Списание товара в бухучёте в 2025 без лишних рисков

Списание товаров: когда и как правильно списывать продукцию

Списание товара — это процедура исключения материальных ценностей из бухгалтерского учета с отнесением их стоимости на расходы организации. В отличие от обычной реализации, где товар переходит к покупателю, при списании продукция физически выбывает из оборота без получения выручки.

Мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда товар теряет свои потребительские свойства или становится непригодным для продажи. Основные причины списания включают:

Типовые случаи списания товаров:

• Истечение срока годности (продукты питания, лекарства, косметика)
• Порча и повреждение при хранении или транспортировке
• Кражи и недостачи, выявленные при инвентаризации
• Моральное устаревание и потеря товарного вида
• Использование в качестве рекламных образцов
• Применение в собственной деятельности предприятия
• Утилизация в связи с форс-мажорными обстоятельствами

Поможем с бухгалтерской отчетностью и настроем программы для сдачи отчетов <span
Оставить заявку

Правовая база процедуры опирается на Федеральный закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», статьи 469-472 ГК РФ и ФСБУ 5/2019 «Запасы». Законодательство четко разграничивает списание от других операций выбытия товара.

Главное отличие списания от возврата поставщику заключается в том, что при возврате организация может рассчитывать на компенсацию, а при списании товар окончательно выбывает за счет собственных средств компании.

Когда нужно проводить списание

Практика показывает, что решение о списании товара принимается не спонтанно, а в строго определенных ситуациях. Давайте разберем основные случаи, когда списание становится неизбежным.

Порча и утрата потребительских свойств

Товар может прийти в негодность по естественным причинам или из-за нарушения условий хранения. Сюда относятся механические повреждения упаковки, изменение цвета, запаха, консистенции продуктов. Важно помнить: если товар можно реанимировать путем уценки, списание не всегда оправдано.

Истечение срока годности

Для товаров с ограниченным сроком использования (продукты питания, лекарства, косметика, бытовая химия) списание становится обязательным после истечения срока годности. Продажа просроченной продукции законодательно запрещена и влечет административную ответственность.

Недостачи и кражи

Выявленные при инвентаризации недостачи товаров требуют обязательного документального оформления. При этом важно установить причину недостачи: естественная убыль в пределах норм, хищение или халатность материально ответственных лиц.

Списание образцов

Товары, используемые для демонстрации покупателям, дегустации или рекламных акций, подлежат списанию после утраты товарного вида. Здесь действует особый порядок налогового учета — такие расходы могут нормироваться.

Применение в собственной деятельности

Когда товар используется для нужд самого предприятия (например, канцтовары из торгового ассортимента для офиса), его стоимость списывается на соответствующие статьи расходов.

Основные причины списания с практическими комментариями:

• Естественная убыль — потери в пределах утвержденных норм не требуют поиска виновных
• Форс-мажор — документально подтвержденные стихийные бедствия, аварии
• Техническая порча — нарушение технологии хранения, транспортировки
• Моральное устаревание — потеря актуальности товара (сезонные коллекции)
• Производственный брак — дефекты, выявленные после приемки товара

Наш опыт показывает, что своевременное выявление проблемных товаров помогает минимизировать потери и правильно отразить их в учете.

Документы для оформления списания

Правильное документооборот при списании товаров — это не формальность, а необходимое условие для корректного отражения операций в учете и их признания налоговыми органами. Мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда неправильно оформленное списание становится причиной доначислений при проверках.

Основные унифицированные формы для списания товаров:

ТОРГ-15 применяется для списания товаров, которые после уценки еще можно реализовать. Эта форма фиксирует факт порчи и решение о дальнейшей судьбе товара — продаже по сниженной цене.

ТОРГ-16 используется для окончательного списания товаров, непригодных к реализации. Именно этот документ оформляется при истечении срока годности, критических повреждениях или решении об уничтожении товара.

М-15 (накладная на отпуск материалов на сторону) применяется при передаче товаров в качестве рекламных образцов партнерам или для бесплатной раздачи.

ТОРГ-13 оформляет внутреннее перемещение товаров, например, для проведения дегустации или использования в собственной деятельности.

Важный момент: организация вправе разработать собственные формы актов списания, но они должны содержать все обязательные реквизиты первичного документа согласно 402-ФЗ.

Комиссия по списанию создается приказом руководителя и включает представителя администрации, материально ответственное лицо и при необходимости — специалистов (товароведа, технолога). Состав комиссии определяется учетной политикой организации.

Практический совет: всегда дублируйте ТОРГ-15 актом ТОРГ-16, если товар в итоге идет на уничтожение. Это поможет избежать вопросов проверяющих о дальнейшей судьбе «уцененного» товара.

Инвентаризация перед списанием

Без проведения инвентаризации списание товаров превращается в формальную процедуру, которую налоговые органы могут не признать обоснованной. Мы неоднократно сталкивались с ситуациями, когда отсутствие должным образом оформленной инвентаризации становилось основанием для доначислений.

Инвентаризация при списании преследует несколько целей: выявление фактического наличия товаров, определение их состояния и установление причин, которые привели к необходимости списания. Процедура регламентируется Методическими указаниями №49 от 13.06.1995 года и должна проводиться комиссией, назначенной приказом руководителя.

В программе 1С:Бухгалтерия 8.3 для этих целей используется документ «Инвентаризация товаров», который позволяет сопоставить учетные данные с фактическими остатками. Именно на основании результатов этого документа создаются документы оприходования излишков или списания недостач.

Основные шаги проведения инвентаризации:

• Издание приказа о проведении инвентаризации с указанием сроков и состава комиссии
• Получение расписок от материально ответственных лиц о передаче товаров комиссии
• Фактический пересчет товаров с составлением инвентаризационных описей
• Сопоставление фактических остатков с данными бухгалтерского учета
• Выяснение причин выявленных расхождений и получение объяснений от ответственных лиц
• Принятие решения о порядке регулирования расхождений

Особое внимание следует уделить товарам с истекшим сроком годности. Они не включаются в инвентаризационную опись, а сразу заносятся в акт на списание. При этом важно документально зафиксировать, что срок годности действительно истек на момент инвентаризации.

Результаты инвентаризации оформляются соответствующими актами (ИНВ-3, ИНВ-19, ИНВ-26), которые становятся основанием для создания в 1С документов списания товаров. Такой подход обеспечивает полную прозрачность операций и их признание для целей налогообложения.

Практический момент: если инвентаризация выявила товары, требующие экспертной оценки (например, для определения возможности утилизации), необходимо получить соответствующие заключения до принятия окончательного решения о списании.

Списание в программе 1С:Бухгалтерия 8.3

Автоматизация учета списания товаров в 1С значительно упрощает процедуру и исключает типичные ошибки. Давайте разберем пошаговый алгоритм оформления операций в программе.

Создание документа «Списание товаров»

Документ находится в разделе «Склад» → «Инвентаризация» → «Списание товаров». Мы рекомендуем создавать его исключительно на основании документа инвентаризации — это гарантирует корректность заполнения всех реквизитов и соответствие учетным данным.

Существует два способа создания документа:

• На основании инвентаризации — выбираем проведенный документ «Инвентаризация товаров» и нажимаем «Создать на основании»
• Ручной ввод — заполняем поле «Инвентаризация» и используем кнопку «Заполнить по инвентаризации»

Заполнение полей: склад, счет, причина

При автоматическом заполнении программа корректно подставляет:

• Склад, на котором проводилась инвентаризация
• Счета учета товаров (41.01, 41.02 и другие)
• Аналитику по номенклатуре и партиям

В поле «Основание» обязательно указываем документ или причину списания. Это важно для формирования печатной формы ТОРГ-16 и обоснования операции перед налоговыми органами.

Проведение и печать акта

После заполнения всех данных проводим документ. Система автоматически формирует проводки по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счетов учета товаров.

Доступны две печатные формы:

• ТОРГ-16 — унифицированная форма с возможностью ручного дополнения данных о комиссии и причинах списания
• Акт о списании товаров — внутренняя форма 1С с расширенными возможностями настройки

Типовая проводка при списании:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит 41 «Товары»

Сумма: фактическая себестоимость списанных товаров

Важное замечание: программа автоматически не формирует проводки по дальнейшему списанию с счета 94. Эти операции (отнесение на виновных лиц, прочие расходы или расходы на продажу) оформляются отдельными документами «Операция» в зависимости от конкретных обстоятельств.

Наш опыт показывает, что правильное заполнение поля «Основание» существенно упрощает последующий анализ операций списания и подготовку пояснений для налоговых органов.

Бухгалтерские проводки при списании

Отражение списания товаров в бухгалтерском учете зависит от причин выбытия и дальнейшей судьбы товарно-материальных ценностей. Мы систематизировали основные схемы проводок, которые применяются на практике.

Первоначально стоимость списываемых товаров всегда переводится на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Это промежуточный этап, после которого суммы распределяются в зависимости от конкретных обстоятельств.

Базовая проводка списания:

Дебет 94 Кредит 41 (10) — списана стоимость товаров

Дальнейшее списание с счета 94 происходит по следующим направлениям:

Особые случаи учета:

При списании товаров, учитываемых по продажным ценам, необходимо сторнировать торговую наценку:

Дт 41 Кт 42 (сторно) — сторнирована торговая наценка

Если размер ущерба превышает естественную убыль и товары ранее были приняты к вычету по НДС, требуется восстановление налога:

Дт 19 Кт 68 — восстановлен НДС к доплате

При возмещении ущерба виновным лицом сверх учетной стоимости товара возникает внереализационный доход:

Дт 73 Кт 98 — превышение возмещения над учетной стоимостью

Дт 98 Кт 91-1 — отнесение на прочие доходы

Основные схемы учета списания:

• Схема 1: Порча → 94 → 44 (в пределах норм) + 91-2 (сверх норм)
• Схема 2: Кража → 94 → 73 (при установлении виновника) → 50/51 (возмещение)
• Схема 3: Форс-мажор → 94 → 91-2 (полное списание на расходы)
• Схема 4: Образцы → 44 (нормируемые расходы на рекламу)

Практический момент: при списании дорогостоящих товаров рекомендуется получить экспертное заключение о невозможности их восстановления — это убережет от претензий проверяющих органов.

Методы оценки товара при списании

При списании товаров необходимо корректно определить их стоимость для отражения в учете. Согласно ФСБУ 5/2019 «Запасы», организация должна использовать тот же метод оценки, который применяется при отпуске товаров в обычном порядке. Мы рассмотрим три основных подхода с их практическими особенностями.

Метод средней стоимости — наиболее распространенный способ, особенно эффективный при частых закупках одного товара по различным ценам. Формула расчета:

Средняя стоимость = (Остаток на начало + Поступления за период) / (Количество на начало + Поступившее количество)

Этот метод не требует детального учета каждой партии и существенно упрощает работу бухгалтера при большой номенклатуре товаров.

Метод ФИФО (первый пришел — первый ушел) предполагает, что при списании товары оцениваются по стоимости наиболее ранних поступлений. Сначала списываются остатки на начало периода, затем товары из первой партии, второй и так далее.

Метод особенно выгоден при постоянно растущих ценах на товары или при работе с накопительными скидками поставщиков.

Метод по себестоимости каждой единицы применяется для уникальных, дорогостоящих товаров, где важна индивидуальная идентификация: автомобили, ювелирные изделия, произведения искусства. Требует ведения поштучного учета, но обеспечивает максимальную точность.

Важное практическое замечание: выбранный метод оценки должен быть закреплен в учетной политике организации и применяться последовательно. Смена метода возможна только с начала нового учетного года и должна быть обоснована существенными изменениями в деятельности организации.

При списании товаров, поступивших в разные периоды по разным ценам, особенно важно правильно рассчитать среднюю стоимость на дату списания. Это поможет избежать искажений в себестоимости и налоговых последствий.

Наш опыт показывает, что большинство торговых организаций оптимально использовать метод средней стоимости — он обеспечивает разумный баланс между точностью учета и трудозатратами на его ведение.

Списание товара при УСН и ОСНО

Налоговые последствия списания товаров кардинально различаются в зависимости от применяемого режима налогообложения. Мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда неправильная трактовка налоговых норм приводит к доначислениям при проверках.

При упрощенной системе налогообложения с объектом «доходы минус расходы» возможности списания товаров в расходы существенно ограничены. Перечень расходов в статье 346.16 НК РФ является закрытым, и стоимость испорченных товаров в нем прямо не поименована.

Однако есть исключения:

• Потери в пределах норм естественной убыли можно отнести к материальным расходам (при условии оплаты поставщику)
• Расходы на утилизацию товаров признаются как прочие расходы, связанные с производством и реализацией
• Стоимость товаров, использованных для рекламных целей, учитывается в составе нормируемых рекламных расходов (не более 1% от выручки)

При общей системе налогообложения возможности значительно шире. Согласно статье 265 НК РФ, в состав внереализационных расходов включаются:

• Потери от стихийных бедствий и других форс-мажорных обстоятельств
• Убытки по операциям прошлых лет, выявленные в отчетном году
• Недостачи товаров сверх норм естественной убыли (при отсутствии виновных лиц)

Ключевые особенности налогового учета:

Естественная убыль — потери товаров в пределах утвержденных отраслевыми министерствами норм признаются в расходах на обеих системах налогообложения.

Установление виновного лица влияет на порядок учета: если ущерб возмещается работником, сумма возмещения включается во внереализационные доходы.

Восстановление НДС требуется при списании товаров сверх норм естественной убыли, если по ним ранее был принят входной НДС к вычету.

Практические рекомендации:

• На УСН тщательно документируйте причины списания и соблюдение норм естественной убыли
• Ведите раздельный учет товаров, списанных по разным основаниям
• Сохраняйте экспертные заключения о невозможности дальнейшего использования товаров
• При установлении виновных лиц оформляйте все процедуры взыскания документально

Фрагмент Письма Минфина России от 23.08.2017 №03-03-06/1/53901: «Стоимость товаров с истекшим сроком годности, а также расходы на их утилизацию учитываются в составе внереализационных расходов при исчислении налога на прибыль организаций».

Основные ограничения и риски при УСН:

• Невозможность списания морально устаревших товаров без документального обоснования порчи
• Риск доначислений при превышении норм естественной убыли без установления виновных
• Необходимость документального подтверждения форс-мажорных обстоятельств

Ответственность и действия при выявлении виновных лиц

Установление виновности в порче или недостаче товаров кардинально меняет порядок учета операций и их налоговые последствия. Мы часто наблюдаем ситуации, когда неправильное оформление процедуры взыскания приводит к потере права на включение расходов в налоговую базу.

При выявлении материально ответственного лица, виновного в порче или недостаче товаров, организация обязана провести процедуру взыскания ущерба в соответствии с главой 39 Трудового кодекса РФ. Размер возмещения не может превышать среднемесячный заработок работника, за исключением случаев полной материальной ответственности.

Пошаговый алгоритм действий:

• Получение письменных объяснений от материально ответственного лица (обязательно в течение двух рабочих дней)
• Определение размера ущерба исходя из фактических потерь организации
• Издание приказа о взыскании ущерба (не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера ущерба)
• Оформление добровольного возмещения или удержания из заработной платы
• При несогласии работника — обращение в суд

В бухгалтерском учете операции отражаются следующим образом:

Дт 94 Кт 41 — списание товаров по факту недостачи/порчи

Дт 73-2 Кт 94 — отнесение ущерба на виновное лицо

Дт 50 (70) Кт 73-2 — возмещение ущерба

Особенности восстановления НДС: Если с виновного лица взыскивается ущерб, включающий НДС, организация обязана восстановить ранее принятый к вычету налог. Однако восстановление не требуется, если в сумму взыскания НДС не включался изначально.

Примеры проводок при возмещении:

Возмещение в полном объеме:

Дт 73-2 Кт 94 — 5 000 руб. (ущерб)

Дт 50 Кт 73-2 — 5 000 руб. (возмещение)

Возмещение с превышением учетной стоимости:

Дт 73-2 Кт 94 — 5 000 руб. (учетная стоимость)

Дт 73-2 Кт 98 — 1 000 руб. (превышение)

Дт 50 Кт 73-2 — 6 000 руб. (полное возмещение)

Дт 98 Кт 91-1 — 1 000 руб. (доход при возмещении)

Важный практический момент: если виновное лицо не установлено или суд отказал во взыскании, необходимо получить соответствующие документы (справку о прекращении уголовного дела, решение суда). Эти документы обосновывают право на списание ущерба в состав внереализационных расходов.

При применении УСН суммы, полученные от виновных лиц в возмещение ущерба, включаются в доходы независимо от выбранного объекта налогообложения. Это требование действует даже если первоначально списанный товар не был учтен в расходах.

Наш опыт показывает, что документальное оформление всех этапов взыскания — это не формальность, а необходимое условие для корректного налогового учета операций списания.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли списать товар без создания комиссии?

Нет, создание комиссии является обязательным требованием для обоснованного списания товаров. Комиссия должна быть назначена приказом руководителя и включать минимум трех человек: представителя администрации, материально ответственное лицо и независимого специалиста. Без оформленного решения комиссии налоговые органы могут не признать обоснованность списания.

Как отразить в учете списание товаров на утилизацию?

При утилизации товары не уничтожаются полностью, а перерабатываются для дальнейшего использования в других целях. В учете это отражается через субсчета счета 41: товары передаются на переработку, затем приходуются по новой стоимости на счет 15 в корреспонденции со счетом 41. Разница между первоначальной и новой стоимостью списывается через счета 94 и 91-2.

Что делать при разногласиях с поставщиком по поводу качества товара?

Если поставщик не согласен с претензиями по качеству, необходимо получить независимое экспертное заключение о состоянии товара. До разрешения спора товары следует учитывать на отдельном субсчете счета 41 и не списывать их окончательно. При положительном решении спора в пользу покупателя расходы на экспертизу возмещает поставщик.

Надо ли платить налог на прибыль с испорченного товара?

Стоимость испорченного товара не увеличивает налогооблагаемую прибыль, а наоборот — может быть включена в расходы при соблюдении определенных условий. При налоге на прибыль такие расходы признаются в составе внереализационных, при УСН — только в пределах норм естественной убыли или при документально подтвержденных форс-мажорных обстоятельствах.

Можно ли списать товары, которые морально устарели, но физически не испорчены?

Моральное устаревание товаров (например, вышедшая из моды одежда) само по себе не является основанием для списания. Такие товары можно уценить и продать по сниженной цене. Списание возможно только при документально подтвержденной невозможности реализации и решении об уничтожении, принятом комиссией.

Как быть, если товар украли, но виновник не установлен?

При краже товаров необходимо подать заявление в полицию и получить справку о возбуждении или об отказе в возбуждении уголовного дела. Если виновник не установлен, стоимость украденных товаров может быть отнесена на внереализационные расходы при налоге на прибыль. При УСН такие расходы не учитываются, поскольку не входят в закрытый перечень статьи 346.16 НК РФ.

Нужно ли восстанавливать НДС при списании просроченных товаров?

Восстановление НДС при списании товаров с истекшим сроком годности не требуется, поскольку данная ситуация не поименована в статье 170 НК РФ как основание для восстановления налога. Однако некоторые территориальные налоговые органы настаивают на восстановлении, поэтому рекомендуется заранее получить разъяснения местной инспекции.

Заключение

Списание товаров — это неизбежная часть торгового бизнеса, которая требует грамотного подхода и четкого соблюдения установленных процедур. Мы рассмотрели все ключевые аспекты этого процесса: от правового обоснования до практических шагов в программе 1С.

Когда нельзя медлить со списанием:

• При выявлении товаров с истекшим сроком годности — их реализация запрещена законом
• При обнаружении недостач во время инвентаризации — затягивание процедуры осложняет установление причин
• При форс-мажорных обстоятельствах — важно оперативно зафиксировать факт порчи документально

Типичные ошибки, которых следует избегать: Списание без проведения инвентаризации делает операцию необоснованной в глазах налоговых органов. Неправильный выбор метода оценки товаров может привести к искажению себестоимости и налоговых последствий. Отсутствие документального оформления комиссии по списанию часто становится причиной претензий при проверках.

Многие организации недооценивают важность получения письменных объяснений от материально ответственных лиц, что затрудняет установление причин недостач. Неверное отражение операций в налоговом учете (особенно при УСН) может повлечь доначисления и штрафы.

Преимущества автоматизации процесса в 1С: Использование программы 1С:Бухгалтерия 8.3 значительно упрощает весь цикл операций по списанию товаров. Система автоматически формирует корректные проводки, исключает ошибки в корреспонденции счетов и обеспечивает связь между документами инвентаризации и списания.

Встроенные печатные формы ТОРГ-16 и внутренних актов экономят время на оформление документов, а возможность создания документов списания на основании инвентаризации гарантирует точность данных и их соответствие фактическому движению товаров.

Главное правило успешного списания товаров — это системный подход, который включает регулярные инвентаризации, грамотное документооборот и понимание налоговых последствий каждой операции. Только такой подход позволяет минимизировать потери от списания и избежать претензий контролирующих органов.

В условиях постоянного развития цифровых технологий учета стоит задуматься: не пора ли интегрировать процедуры списания с системами мониторинга сроков годности и автоматического контроля остатков? Возможно, будущее торгового учета — это превентивные меры, а не постфактум списание.