НДС в авансовом отчете в 2025: когда можно заявить вычет

Как отразить НДС в авансовом отчете, если есть чек, но нет счёта-фактуры

Подотчетник принес чек с выделенным НДС, но без счета-фактуры — знакомая картина? В эпоху онлайн-касс и цифрового ЭДО такие ситуации стали практически ежедневными. Минфин настаивает: без счета-фактуры НДС к вычету не принимается. Судебная практика говорит обратное: при соблюдении определенных условий вычет возможен.

Мы разберем, когда НДС по чеку действительно можно заявить к вычету, как правильно оформить авансовый отчет в 1С:Бухгалтерия 3.0 и какие подводные камни ждут бухгалтера. Материал будет полезен практикующим бухгалтерам, которые ведут учет НДС и работают с подотчетными суммами, а также руководителям, принимающим решения о налоговых рисках.

Поможем с бухгалтерской отчетностью и настроем программы для сдачи отчетов <span
Оставить заявку

В основе наших рекомендаций — актуальные разъяснения контролирующих органов, судебная практика и практический опыт работы с цифровыми документами. Сразу скажем: универсального решения нет, но есть алгоритм принятия обоснованных решений.

Когда необходимо учитывать НДС в авансовом отчете

Законодательная база: что говорит НК РФ

Налоговый кодекс четко определяет условия применения вычетов по НДС в статьях 171 и 172. Основное требование — наличие счета-фактуры как первичного документа. Однако НК РФ не содержит прямого запрета на использование иных документов для подтверждения права на вычет.

Ключевое противоречие заложено в самой системе: с одной стороны, статья 172 НК РФ требует счет-фактуру, с другой — пункт 1 статьи 169 НК РФ допускает, что «порядок выставления и форматы счетов-фактур устанавливаются Правительством РФ». Получается правовая коллизия, которая активно эксплуатируется в судебной практике.

Когда НДС можно принять к вычету по чеку без счёта-фактуры

Судебная практика выработала несколько условий, при соблюдении которых вычет возможен:

• Продавец — плательщик НДС: в чеке должна быть указана ставка налога или сумма НДС отдельной строкой
• Товары приобретены для деятельности, облагаемой НДС: классическое требование статьи 171 НК РФ никто не отменял
• Операция подтверждена первичными документами: кассовый чек признается первичным документом согласно 402-ФЗ
• Соблюден порядок оформления авансового отчета: все формальные требования к подотчетным суммам выполнены

Важные письма Минфина и ФНС

Позиция контролирующих органов остается неизменно жесткой:

• Письмо Минфина от 26.03.2019 № 03-07-09/20252: НДС к вычету без счета-фактуры не принимается, даже при наличии чека ККТ
• Письмо Минфина от 24.01.2017 № 03-07-11/3094: консультация носит разъяснительно-рекомендательный характер
• Письмо Минфина от 25.08.2017 № 03-07-14/54643: подтверждение позиции по розничным операциям
• Письмо ФНС от 09.01.2017 № СД-4-3/2@: счет-фактура должен быть выписан на организацию, а не на физлицо

Парадокс ситуации: чиновники признают рекомендательный характер своих разъяснений, но налоговые инспекторы на местах действуют как по императивным нормам.

Какие документы понадобятся для отражения НДС по чеку

Какие реквизиты должен содержать чек

Онлайн-касса должна формировать чек с обязательными реквизитами согласно 54-ФЗ. Для целей НДС критически важны:

• Наименование и ИНН продавца: позволяет идентифицировать плательщика НДС через ЕГРЮЛ/ЕГРИП
• Сумма НДС отдельной строкой или ставка: надпись «НДС 20%» или «НДС 2000 руб.»
• Дата и номер чека: для привязки к конкретной операции
• QR-код или иной машиночитаемый элемент: связывает документ с данными ОФД

Принципиальный момент: если в чеке указано только «включая НДС», без выделения суммы или ставки, право на вычет становится спорным. Формально налог уплачен, но сумма к вычету не детализирована.

Альтернатива счёту-фактуре: БСО, УПД, ЭДО

Мы наблюдаем интересную тенденцию: малый бизнес неохотно выписывает счета-фактуры при розничных продажах, но готов работать через ЭДО при оптовых поставках. Получается технологический разрыв между B2C и B2B сегментами.

Практический совет: если планируется крупная закупка через подотчетное лицо, лучше оформить доверенность на получение ТМЦ — тогда документы будут на организацию, а не на физлицо.

Как правильно оформить авансовый отчет с НДС в 1С:Бухгалтерия 3.0

Ввод чека в авансовый отчет

В программе 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 процедура начинается с создания документа «Авансовый отчет». При вводе расходной операции необходимо:

1. Указать контрагента и вид операции: выбираем «Покупка» и создаем контрагента по данным из чека
2. Заполнить товарную часть: наименование, количество, цена без НДС
3. Установить ставку НДС: выбираем соответствующую ставку (20%, 10% или 0%)
4. Снять флажок «СФ»: ключевой момент — НДС есть, но счет-фактура не предоставлена

При снятом флажке «СФ» программа автоматически формирует проводки:

• Дт 19.04 Кт 71.01 — отражение НДС в бухгалтерском учете
• Дт 91.02 Кт 19.04 — списание НДС как прочего расхода

Проведение документа и отражение в проводках

После проведения документа система создает следующую картину в учете:

• Дт 20 (26, 44) Кт 71 — основная сумма расходов
• Дт 19.04 Кт 71 — входящий НДС учтен, но к вычету не принят
• Дт 91.02 Кт 19.04 — НДС списан в расходы как неподтвержденный счетом-фактурой

Одновременно открывается забалансовый счет НЕ.01.9 — сумма НДС отражается в налоговом учете как потенциальный вычет. Это позволяет при получении счета-фактуры задним числом восстановить право на вычет.

Особенности автоматического расчета НДС

Программа предлагает два режима работы с НДС в авансовых отчетах:

Консервативный подход (рекомендуемый):

• НДС включается в стоимость товаров/услуг
• К вычету не принимается
• Риск доначислений минимален

Агрессивный подход (требует обоснования):

• НДС выделяется и принимается к вычету
• Необходимо детальное обоснование правомерности
• Высокий риск споров с налоговой

Мы рекомендуем настроить в учетной политике автоматическое включение НДС в стоимость при отсутствии счета-фактуры. Это снижает операционные риски, хотя и увеличивает налоговую нагрузку по налогу на прибыль.

Нюансы налогового учета: что делать, если НДС выделен, но вычет невозможен

Отражение НДС в расходах

Когда счет-фактура отсутствует, НДС не исчезает бесследно — он должен найти свое место в учете. Статья 170 НК РФ предписывает включать такой налог в стоимость приобретенных товаров, работ или услуг.

Варианты отражения в бухгалтерском учете:

• В себестоимость запасов (счета 10, 41) — если приобретены материалы или товары
• В расходы по обычным видам деятельности (счета 20, 25, 26) — при покупке услуг для основной деятельности
• В прочие расходы (счет 91.2) — если операция не связана с основной деятельностью

Практический момент: не принятый к вычету НДС уменьшает налогооблагаемую прибыль. Получается своеобразная компенсация — потеряли на НДС, сэкономили на налоге на прибыль.

Ситуации, когда возможен частичный вычет

Мы наблюдаем интересный правовой парадокс: формально НДС уплачен в бюджет (продавец его перечислил), но покупатель теряет право на вычет из-за документального оформления. Система получается не вполне логичной, но работает именно так.

Рекомендация для снижения рисков: ведите реестр спорных операций с НДС. При налоговой проверке это поможет продемонстрировать осознанный подход к учету и готовность к диалогу с инспекторами.

Примеры заполнения и типовые ошибки

Пример с вычетом по чеку

Ситуация: Подотчетник приобрел канцтовары на 12 000 руб., в чеке выделен НДС 2 000 руб. Продавец — ООО на ОСНО, товары для офисных нужд.

Правильное оформление в 1С:

1. Создаем авансовый отчет, указываем сумму без НДС: 10 000 руб.
2. Ставка НДС 20%, но флажок «СФ» снимаем
3. Прикладываем скан чека с выделенным НДС
4. В пояснительной записке указываем: «НДС принят к вычету на основании чека ККТ согласно позиции ВАС РФ от 13.05.2008 № 17718/07»

Проводки:

• Дт 26 Кт 71 — 10 000 руб. (расходы на канцтовары)
• Дт 19.04 Кт 71 — 2 000 руб. (входящий НДС)
• Дт 68.НДС Кт 19.04 — 2 000 руб. (НДС к вычету)

Пример ошибки — когда НДС учтён без оснований

Ошибочная ситуация: Подотчетник купил бензин на АЗС, в чеке указано «НДС включен в стоимость» без выделения суммы. Бухгалтер принял к вычету расчетную сумму НДС.

Почему это ошибка:

• НДС не выделен отдельной строкой в первичном документе
• Расчетная сумма НДС не имеет документального подтверждения
• Высокий риск доначислений при проверке

Корректные действия:

1. Включить всю сумму в расходы: Дт 26 Кт 71 — 1 200 руб.
2. НДС не выделять и к вычету не принимать
3. В налоговом учете отразить как прочий расход

Таблица типовых ошибок:

Практический совет: создайте внутренний чек-лист для подотчетников. Укажите, какие документы принимаются без вопросов, а какие требуют дополнительного обоснования.

Можно ли принять НДС по чеку к вычету — таблица решений

Ключевые факторы принятия решения:

• Уровень налоговых рисков организации: агрессивные налогоплательщики могут рисковать
• Сумма потенциального вычета: при крупных суммах стоит побороться
• Наличие судебной практики в регионе: изучите позицию местных арбитражных судов
• Готовность к налоговому спору: оцените ресурсы на ведение дела

Мы рекомендуем придерживаться принципа разумной осторожности: мелкие суммы НДС включать в расходы, крупные — отстаивать через суд при наличии качественного обоснования.

Заключение

Вопрос НДС по авансовым отчетам без счетов-фактур остается в зоне правовой неопределенности. Мы выделили несколько ключевых выводов:

• Формальная позиция государства неизменна: без счета-фактуры вычет невозможен
• Судебная практика дает альтернативу: при соблюдении условий чек ККТ может заменить счет-фактуру
• Технический прогресс обгоняет право: онлайн-кассы содержат всю необходимую информацию, но правовой статус остается спорным
• Риск-ориентированный подход оптимален: решение принимается исходя из суммы, обстоятельств и готовности к спору

Практическая рекомендация: разработайте внутренний регламент работы с подотчетными суммами. Определите пороговые значения, при которых НДС принимается к вычету или включается в расходы. Ведите детальную документацию всех спорных операций.

Помните: налоговое планирование — это не только минимизация платежей, но и управление рисками. Иногда лучше доплатить налог на прибыль, чем создавать основания для претензий по НДС.

За актуальными изменениями следите в системе КонсультантПлюс и на сайте ФНС России — налоговое законодательство продолжает активно развиваться.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли принять НДС к вычету по QR-коду из чека?

QR-код не меняет правовой статус документа. Если в чеке, который можно проверить через QR-код, НДС выделен отдельной строкой — ситуация аналогична обычному чеку ККТ. Машиночитаемость не является основанием для вычета, важно содержание документа.

Нужна ли электронная подпись для авансового отчета с НДС?

Электронная подпись требуется только при электронном документообороте с контрагентами. Для внутренних авансовых отчетов достаточно обычной подписи подотчетника и утверждающего лица.

Как быть, если подотчетник не может получить чек с выделенным НДС?

Рекомендуем оформить доверенность на подотчетника для получения документов на организацию. Тогда продавец выпишет полноценные документы с НДС. Альтернатива — поиск поставщиков, работающих через ЭДО.

Что делать при камеральной проверке, если НДС принят по чекам?

Подготовьте обоснование со ссылками на судебную практику. Укажите на постановление ВАС РФ от 13.05.2008 № 17718/07 и аналогичные решения в вашем регионе. Главное — продемонстрировать добросовестность и обоснованность позиции.