Сдача отчёта по вакцинации сотрудников: чеклист в 2025

Летом 2021 года российские работодатели столкнулись с новой реальностью — необходимостью отчитываться о вакцинации сотрудников. Что казалось временной мерой, превратилось в серьёзное регуляторное требование с конкретными дедлайнами и штрафами. Разбираемся, откуда взялась эта обязанность и кого она касается.

Поможем с бухгалтерской отчетностью и настроем программы для сдачи отчетов <span
Оставить заявку

Законодательные основания

Правовая основа обязательной вакцинации строится на федеральном законодательстве, но конкретные требования устанавливают региональные власти. Ключевые документы:

Федеральный уровень:

• ФЗ №157 «Об иммунопрофилактике инфекционных болезней» (ст. 51)
• ФЗ №52 «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»
• Приказ Минздрава №1307Н — включение COVID-19 в календарь прививок по эпидпоказаниям

Региональные постановления:

• Москва: Постановление главного санврача №1 от 15.06.2021, Указ мэра №32-УМ от 16.06.2021
• Московская область: Постановление №3 от 16.06.2021, Постановление правительства МО от 16.06.2021
• Кемеровская область: Постановление №10 от 17.06.2021
• Сахалинская область: Постановление №204 от 18.06.2021

Кто попадает под требование вакцинации

Обязательная вакцинация касается организаций и ИП, работающих в сферах с высокой контактностью. Требование распространяется на всех сотрудников — как по трудовому договору, так и по ГПХ.

Перечень отраслей:

• Торговля и общественное питание
• Салоны красоты, СПА, фитнес-клубы, бани
• Бытовые услуги (прачечные, химчистки)
• Финансовые организации (клиентские подразделения)
• МФЦ и почтовая связь
• Общественный транспорт, такси
• Образование, здравоохранение, соцзащита
• ЖКХ и энергетика
• Культурные и развлекательные учреждения
• Госслужащие и мунслужащие

Важный нюанс: если основной ОКВЭД компании входит в перечень, вакцинировать нужно всех сотрудников, включая тех, кто не работает напрямую с клиентами.

Сроки выполнения вакцинации

Временные рамки были жёсткими:

• До 15 июля 2021 — первый компонент или однокомпонентная вакцина для 60% персонала
• До 15 августа 2021 — второй компонент вакцины
• С 1 по 15 июля 2021 — подача первичного отчёта
• До 15 августа 2021 — отчёт о полной вакцинации

Несоблюдение этих сроков влекло административную ответственность — от 50 тысяч рублей для ИП до 300 тысяч для организаций.

Любопытно, что формулировка «не менее 60%» оставляла работодателям небольшую свободу манёвра. В эти 40% можно было включить сотрудников с медотводами, находящихся в декрете или длительных командировках. Но какова была реальная практика применения этих норм?

Что должен сделать работодатель: обязанности, ответственность, риски

Получив постановление о вакцинации, работодатели оказались перед дилеммой: как организовать процесс, не нарушив трудовое законодательство и права сотрудников. Рассмотрим алгоритм действий и подводные камни, с которыми столкнулись компании.

Кого учитывать в расчётах (штат/аутсорс)

При подсчёте 60% вакцинированных работодатели должны включать в общую численность:

Основной состав:

• Штатных сотрудников (включая временных и сезонных)
• Работников на больничном, в командировках, отпусках
• Сотрудников, принятых на неполное рабочее время
• Исполнителей по договорам ГПХ

Спорные категории:

• Дистанционщики — включаются в расчёт, если работают на территории региона
• Самозанятые по ГПХ — по разъяснениям московских властей не учитываются
• Студенты-практиканты — включаются при наличии договора

Интересная коллизия возникла с сетевыми компаниями. Если у сети 3000 сотрудников по России, но в Москве работают только 900, то 60% считается именно от московского персонала, а не от общей численности.

Что делать с отказами и медотводами

Работодатель должен был организовать информационную кампанию и получить от каждого сотрудника письменный ответ о готовности к вакцинации.

Алгоритм работы с отказниками:

1. Индивидуальное уведомление о необходимости прививки
2. Получение письменной объяснительной с мотивированным отказом
3. При превышении 40% отказов — отстранение части сотрудников без сохранения зарплаты
4. Возможность перевода на дистанционную работу (при технической возможности)

Документы для медотводов:

• Справка от врача с указанием диагноза и срока отвода
• Выписка из медкарты с противопоказаниями
• Временные справки (беременность, обострение хронических заболеваний)

Если сотрудник уклоняется от письменного оформления позиции, работодатель должен составить акт об отказе от подписи.

Штрафы и санкции за неподачу отчёта

Система штрафов была построена по принципу эскалации:

Особенности контроля:

• Автоматическая сверка отчётов с данными ЕМИАС и ГИС Минздрава
• Сплошные проверки всех работодателей
• Незамедлительная передача информации о нарушениях в Роспотребнадзор

Практика показала, что многие компании предпочли заплатить штраф, чем отстранять ценных специалистов. Но была ли это оправданная стратегия с учётом репутационных рисков?

Как правильно заполнить отчёт о вакцинации

Форма отчёта о вакцинированных сотрудниках оказалась проще многих привычных отчётов, но дьявол, как водится, скрывался в деталях. Рассмотрим структуру документа и особенности заполнения каждого раздела.

Раздел 1 — Сведения о работодателе

Первая часть отчёта содержит базовую информацию об организации или ИП. Данные должны точно соответствовать регистрационным документам:

Обязательные поля:

• Наименование — полное и сокращённое для юрлиц, ФИО для ИП
• ИНН — 10 цифр для организаций, 12 для ИП
• ОГРН/ОГРНИП — без пробелов и дефисов
• Юридический адрес — строго по данным ЕГРЮЛ/ЕГРИП
• Основной ОКВЭД — код должен входить в перечень подпадающих под вакцинацию отраслей
• Дополнительные ОКВЭДы — все коды, связанные с деятельностью в зоне риска
• Общая численность — количество всех работников (штатных и по ГПХ)

Типичные ошибки:

• Указание фактического адреса вместо юридического
• Неточность в написании наименования организации
• Указание только основного ОКВЭДа при наличии дополнительных «рисковых» кодов

Важный момент: если у компании несколько ОКВЭДов, но хотя бы один попадает в перечень, вакцинировать нужно всех сотрудников, работающих в регионе.

Раздел 2 — Сведения о вакцинированных сотрудниках

Персональный раздел стал самым деликатным — здесь указываются личные данные каждого привитого сотрудника без ФИО.

Перечень данных:

• СНИЛС — 11 цифр страхового номера
• Полис ОМС — при наличии (для иностранцев может отсутствовать)
• Документ, удостоверяющий личность — серия и номер паспорта РФ или патента для иностранных граждан
• Мобильный телефон — контактный номер сотрудника

Особенности заполнения:

• ФИО сотрудников не указываются — это принципиальная позиция для защиты персональных данных
• Для иностранцев без полиса ОМС поле оставляется пустым
• При отсутствии российского паспорта указываются данные патента
• Номер телефона — только мобильный, в формате +7

Согласие на обработку персданных не требуется — Роструд разъяснил, что передача информации органам власти в целях предупреждения угрозы здоровью является исключением из общего правила.

Любопытная деталь: система автоматически сверяла представленные данные с федеральными базами вакцинированных. Это означало, что «приписать» несуществующих привитых было практически невозможно — фальсификация выявлялась мгновенно.

Возникает вопрос: насколько эффективной оказалась такая форма контроля и не создала ли она дополнительные риски для персональных данных сотрудников?

Где и как подать отчёт: онлайн-сервисы и кабинеты

После заполнения формы работодателям предстояло разобраться с техническими аспектами подачи отчёта. К счастью, бумажного документооборота удалось избежать — вся отчётность подавалась исключительно в электронном виде через специализированные порталы.

Подача в Москве

Московские работодатели отчитывались через официальный портал мэра и правительства Москвы (mos.ru). Процедура требовала предварительной регистрации в личном кабинете организации или ИП.

Пошаговый алгоритм:

1. Авторизация на портале mos.ru с помощью электронной подписи
2. Переход в раздел «Бизнес» → «Отчётность по вакцинации»
3. Заполнение формы в браузере или загрузка подготовленного файла
4. Проверка данных системой на соответствие требованиям
5. Подтверждение отправки квалифицированной ЭП

Технические требования:

• Обязательное наличие действующей КЭП руководителя или уполномоченного лица
• Поддержка браузеров Chrome, Firefox, Safari последних версий
• Размер файла отчёта не более 10 МБ

Московская система автоматически генерировала уведомление о принятии отчёта с указанием даты и времени подачи.

Подача в Московской области

В Подмосковье отчётность принималась через Портал государственных и муниципальных услуг Московской области. Интерфейс был похож на московский, но имел свои особенности.

Ключевые отличия:

• Регистрация через ЕСИА (Госуслуги) или местный аккаунт
• Возможность подачи как с ЭП, так и с простой авторизацией
• Автоматическое заполнение части полей из региональных реестров

Подмосковная система работала стабильнее московской, особенно в пиковые дни подачи отчётов.

Возможности автоматизированной отправки

Крупные работодатели активно использовали интеграционные решения от ведущих провайдеров ЭДО.

Преимущества автоматизации:

• Загрузка данных из кадровых систем одним кликом
• Автоматическая валидация формата и полноты данных
• Массовая подача отчётов по всем подразделениям
• Ведение архива поданных отчётов с возможностью поиска

Популярные решения:

• СКБ КонтурЭкстерн — интеграция с московским порталом
• СБИС — прямая подача через API
• 1С:Отчётность — модуль для конфигураций 1С

Некоторые системы предлагали дополнительный функционал: напоминания о сроках, аналитику по вакцинации, шаблоны для работы с отказниками.

Интересно, что опыт подачи отчётов о вакцинации стал своеобразным «полигоном» для отработки механизмов массовой цифровой отчётности. Многие наработанные решения позже использовались для других видов регуляторной отчётности.

Но остаётся вопрос: насколько готовой оказалась ИТ-инфраструктура регионов к такому объёму одновременных обращений?

Как рассчитать 60% сотрудников: пример и калькулятор

Математика вакцинации оказалась не такой простой, как могло показаться. Формулировка «не менее 60%» породила множество вопросов: от кого считать проценты, кого включать в базу, как учитывать различные категории сотрудников.

Алгоритм расчёта

Базовая формула выглядит обманчиво просто: (Количество вакцинированных / Общая численность) × 100% ≥ 60%.

Пример расчёта для компании со 100 сотрудниками:

Общая численность (знаменатель):

• Штатные сотрудники: 85 человек
• Работники по ГПХ: 10 человек
• Дистанционщики в регионе: 5 человек
• Итого к учёту: 100 человек

Исключаются из расчёта:

• Сотрудники в декретном отпуске: 3 человека
• Длительные командировки за рубежом: 2 человека
• Скорректированная база: 95 человек

Минимум к вакцинации: 95 × 0,6 = 57 человек

Структура вакцинированных может включать:

• Привитые любой зарегистрированной вакциной: 45 человек
• Переболевшие с антителами (не более 6 месяцев): 8 человек
• Временные медотводы: 4 человека
• Итого засчитываемых: 57 человек (60%)

Что делать, если не добирается 60%

Ситуация недобора стала головной болью многих работодателей. Законные способы решения проблемы:

Организационные меры:

• Информационная кампания с разъяснением пользы вакцинации
• Предоставление оплачиваемого времени для посещения прививочных пунктов
• Организация корпоративной вакцинации на рабочем месте
• Материальное стимулирование (премии, дополнительные выходные)

Кадровые решения:

• Перевод части сотрудников на дистанционную работу
• Временное перераспределение обязанностей между привитыми
• Привлечение внешних подрядчиков (не учитываются в расчёте)
• Отстранение непривитых без сохранения зарплаты

Легальные лазейки:

• Учёт всех временных медотводов (в том числе краткосрочных)
• Максимальное использование отпусков без сохранения зарплаты
• Перевод сотрудников в другие регионы (если есть подразделения)

Формула оптимизации: Если из 100 сотрудников привиты только 50, а отказались 30, можно:

• Перевести 10 человек на «удалёнку» → база становится 90 человек
• Оформить 5 временных медотводов → требуется привить: 90 × 0,6 = 54 человека
• Недостача: 54 — 50 = 4 человека (решается стимулированием или отстранением)

Практика показала, что творческий подход к интерпретации требований помог многим компаниям формально соблюсти норматив, не прибегая к массовым увольнениям.

Любопытно, что система контроля фокусировалась на цифрах в отчётах, а не на реальном эпидемиологическом эффекте. Это породило вопрос: решала ли отчётность задачу защиты здоровья или была лишь административной процедурой?

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Практика подачи отчётов выявила типовые сложности, с которыми столкнулись работодатели. Собрали наиболее частые вопросы и официальные разъяснения к ним.

Нужно ли отчитываться, если все сотрудники отказались от вакцинации?

Да, отчёт подавать обязательно, даже при нулевом количестве привитых. В этом случае в разделе 2 не указывается ни одного сотрудника, а в пояснительной записке фиксируется факт отказа персонала. Работодатель должен приложить документы, подтверждающие проведение разъяснительной работы и получение письменных отказов.

Можно ли не вакцинировать дистанционщиков?

Дистанционные сотрудники включаются в общую численность, если работают на территории региона, где действует требование. Место фактического выполнения работы не имеет значения — важна территориальная привязка трудового договора. Исключение составляют командировки продолжительностью более 6 месяцев в другие регионы.

Как оформлять сотрудников с временным медотводом?

Временный медотвод оформляется справкой от лечащего врача с указанием диагноза и срока действия ограничений. Такие сотрудники засчитываются в 60% вакцинированных на период действия справки. При окончании срока медотвода сотрудник должен либо пройти вакцинацию, либо получить новую справку, либо быть отстранённым от работы.

Что делать с сотрудниками в декрете?

Сотрудники в отпуске по беременности и родам, а также по уходу за ребёнком исключаются из расчётной базы. Они не учитываются ни в общей численности, ни среди обязанных к вакцинации. При выходе из декрета сотрудник должен предоставить справку о вакцинации или медотводе.

Как быть с иностранными сотрудниками без полиса ОМС?

Для иностранных граждан в отчёте указываются данные патента вместо паспорта РФ, а поле «номер полиса ОМС» остаётся пустым. Вакцинация иностранцев проводится на общих основаниях в рамках территориальной программы ОМС или за счёт работодателя в коммерческих центрах.

Учитываются ли совместители и сезонные работники?

Внутренние совместители учитываются один раз по основному месту работы. Внешние совместители включаются в расчёт каждой компании отдельно. Сезонные работники учитываются в период действия трудового договора, включая межсезонье, если договор не расторгнут.

Что будет, если обнаружится ошибка в поданном отчёте?

При выявлении технических ошибок (неверный СНИЛС, номер телефона) подаётся корректирующий отчёт через тот же портал. Если ошибка критическая (завышение числа привитых), это может квалифицироваться как предоставление недостоверных сведений с соответствующими административными последствиями.

Практика показала, что большинство спорных ситуаций решалось через повторную подачу отчётов с исправлениями. Главное — не игнорировать требования контролирующих органов и оперативно реагировать на выявленные несоответствия.

Полезные материалы и шаблоны для скачивания

Для упрощения работы с отчётностью по вакцинации мы подготовили комплект документов и ссылок на официальные источники. Все материалы актуальны на момент действия требований и могут использоваться как справочная база.

Формы отчётности:

• Бланк отчёта по вакцинации (Москва) — официальная форма из Приложения №2 к Указу мэра №32-УМ с пояснениями по заполнению
• Бланк отчёта по вакцинации (Московская область) — региональная форма согласно Постановлению губернатора №184-ПГ
• Excel-шаблон для подготовки отчёта — таблица с формулами для автоматического расчёта процентов и валидации данных

Кадровые документы:

• Шаблон уведомления сотрудника о необходимости вакцинации — типовая форма с указанием сроков и последствий отказа
• Образец письменного отказа от вакцинации — форма для фиксации позиции сотрудника с полями для указания мотивов
• Приказ об организации вакцинации — шаблон распорядительного документа с назначением ответственных лиц
• Приказ об отстранении от работы — форма для сотрудников, отказавшихся от прививки без уважительных причин

Медицинские справки:

• Образец справки о медицинском отводе — рекомендуемая форма с перечнем обязательных реквизитов
• Перечень противопоказаний к вакцинации — актуальные медицинские ограничения согласно инструкциям к препаратам

Нормативные документы:

• Постановление главного санврача по Москве №1 от 15.06.2021 — основной документ об обязательной вакцинации
• Указ мэра Москвы №32-УМ от 16.06.2021 — порядок отчётности и форма сведений
• Разъяснения Роструда по персональным данным — официальная позиция по согласию на обработку информации
• Памятка Минтруда и Роспотребнадзора — 10-этапный алгоритм действий работодателя

Полезные ссылки:

• Портал мэра Москвы (mos.ru) — раздел подачи отчётности
• Портал госуслуг Московской области — личные кабинеты организаций
• Горячая линия по вакцинации: +7 (495) 197-97-77
• Техподдержка портала mos.ru для юридических лиц

Все документы представлены в форматах .doc и .pdf для удобства редактирования и печати. Помните, что шаблоны носят рекомендательный характер и должны адаптироваться под специфику конкретной организации.

Материалы подготовлены на основе действовавших в 2021 году нормативных актов и могут использоваться для изучения практики цифровой отчётности в сфере охраны здоровья.