Документы при приёме: какие нужны в 2026

Какие документы нужны при приёме на работу в 2026 году?

Приём нового сотрудника — это не просто рукопожатие и «добро пожаловать в команду». За кажущейся простотой скрывается целый комплекс документооборота, который может стать головной болью для работодателя, если что-то упустить.

В этом материале мы разберём, какие документы должен предоставить работник по закону, что обязан оформить работодатель, и как не попасть на штрафы при работе с особыми категориями сотрудников — иностранцами, несовершеннолетними, педагогами и медработниками. Правильное оформление кадровых документов — это не только соблюдение требований ТК РФ, но и защита интересов обеих сторон трудовых отношений.

Подключим и настроим ЭДО в вашей компании. Оставить заявку

Обязательные документы от сотрудника (по ТК РФ)

Статья 65 Трудового кодекса РФ чётко определяет, какие документы работодатель имеет право — и обязан — запросить у будущего сотрудника. Это не рекомендации, а императивные требования закона. Любые попытки расширить этот список без законных оснований могут обернуться проблемами с трудовой инспекцией.

Документы делятся на две категории: универсальные (нужны всем) и специфические (зависят от должности, статуса работника или особенностей деятельности).

Универсальный пакет для всех

Эти документы должен предоставить любой работник, независимо от должности и места работы:

• Паспорт или иное удостоверение личности — основа основ. Для граждан РФ это паспорт, для иностранцев — национальный паспорт с переводом или иной документ. Несовершеннолетним до 14 лет достаточно свидетельства о рождении.
• СНИЛС или уведомление АДИ-РЕГ — с апреля 2019 года работник может предоставить либо привычное «зелёное» свидетельство, либо электронный документ о регистрации в системе персучёта. Если сотрудник трудоустраивается впервые, работодатель оформляет АДИ-РЕГ самостоятельно.
• Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) — подтверждение трудового стажа. С 2021 года новым сотрудникам оформляют только электронные трудовые книжки. Совместители могут не предоставлять трудовую книжку — это их право, а не обязанность.

Важный нюанс: копию паспорта хранить запрещено. Переписываете данные для кадровых документов и возвращаете оригинал.

Документы по статусу и должности

Вторая группа документов напрямую зависит от того, кого и на какую работу вы принимаете. Здесь действует принцип: есть законное основание — можете требовать, нет оснований — молчите.

• Документы воинского учёта — военный билет для военнообязанных и удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Требуются только от мужчин соответствующего возраста. С документов снимаете копии, заверяете подписью и печатью, оригиналы возвращаете.
• Документы об образовании, квалификации, специальной подготовке — диплом, сертификат, удостоверение о повышении квалификации. Запрашиваются только тогда, когда для выполнения работы действительно необходимы специальные знания. Водителю нужны права, врачу — диплом медвуза, бухгалтеру — документ о профильном образовании или переподготовке.
• Справка об отсутствии судимости — требуется для работников, которые будут связаны с несовершеннолетними (педагоги, воспитатели, тренеры), а также для некоторых других категорий согласно статьям 331 и 351.1 ТК РФ. Справка действительна в течение года с момента выдачи.
• Справка об отсутствии административных наказаний за употребление наркотических средств — относительно новое требование, которое распространяется на работников транспорта, образования, здравоохранения и ряд других сфер.

Золотое правило: каждый дополнительный документ должен иметь прямое указание в законе. Фантазировать не стоит — это прямой путь к конфликту с трудовой инспекцией.

Дополнительные документы (в соответствии с законом)

Помимо базового пакета, закон предусматривает случаи, когда работодатель может — и должен — требовать дополнительные документы. Ключевое слово здесь «может»: эти требования привязаны к специфике работы или особым условиям труда. Самодеятельность исключена — только то, что прямо указано в федеральных законах, указах Президента или постановлениях Правительства РФ.

Медосмотры и медкнижки

Медицинские документы — это отдельная история с жёсткими требованиями и серьёзными штрафами за нарушения.

Обязательные медосмотры проходят:

Медосмотр проводится до подписания трудового договора и за счёт работодателя. Отказ кандидата от медосмотра = законное основание для отказа в трудоустройстве.

Важно: медкнижка остаётся у работодателя на время трудовых отношений, но не навсегда — при увольнении возвращается сотруднику.

Особые случаи: работа на Севере, с опасными условиями труда

Законодатель предусмотрел дополнительные медицинские требования для работы в экстремальных условиях.

Работа в районах Крайнего Севера требует специального медицинского заключения (статья 324 ТК РФ). Это касается не только местных жителей, но и «приезжих» — всех, кто планирует работать в суровых климатических условиях. Заключение подтверждает отсутствие противопоказаний для работы в данной местности.

Работа, связанная с движением транспорта, также требует медицинского заключения согласно статье 328 ТК РФ. Под это определение попадают не только водители, но и диспетчеры, стрелочники, регулировщики — все, чья деятельность может повлиять на безопасность движения.

Работа с вредными и опасными производственными факторами требует предварительного медосмотра согласно приказу Минздрава № 988н. Список профессий и производств обширен — от химических предприятий до металлургии и горнодобычи.

Медицинские требования — это не бюрократическая придирка, а реальная забота о безопасности. Игнорирование этих норм может обернуться не только штрафами, но и серьёзными проблемами при несчастных случаях на производстве.

Документы для иностранных граждан

Трудоустройство иностранцев — это отдельная вселенная документооборота, где ошибка может обойтись в сотни тысяч рублей штрафов. Здесь действует принцип: каждый статус пребывания = свой набор документов.

Что должен предоставить иностранный работник:

Базовый пакет для всех иностранцев:

• Паспорт с нотариально заверенным переводом на русский язык
• Миграционная карта — документ о въезде в РФ
• Документ о регистрации по месту пребывания

В зависимости от статуса пребывания:

• Временно пребывающие — патент на работу (для граждан визовых стран) или уведомление о начале трудовой деятельности (для граждан ЕАЭС)
• Временно проживающие — разрешение на временное проживание + разрешение на работу
• Постоянно проживающие — вид на жительство (разрешение на работу не требуется)

Обязательное медицинское страхование: полис ДМС на весь период действия трудового договора, но не менее чем на год.

Нюансы по странам:

• Граждане ЕАЭС (Белоруссия, Казахстан, Киргизия, Армения) — упрощённый порядок без патентов и разрешений
• Граждане СНГ — патент обязателен для большинства видов деятельности
• Дальнее зарубежье — самые жёсткие требования, включая квоты на привлечение иностранной рабочей силы

Работодатель обязан уведомить миграционную службу о заключении и расторжении трудового договора с иностранцем в течение 3 рабочих дней. Забыли уведомить — штраф от 25 до 50 тысяч рублей для юрлица.

Документы для социальных и налоговых гарантий

Эта категория документов находится в серой зоне между «обязательно» и «желательно». Формально работодатель не может их требовать принудительно, но без них сотрудник не получит положенные льготы, вычеты и пособия. Практически все работники заинтересованы в их предоставлении.

Примеры документов:

Для налоговых вычетов и расчёта пособий:

• Справка 2-НДФЛ с предыдущего места работы — нужна для корректного расчёта НДФЛ в течение года и предоставления стандартных вычетов
• Справка о заработке за 2 календарных года — хотя с 2023 года формально отменена, Роструд до сих пор рекомендует её использовать для расчёта больничных и декретных

Для семейных льгот:

• Свидетельства о рождении детей — для стандартных налоговых вычетов на детей
• Справка о составе семьи или документы, подтверждающие семейное положение
• Документы об усыновлении, опеке — для получения соответствующих льгот

Для специальных статусов:

• Справка об инвалидности — налоговые льготы и дополнительные гарантии по ТК РФ
• Удостоверение многодетной семьи — региональные льготы и гарантии
• Справка о донорстве — дополнительные дни отдыха

Какие льготы можно получить: стандартные налоговые вычеты до 1400-6000 рублей в месяц на детей, социальные вычеты на лечение и обучение, льготные условия труда для отдельных категорий, корректный расчёт больничных исходя из реального заработка за предыдущие годы.

Помните: работник предоставляет эти документы добровольно. Принуждать нельзя, но объяснить выгоды — можно и нужно.

Какие документы оформляет работодатель при приёме сотрудника

После того как собрали документы от работника, начинается самое интересное — оформление внутренней документации. Здесь важно понимать: что действительно обязательно по закону, а что остаётся на усмотрение работодателя.

Обязательные документы:

Трудовой договор — основа всех трудовых отношений. Оформляется в двух экземплярах, подписывается в течение трёх дней с момента фактического допуска к работе. Микропредприятия могут использовать типовую форму, утверждённую Правительством РФ, — это существенно упрощает процедуру.

Записи в трудовой книжке — для тех, кто сохранил бумажный формат, или подача сведений в СФР для электронных трудовых книжек. Отчёт СЗВ-ТД нужно подать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Опциональные документы:

Важный нюанс: если решили отказаться от приказов о приёме или личных карточек, издайте соответствующий приказ и проверьте локальные акты — в них не должно быть ссылок на отменённые документы.

Микропредприятия (до 15 сотрудников, оборот до 120 млн рублей) могут включить содержание локальных актов прямо в трудовой договор — это серьёзно упрощает документооборот.

Пошаговая инструкция по приёму на работу

Теория — это хорошо, но на практике важна последовательность действий. Мы составили алгоритм, который поможет не упустить важные детали и соблюсти все требования закона.

Шаг 1. Получите документы от работника

Проверьте базовый пакет: паспорт, СНИЛС/АДИ-РЕГ, трудовую книжку или СТД-Р. Затем запросите специфические документы в зависимости от должности — военный билет, диплом, справки об отсутствии судимости. Не забудьте про медосмотр, если он требуется по закону.

Шаг 2. Проверьте, всё ли есть

Сверьте документы с требованиями ТК РФ и отраслевым законодательством. Убедитесь, что справки не просрочены, дипломы соответствуют требуемой квалификации, а медзаключения действительны. Сделайте копии документов, которые нужно вернуть работнику.

Шаг 3. Оформите договор и карточку

Подготовьте трудовой договор в двух экземплярах с указанием всех обязательных условий по статье 57 ТК РФ. Заполните личную карточку Т-2, если решили её вести. Для микропредприятий рассмотрите возможность использования типовой формы договора.

Шаг 4. Подпишите приказ (если нужно)

Если не отказались от приказов о приёме, оформите его в течение трёх дней. Ознакомьте работника с приказом под подпись. Помните: с 2021 года приказ не обязателен, достаточно трудового договора.

Шаг 5. Проведите инструктаж и оформите журналы

Проведите вводный инструктаж по охране труда — это обязательно для всех без исключения. Сделайте запись в журнале инструктажей с подписями обеих сторон. Внесите данные в штатное расписание, табель учёта времени, график отпусков.

Чек-лист документов: трудовой договор (2 экз.) → запись в трудовой книжке или подача СЗВ-ТД → инструктаж по охране труда → уведомления в военкомат (для военнообязанных) → уведомления о бывших госслужащих (при необходимости).

Совет: ведите единый реестр принятых сотрудников с отметками о выполнении каждого шага. Это поможет ничего не забыть и подготовиться к возможным проверкам.

Что будет, если не оформить документы правильно

Нарушения кадрового документооборота — это не просто «бумажная волокита», а реальные финансовые риски. Трудовая инспекция может нагрянуть с проверкой по жалобе сотрудника, и тогда каждая незаполненная справка превращается в конкретную сумму штрафа.

Основные виды нарушений и штрафы:

Особенности контроля: выездные проверки проводятся в основном по жалобам работников или клиентов. Малый бизнес частично освобождён от плановых проверок, но это не означает полную безнаказанность. Срок давности для привлечения к ответственности — один год с момента нарушения.

Льгота для начинающих: впервые нарушившим требования субъектам малого и среднего бизнеса могут заменить штраф предупреждением, если нарушение не причинило вреда людям и не повлекло имущественного ущерба.

Помните: даже если проверка придёт через полгода, восстановить документы задним числом будет сложно, а иногда и невозможно. Проще сразу делать всё по правилам.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Практика показывает, что у работодателей регулярно возникают одни и те же вопросы. Мы собрали самые популярные и дали на них развёрнутые ответы.

Нужно ли требовать копию паспорта? Нет, хранить копию паспорта работника запрещено законом. Вы переписываете необходимые данные для заполнения кадровых документов и возвращаете оригинал. Этого достаточно для оформления трудового договора и отчётности.

Что делать, если у человека нет СНИЛС? Если сотрудник трудоустраивается впервые, работодатель обязан оформить ему уведомление АДИ-РЕГ. Подаёте заявление работника, заполняете анкету АДВ-1 и опись АДВ-6-1, направляете в СФР. Сотрудник получит уведомление через госуслуги или лично в отделении фонда.

Можно ли принять на работу без медосмотра? Зависит от должности. Продавцов, поваров, воспитателей, водителей, работников до 18 лет принимать без медосмотра нельзя — это прямое нарушение закона со штрафом до 130 тысяч рублей. Офисных сотрудников можно принимать без медицинских ограничений.

Как оформить первого сотрудника в микропредприятии? Используйте типовую форму трудового договора от Правительства РФ — в неё уже включены основные положения локальных актов. Обязательно составьте штатное расписание, проведите инструктаж по охране труда и ведите табель учёта времени. Остальные документы — по желанию.

Нужен ли приказ, если есть договор? С 2021 года приказ о приёме на работу не обязателен. Достаточно трудового договора. Но если решили продолжать издавать приказы, убедитесь, что в локальных актах нет ссылок на этот документ, иначе придётся их корректировать.