 №857, чтобы сделать паспортные данные необязательными, поскольку в МЧД содержатся и другие идентификаторы (СНИЛС, ИНН). Это помогло бы защитить персональные данные от попадания в третьи руки.

Что происходит с МЧД при увольнении сотрудника?

При увольнении сотрудника компания должна отозвать все выданные ему машиночитаемые доверенности. Этот процесс можно автоматизировать через интеграцию с кадровой системой, но юридическая ответственность за своевременный отзыв лежит на организации-доверителе.

Понимание этих нюансов поможет избежать проблем при работе с МЧД. Но что ждет нас в будущем? Какие перспективы развития у системы машиночитаемых доверенностей? Давайте обсудим это в заключительном разделе.

Что дальше: перспективы развития МЧД

Машиночитаемая доверенность в 2025 году не только требование законодательства, но и возможность для бизнеса повысить свою эффективность и конкурентоспособность. Тренды указывают на дальнейшее развитие и распространение цифровых технологий, где МЧД играют одну из ключевых ролей.

Универсальная МЧД для всех госорганов

Одно из основных направлений развития — создание универсальной МЧД, которая будет приниматься всеми государственными органами. Для этого необходимо провести изменения в Федеральный закон №63-ФЗ. ФНС уже инициировала в Минцифры такие поправки в закон, и есть основания полагать, что эти изменения будут реализованы в обозримом будущем.

Универсальный формат МЧД значительно упростит жизнь бизнесу, избавив от необходимости создавать разные доверенности для взаимодействия с различными ведомствами. Это давняя мечта всех бухгалтеров и предпринимателей, которая постепенно становится реальностью.

Развитие взаимодействия с нотариусами

Большой блок перемен связан с нотариатом. Это важно, поскольку нотариусы берут на себя проверки в тех случаях, когда автоматизированно подтвердить юридическое событие или полномочия лица невозможно. В планах:

• Автоматическая отмена нотариальных МЧД при их отмене у нотариуса
• Регистрация нотариальных МЧД с машиночитаемыми полномочиями
• Регистрация нотариальных МЧД, где поверенный — филиал российского юрлица или иностранное юрлицо

Эти изменения сделают процесс работы с нотариальными доверенностями более прозрачным и эффективным.

API и автоматизация через классификатор

Технологическое развитие МЧД идет по пути упрощения интеграции и автоматизации процессов. В планах выложить в публичный доступ описание API — «скачать актуальный Классификатор полномочий на дату». Это позволит разработчикам программного обеспечения создавать более удобные и функциональные решения для работы с МЧД.

Кроме того, появится новый тип узла ЦПРР с приложением МЧД «только чтение». Это ответ на запрос рынка — есть очень крупные организации, которые в силу законодательства не имеют права публиковать и хранить МЧД, но они хотели бы их использовать, видеть информацию о размещенных доверенностях, об изменении их статуса.

Мобильные решения и расширение функционала

С января 2025 года уже доступна возможность формирования МЧД с полномочиями для налоговой службы непосредственно через портал ФНС России. В ближайшем будущем появится мобильная подпись от ФНС, которая позволит пользователям заверять доверенности прямо со смартфона.

Также планируется переход на регистронезависимость в реестре — то есть не будет иметь значения, большие или маленькие буквы используются в уникальном номере доверенности.

Машиночитаемые доверенности в 2025 году обещают стать неотъемлемой частью инноваций в цифровом документообороте. Бизнесу необходимо адаптироваться к новым реалиям и активно использовать доступные инструменты, чтобы оставаться конкурентоспособным в цифровую эпоху.

А что думаете вы? Готовы ли ваши системы к работе с новыми форматами МЧД? Насколько эффективно вы используете возможности электронного документооборота? Эти вопросы стоит задать себе уже сейчас, чтобы быть готовыми к цифровым вызовам завтрашнего дня.

Нужна помощь с МЧД? Мы проконсультируем вас по всем вопросам. Оставьте заявку — разберём вашу ситуацию и поможем решить вопрос максимально быстро. по ссылке