Как оформить МЧД для СФР и сдавать отчетность

МЧД СФР: как сдавать отчетность, работать с СЭДО и избежать ошибок

С 11 марта 2024 года Социальный фонд России (СФР) перешел на прием электронной отчетности исключительно на основании машиночитаемых доверенностей (МЧД). Загрузка документов, оформленных отличными от МЧД способами, прекращена. Для большинства бухгалтеров, кадровиков и других специалистов, сдающих отчетность, это означает необходимость освоить новую технологию. Изменения обусловлены вступлением в силу новой редакции ст.17.5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

В этой статье мы разберемся, что такое МЧД, кому она нужна, как ее оформить и использовать при сдаче отчетности в СФР. Мы также рассмотрим ключевые даты переходного периода и дадим практические рекомендации по настройке систем для работы с МЧД.

Вы можете заказать создание МЧД для СФР у наших специалистов, просто оставьте заявку в форме Создать МЧД

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это цифровой аналог бумажной доверенности, оформленный в электронном виде и заверенный квалифицированной электронной подписью (КЭП) доверителя или нотариуса. В отличие от отсканированной версии бумажного документа, МЧД имеет строгий машиночитаемый формат XML, который позволяет информационным системам автоматически обрабатывать содержащиеся в ней данные.

Основное назначение МЧД — юридически значимое подтверждение полномочий физических лиц, представляющих интересы организаций или ИП при электронном взаимодействии с государственными органами. Это своего рода цифровой мандат, который позволяет контролирующим органам убедиться, что сотрудник имеет право действовать от имени организации.

Кому МЧД не нужна

Не всем участникам электронного документооборота требуется оформлять МЧД. Обязанность по переходу на МЧД СФР не распространяется на:

• Руководителей организаций, которые действуют от имени компании без доверенности по уставу
• Индивидуальных предпринимателей, выступающих от собственного имени
• Организации с численностью до 10 человек, которые сдают отчетность исключительно на бумажных носителях
• Компании, где руководитель лично взаимодействует с СФР (например, по больничным листам)

Если директор сам подписывает отчетность своей электронной подписью или компания работает с бумажными документами, МЧД не требуется — это важный момент, который часто упускают из виду.

Когда МЧД обязательна

МЧД необходима в следующих случаях:

• Когда электронную отчетность в СФР подает не руководитель компании, а, например:
  • Штатный бухгалтер
  • Кадровый специалист
  • Сотрудник аутсорсинговой компании
  • Специалист филиала от имени головной организации
• При передаче полномочий сотрудникам на работу с:
  • Электронными больничными листами
  • Сервисом СЭДО
  • Другими электронными сервисами СФР
• При использовании интеграционных решений и API СФР

Суть проста: если кто-то, кроме руководителя, подписывает документы от имени организации, этому человеку требуется электронная доверенность. МЧД — это новый цифровой инструмент, который гарантирует легитимность таких действий.

Как показывает наша практика, наибольшую путаницу вызывает разграничение между двумя ситуациями: когда сотрудник использует свою личную ЭЦП с МЧД и когда он использует ЭЦП организации, где он указан владельцем. Во втором случае продолжает действовать переходный период до 1 сентября 2024 года. Но мы рекомендуем не затягивать с переходом — процесс адаптации занимает время, и лучше войти в новую систему плавно, без спешки.

Законодательная база и ключевые даты

Переход на МЧД не случился в одночасье — это результат планомерного развития электронного документооборота в России. Правовую основу для использования машиночитаемых доверенностей заложили несколько нормативных актов, которые постепенно формировали новые правила взаимодействия.

Важные документы

• Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» — базовый документ, регламентирующий использование электронных подписей. Статья 17.5 в новой редакции установила обязательность использования МЧД для подтверждения полномочий при электронном взаимодействии с госорганами.
• Федеральный закон от 04.08.2023 № 457-ФЗ — внёс изменения, определившие переходный период для адаптации бизнеса к новым требованиям. Часть 2.7 статьи 3 этого закона устанавливает предельный срок использования старых механизмов — 31 августа 2024 года.
• Приказ СФР от 11.10.2023 № 2016 — утвердил новый формат машиночитаемой доверенности для взаимодействия с СФР, который вступил в силу с 7 января 2024 года. Старый формат (утв. постановлением Правления ПФР от 21.04.2022 № 63п) утратил силу.

Переход происходит поэтапно, что позволяет бизнесу адаптироваться к новым требованиям. Однако важно понимать ключевые даты и своевременно подготовиться к каждому этапу.

Приведем основные даты переходного периода в виде таблицы:

Важно отметить, что до 31 августа 2024 сотрудники компаний могут продолжать использовать сертификаты электронных подписей юридических лиц без формирования МЧД, если эти сертификаты были выданы не позднее 31 августа 2023 года удостоверяющим центром, аккредитованным после 1 июля 2020 года.

Мы рекомендуем не откладывать переход на новый формат «до последнего дня» — практика показывает, что при переходе на новые технологии всегда возникают непредвиденные сложности. Лучше иметь запас времени для их решения.

Как оформить МЧД: пошаговая инструкция

Создание машиночитаемой доверенности может показаться сложной задачей, особенно при первом знакомстве с технологией. Но на практике этот процесс достаточно прямолинеен, если понимать последовательность шагов и заранее подготовить необходимые данные.

Для формирования МЧД можно использовать специализированные сервисы (Астрал, Контур, СБИС), бухгалтерские программы (1С) или официальное программное обеспечение СФР — АРМ «Доверенность». Рассмотрим процесс на примере одного из популярных решений.

Оформление МЧД в «Астрал Доверенность»

Сервис «Астрал Доверенность» предлагает интуитивно понятный интерфейс для создания МЧД любого типа, включая доверенности для СФР.

1. Подготовительный этап:
   • Убедитесь, что у вас есть квалифицированная электронная подпись (КЭП) руководителя организации
   • Соберите данные о доверителе (организации) и представителе (сотруднике)
   • Определите перечень полномочий, которые требуется делегировать
2. Вход в сервис и начало создания МЧД:
   • Авторизуйтесь в личном кабинете сервиса
   • Выберите пункт меню «Создать доверенность»
   • В открывшемся окне выберите тип «Доверенность для СФР»
3. Заполнение данных:
   • Введите сведения о доверенности (срок действия, место выдачи)
   • Укажите данные доверителя (реквизиты организации, включая ОГРН, ИНН, КПП)
   • Заполните информацию о представителе (ФИО, паспортные данные, СНИЛС)
4. Выбор полномочий:
   • Отметьте необходимые полномочия из классификатора
   • Для СФР полномочия обычно включают: представление отчетности, работу с больничными листами, получение сведений и иные взаимодействия с фондом
   • Можно выбрать как отдельные полномочия, так и полный комплект сразу
5. Подписание и регистрация:
   • Подпишите доверенность КЭП доверителя (руководителя)
   • Отправьте доверенность на регистрацию в ФНС одним нажатием кнопки
   • Дождитесь регистрации (обычно занимает не более суток)

⚠️ Частая ошибка: Неверное указание данных в полях МЧД приводит к автоматическому отклонению системой. Всегда проверяйте корректность ИНН/КПП/ОГРН организации и СНИЛС представителя.

Настройка в 1С / СБИС / Контур

Альтернативный вариант — использование встроенных инструментов в учетных системах:

• В программах 1С (начиная с версий 8.3):
  • Раздел «Администрирование» → «Электронные подписи и документы» → «Доверенности ЭДО»
  • Создание МЧД происходит в визуальном редакторе, подобном обычным документам 1С
  • После заполнения — подписание и отправка напрямую из программы
• В системах СБИС/Контур:
  • Используйте соответствующий раздел веб-интерфейса или программы
  • Следуйте визуальным подсказкам мастера создания МЧД
  • Интеграция с отчетностью позволяет сразу использовать доверенность при отправке документов

💡 Важно: Независимо от выбранного способа, МЧД должна соответствовать формату, утвержденному приказом СФР № 2016. Проверяйте актуальность форматов в используемом ПО.

Процесс создания МЧД в целом аналогичен во всех системах, однако может различаться в деталях интерфейса. Рекомендуем начать с создания тестовой доверенности, чтобы освоить механику процесса перед оформлением рабочих документов.

Как подать отчетность с МЧД в СФР и СЭДО

После оформления машиночитаемой доверенности возникает закономерный вопрос: как правильно её использовать при взаимодействии с СФР? Давайте разберем этот процесс по основным каналам взаимодействия с фондом.

Социальный фонд России предоставляет несколько интерфейсов для подачи отчетности и взаимодействия со страхователями. Основные из них — это портал СФР, сервис СЭДО (Система электронного документооборота) и сервис ЭЛН (Электронный листок нетрудоспособности). Каждый из этих интерфейсов имеет свои особенности при работе с МЧД.

Работа с СЭДО (ФСС)

СЭДО — это система электронного документооборота, унаследованная от ФСС при объединении фондов. Она используется для подачи отчетности, запросов и получения ответов от фонда.

Пошаговая настройка работы с МЧД в СЭДО:

1. Проверка подписки на сервис СЭДО:
   • Войдите в систему отчетности (например, Контур)
   • Перейдите в раздел «Реквизиты и настройки» → «Доверенность» или «Настройки ФСС»
   • Убедитесь, что в открывшемся окне стоит отметка в поле «Обмен документами через СЭДО»
2. Указание данных о представителе:
   • В поле «Кто подписывает отчеты» выберите «Сотрудник организации (не руководитель)» или «Сотрудник обслуживающей бухгалтерии»
   • Заполните данные о сотруднике или выберите его из списка
3. Добавление МЧД:
   • Если у вас уже есть принятая МЧД СФР, выберите «Есть принятая электронная доверенность» и укажите её
   • Если принятой МЧД нет, нажмите «Заполнить» для создания новой
4. Подписание и отправка:
   • Проверьте данные, автоматически заполненные в форме доверенности
   • Подпишите доверенность КЭП руководителя
   • Отправьте МЧД в СФР и дождитесь ответа
5. Проверка статуса:
   • Отслеживайте статус доверенности в разделе «Реквизиты плательщика» или в уведомлениях
   • При получении положительного ответа идентификатор МЧД будет автоматически включаться в отправляемые документы

❌ Типичная ошибка: Попытка использовать МЧД до получения подтверждения о её принятии СФР. Всегда проверяйте статус доверенности перед отправкой отчетности.

Использование в ЭЛН

Для медицинских организаций и работодателей, взаимодействующих с системой электронных больничных листов, процесс немного отличается.

Особенности работы с МЧД в ЭЛН:

• Для работодателей:
  • МЧД для работы с ЭЛН добавляется через кабинет страхователя на портале СФР или через аналогичные разделы в системах отчетности
  • Срок действия бумажных доверенностей для ЭЛН завершается 1 мая 2024 — это раньше, чем для остальных сервисов
• Для медорганизаций:
  • Необходимость в МЧД возникает, когда электронная подпись медицинской организации не может быть использована на рабочем месте
  • Выпускается МЧД на врача, у которого должна быть ЭЦП физического лица
  • С 5 мая 2025 года территориальные отделения Фонда начнут формировать извещения через СЭДО (тип сообщения 115)

💡 Совет: При работе с системой ЭЛН рекомендуем установить настройку автоматической проверки статуса МЧД перед отправкой данных о больничных. Это поможет избежать ситуаций, когда действие доверенности приостановлено или прекращено.

Независимо от канала взаимодействия с СФР, после добавления МЧД в систему, она будет автоматически использоваться при подписании и отправке отчетности. Идентификатор МЧД включается в метаданные отправляемого файла, что позволяет СФР автоматически проверить полномочия подписанта.

Настройка АРМ МЧД: для медорганизаций и не только

Социальный фонд России предоставляет официальный инструмент для работы с машиночитаемыми доверенностями — АРМ «Доверенность» (МЧД). Эта программа особенно актуальна для медицинских организаций, но может использоваться и другими страхователями. Рассмотрим процесс установки и настройки этого специализированного ПО.

Что потребуется для установки

Для корректной работы АРМ МЧД вам понадобится следующий набор программного обеспечения:

• КриптоПро CSP — основной криптопровайдер для работы с электронными подписями
• Сертификат организации — ЭЦП медицинской организации с указанным ОГРН
• Сертификат физического лица — для сотрудника, на которого оформляется МЧД
• Сертификат СФР — для шифрования и проверки подписи
• PostgreSQL — СУБД, автоматически устанавливаемая вместе с АРМ МЧД

💡 На заметку: При установке важно иметь права администратора системы. Также рекомендуется закрыть все запущенные программы во избежание конфликтов при установке.

Последовательность действий для развертывания системы логична и не требует глубоких технических знаний, но внимательность на каждом этапе критична для успешного результата.

Настройка подключения и ЭЦП

После установки всех компонентов необходимо произвести базовую настройку АРМ МЧД:

1. Настройка реквизитов организации:
   • Запустите АРМ МЧД и перейдите в меню «Администрирование» → «Настройки реквизитов организации»
   • Заполните обязательные поля (отмечены желтым): наименование, ИНН, КПП, ОГРН
   • Для медорганизаций также укажите адрес в разделе «Настройка реквизитов МО»
2. Проверка общих настроек:
   • В разделе «Администрирование» → «Общие настройки» убедитесь, что параметры соединения с базой данных корректны:
   • Строка соединения: jdbc:postgresql://localhost:5433/fss
   • Имя пользователя и пароль: fss
   • Адрес сервера TSP: http://qs.cryptopro.ru/tsp/tsp.srf (или ваш корпоративный)
3. Настройка подключения к сервисам СФР:
   • В разделе «Администрирование» → «Настройка сервисов СФР» проверьте URL сервиса
   • Актуальный адрес СЭДО: https://sedo.fss.ru/sedo-gateway/api/soap/SedoGateway?wsdl
   • Периодически проверяйте актуальность адреса на официальном сайте СФР
4. Подключение сертификатов:
   • В разделе «Настройка сертификата для СЭДО» выберите установленный сертификат организации
   • Отметьте опции «Проверка подписи» и «Шифрование»
   • Аналогично настройте сертификаты для МЧД в соответствующем разделе

⚠️ Распространенная проблема: Если при установке вы получили ошибки на этапе установки КриптоПро CSP, не игнорируйте их. АРМ МЧД может выдавать сообщения о проблемах с криптографией именно из-за исходных ошибок при настройке КриптоПро.

После завершения настройки АРМ МЧД готов к использованию. С его помощью можно создавать МЧД, отправлять их в СФР и получать статусы обработки. Для медорганизаций это особенно актуально в контексте работы с электронными больничными листами.

Хотя процесс установки может показаться трудоемким, на практике большинство действий выполняется по стандартным шаблонам и не вызывает затруднений. Главное — следовать инструкциям и не пропускать шаги настройки.

Часто задаваемые вопросы и ошибки при работе с МЧД

В процессе перехода на машиночитаемые доверенности у организаций возникает множество вопросов и сложностей. Мы собрали наиболее частые проблемы и их решения, чтобы помочь вам избежать типичных ошибок.

«МЧД отклонена СФР. Что делать?»

Проблема: Вы создали МЧД, подписали её квалифицированной электронной подписью и отправили в СФР, но получили сообщение об отклонении.

Возможные причины и решения:

• Неверные реквизиты — Тщательно проверьте ИНН, КПП, ОГРН организации и СНИЛС представителя
• Несоответствие формату — Убедитесь, что используете актуальный формат МЧД (приказ СФР № 2016)
• Проблемы с сертификатом — Проверьте, что сертификат КЭП действителен и не отозван
• Неполные данные — Заполните все обязательные поля в доверенности

🔧 Решение: Создайте новую МЧД, исправив ошибки, указанные в отказе СФР. Статус МЧД можно проверить в «Реквизитах плательщика» или в уведомлениях на главной странице вашей системы отчетности.

«Отчет не проходит с действующей МЧД. Почему?»

Проблема: У вас есть зарегистрированная МЧД, но при отправке отчетности система выдает ошибку.

Решения:

• Проверьте, что отчет подписывается тем же сертификатом ЭП, что указан в МЧД
• Убедитесь, что в МЧД указаны правильные полномочия для данного типа отчета
• Проверьте, не истек ли срок действия МЧД или не была ли она отозвана

«Что делать с МЧД при увольнении сотрудника?»

Проблема: Сотрудник, на которого оформлена МЧД, увольняется из организации.

Решение: Необходимо отозвать действующую МЧД. Для этого:

1. Войдите в систему, где создавалась МЧД
2. Найдите раздел «Управление доверенностями» или аналогичный
3. Выберите нужную МЧД и функцию «Отозвать»
4. Подпишите заявление на отзыв КЭП руководителя
5. После подтверждения отзыва оформите новую МЧД на другого сотрудника

«Можно ли использовать одну МЧД для разных систем?»

Вопрос: Достаточно ли создать одну МЧД для работы с ЭЛН, СЭДО и отчетностью или нужны отдельные?

Ответ: Можно использовать одну МЧД, если в ней указаны все необходимые полномочия для различных систем. При создании доверенности следует отметить полный набор необходимых полномочий из классификатора.

«Руководитель сменился. Что с МЧД?»

Проблема: В организации произошла смена руководителя. Действительны ли МЧД, подписанные предыдущим директором?

Решение: При смене руководителя необходимо:

1. Оформить новые МЧД, подписанные новым руководителем
2. Отозвать доверенности, подписанные предыдущим руководителем
3. Обновить информацию о руководителе в учетных системах

«Система сообщает о проблемах с криптографией при работе с МЧД»

Проблема: При работе с АРМ МЧД возникают ошибки, связанные с криптографией.

Решения:

• Проверьте корректность установки КриптоПро CSP
• Убедитесь, что сертификаты установлены в правильные хранилища
• Проверьте, не истек ли срок действия лицензии КриптоПро
• Для медорганизаций: убедитесь, что сертификат содержит ОГРН организации

Помните, что своевременное решение проблем с МЧД — залог бесперебойной работы с отчетностью. Не откладывайте настройку систем и тестирование процессов на последний момент перед сдачей отчетности.

Как подготовиться к обязательному переходу на МЧД в сентябре 2024

Финальная дата полного перехода на машиночитаемые доверенности — 1 сентября 2024 года — приближается. После этой даты сертификаты электронных подписей, содержащие данные о сотрудниках, уполномоченных представлять интересы организации, перестанут быть квалифицированными. Это значит, что компаниям необходимо заблаговременно подготовиться к полному переходу на МЧД.

Чек-лист подготовки к обязательному переходу

В первую очередь необходимо провести ревизию текущих бизнес-процессов сдачи отчетности. Определите, какие сотрудники в вашей организации взаимодействуют с СФР и какими полномочиями они должны обладать. Эта информация станет основой для оформления МЧД.

💡 Важный совет: Не пытайтесь оформить МЧД на всех сотрудников «про запас». Каждая доверенность требует управления и контроля. Оптимальный подход — минимально необходимое количество доверенностей с точно определенными наборами полномочий.

Технические аспекты подготовки

1. Обновление программного обеспечения:
   • Убедитесь, что ваши системы отчетности поддерживают работу с МЧД в формате СФР
   • Обновите КриптоПро CSP до актуальной версии
   • Проверьте наличие необходимых плагинов и компонентов для работы с ЭП
2. Подготовка инфраструктуры:
   • Для крупных организаций рассмотрите возможность централизованного управления МЧД
   • Настройте резервное копирование контейнеров ключей и реестра МЧД
   • Обеспечьте безопасное хранение данных для восстановления в случае сбоев
3. Обучение персонала:
   • Проведите инструктаж сотрудников, которые будут работать с МЧД
   • Подготовьте внутренние инструкции по оформлению и использованию МЧД
   • Назначьте ответственных за контроль срока действия доверенностей

Организационные меры

Переход на МЧД — не только технический, но и организационный процесс. Рекомендуем обновить внутренние регламенты компании, касающиеся электронного документооборота:

• Определите порядок получения и использования личных КЭП сотрудниками
• Установите правила отзыва МЧД при увольнении или изменении должностных обязанностей
• Разработайте процедуру экстренной замены МЧД в случае компрометации ключей

Не забывайте, что даже после полного перехода на МЧД руководители организаций и индивидуальные предприниматели сохраняют возможность подписывать отчетность без доверенности. Этот вариант может быть резервным в случае возникновения проблем с МЧД.

Плавный переход потребует времени и ресурсов, но позволит избежать стресса и срывов сроков сдачи отчетности в будущем. И, как показывает практика, организации, заранее внедрившие МЧД, отмечают повышение надежности и удобства работы с электронной отчетностью.

Выводы и рекомендации

Переход на машиночитаемые доверенности для взаимодействия с СФР — это не просто очередное изменение в нормативной базе, а существенный шаг в развитии электронного документооборота. МЧД становится цифровым мандатом, который юридически закрепляет полномочия представителей и обеспечивает автоматизированную проверку их прав в государственных системах.

Давайте подведем основные итоги:

1. МЧД — это не усложнение, а упорядочивание. Электронные доверенности действительно упрощают взаимодействие, минимизируют риски ошибок и ускоряют обработку документов.
2. Для большинства небольших организаций переход окажется безболезненным. Руководители компаний и ИП могут продолжать взаимодействовать с СФР без оформления МЧД. Доверенности требуются только там, где полномочия делегируются.
3. Технологически процесс оформления МЧД не сложнее других рутинных операций в электронном документообороте. Современные сервисы и учетные системы предлагают интуитивно понятные интерфейсы для создания и использования МЧД.
4. Ключ к безболезненному переходу — планирование. Не откладывайте настройку систем и тестирование процессов на август 2024. Начните подготовку уже сейчас, чтобы к 1 сентября иметь отлаженные процессы.

Цифровизация документооборота в России продолжается, и МЧД — один из её важных элементов. За машиночитаемыми доверенностями будущее, и те, кто освоит эту технологию заранее, получат конкурентное преимущество в виде более эффективных и надежных бизнес-процессов.

В конечном счете, как и с любой другой технологической инновацией, главное — не бояться перемен. Вооружившись знаниями и правильными инструментами, вы сможете превратить обязательное требование законодательства в преимущество для вашего бизнеса.