Счёт-фактура без НДС и УСН: новые правила в 2025

Счёт-фактура при УСН с 2025 года: когда обязателен и как оформить

Привет! Если вы упрощенец и думали, что НДС — это проблема исключительно «общережимников», то у меня для вас новости. С 2025 года многим ИП и ООО на УСН придётся освоить искусство выставления счетов-фактур.

Да, я понимаю — ещё вчера вы спокойно жили без этой бумажной волокиты, а теперь налоговая решила «обогатить» ваш документооборот. Но не паникуйте раньше времени: изменения коснутся не всех, а только тех, кто заработал больше 60 млн рублей в году.

В этой статье разберём, кого точно зацепят новые правила, как правильно оформлять злополучные счета-фактуры и что делать, чтобы не попасть на штрафы. Обещаю — без занудства, но с конкретными примерами и чек-листами.

Готовы погрузиться в мир НДС? Тогда поехали!

Подключим и настроим ЭДО в вашей компании. Оставить заявку

Что изменится в выставлении счетов-фактур с 2025 года

Итак, что же произошло в коридорах власти? Законодатели решили «подтянуть» упрощенцев к общим налоговым стандартам. И если раньше УСН была островком спокойствия в море НДС, то теперь этот остров заметно уменьшился.

Причины изменений: поправки к НК РФ

Всё началось с поправок в Налоговый кодекс — в частности, с новой редакции постановления Правительства от 29.10.2024 №1448. Официальная мотивация звучит красиво: «унификация налогового администрирования» и «обеспечение равных условий». На человеческом языке это означает: государство хочет больше контроля над крупными упрощенцами.

Ключевые статьи, которые теперь касаются УСН:

• Статья 145 НК РФ — про автоматическое освобождение от НДС
• Статья 149 НК РФ — про льготные операции
• Статья 168 НК РФ — про обязанность выставлять счета-фактуры

С кого снимается обязанность

Хорошая новость: большинство «мелких» упрощенцев могут спать спокойно. Освобождение от счетов-фактур сохраняется для:

• УСН с выручкой до 60 млн рублей — автоматическое освобождение по статье 145
• Льготные операции по статье 149 — медицина, образование, социальные услуги
• Экспортёры со ставкой 0% — при соблюдении условий

Кто должен выставлять счета-фактуры

А вот здесь начинается самое интересное. Давайте разложим по полочкам:

*Исключение: если сами захотите выставить счёт-фактуру с НДС (да, такое право есть, но тогда налог придётся доплатить)

Кейс из практики: Допустим, ваша компания в 2024 году заработала 65 млн рублей. С 1 января 2025 года вы автоматически становитесь плательщиком НДС и обязаны выставлять счета-фактуры. Выбираете ставку — либо льготную 5%/7% без права на вычеты, либо стандартную 20% с правом на вычеты.

А если в 2024 году у вас было 55 млн, но в мае 2025-го вы пробили отметку в 60 млн? Тогда с 1 июня начинаете работать с НДС и счетами-фактурами.

Интересно, правда? Но это только начало — дальше будет ещё интереснее.

Когда выставлять счёт-фактуру: новые правила и нюансы

Теперь, когда мы поняли «кто и зачем», переходим к самому важному — «когда именно». И тут, друзья мои, начинается настоящая магия налогового планирования. Потому что одно дело — знать, что счёт-фактуру нужно выставлять, и совсем другое — понимать, в какой именно момент это делать.

Если получен аванс

Классическая ситуация: покупатель перечислил вам предоплату. По старым правилам УСН вы просто радовались деньгам на счёте. Теперь же нужно выставить счёт-фактуру в течение 5 календарных дней после получения аванса.

Пример: 15 марта клиент перечислил аванс 100 000 рублей. До 20 марта вы обязаны выставить авансовый счёт-фактуру с выделением НДС. Если работаете по ставке 20%, то в документе укажете: стоимость без НДС — 83 333,33 руб., НДС — 16 666,67 руб.

Важный нюанс: в авансовом счёте-фактуре используются расчётные ставки — 5/105, 7/107, 10/110, 20/120. Это связано с тем, что аванс уже включает НДС, и его нужно «выделить» из общей суммы.

Если аванс и отгрузка в один день

А вот здесь законодатели проявили человечность! Если аванс поступил и отгрузка произошла в рамках одного квартала, авансовый счёт-фактуру можно не составлять. Достаточно отгрузочного документа.

Кейс: Клиент 10 апреля перечислил аванс, а 25 апреля вы отгрузили товар. Поскольку обе операции в одном квартале (II квартал 2025 года), можете обойтись одним счётом-фактурой на отгрузку.

Остатки по авансам

Ещё одно послабление — если отгрузка в квартале получения аванса прошла не полностью, авансовый счёт-фактуру можно выставить только на неотгруженный остаток.

Схема работы с авансами:

Получен аванс 100 000 руб. → Отгружено на 60 000 руб. → 

Авансовый счёт-фактура только на 40 000 руб.

При экспорте и работе с госзакупками

Отдельная песня — экспортные операции и госконтракты. При экспорте со ставкой 0% счета-фактуры выставляются по общим правилам, но с особенностями документооборота (справки о валютных операциях, таможенные декларации).

В госзакупках — своя специфика. Если контракт заключён до перехода на НДС, а исполняется после, может потребоваться дополнительное соглашение об изменении цены.

Лайфхак от практика: Ведите календарь ключевых дат. Поступление аванса, дата отгрузки, конец квартала — эти точки определяют, сколько и каких счетов-фактур вам нужно выставить. И да, лучше настроить автоматические напоминания в учётной системе — в авральном режиме легко пропустить 5-дневный срок.

Помните: нарушение сроков выставления — это не просто формальность. Это потенциальные штрафы и проблемы с вычетами у ваших контрагентов. А репутация в B2B-сегменте дороже сиюминутной экономии времени.

Как правильно оформить счёт-фактуру на УСН

Ну что ж, добрались до самого «вкусного» — как же всё-таки правильно заполнить этот документ, чтобы потом не краснеть перед налоговой и не портить отношения с контрагентами. Здесь каждая запятая имеет значение, и я это говорю без преувеличения.

Бланк и структура

С 2025 года упрощенцы работают по форме, утверждённой постановлением Правительства №1448 от 29.10.2024. Это та же форма, что и у «общережимников», но с расширенным набором налоговых ставок.

В счёте-фактуре 19 обязательных реквизитов для отгрузки (и всего 7 — для аванса). Основные графы, на которые стоит обратить внимание:

• Графа 7 — налоговая ставка (теперь доступны 5%, 7%, 10%, 20%)
• Графа 8 — сумма НДС
• Графы 10-11 — стоимость с НДС и без НДС

Важное предупреждение: Несоответствие установленной форме грозит серьёзными проблемами с вычетом у принимающей стороны. XML-схемы электронных счетов-фактур очень придирчивы к форматам данных.

Что указать в графе «ставка НДС»

Вот где упрощенцы получили больше вариативности, чем их коллеги на ОСНО:

Для авансов используются расчётные ставки: 5/105, 7/107, 10/110, 20/120.

Пример заполнения

Давайте разберём конкретный случай. ООО «Ромашка» на УСН продаёт офисную мебель на 120 000 рублей (включая НДС 20%):

Графа 1: № п/п — 1

Графа 2: Код товара — 

Графа 3: Наименование — Офисная мебель (столы, стулья)

Графа 4: Единица измерения — шт.

Графа 5: Количество — 10

Графа 6: Цена без НДС — 10 000,00

Графа 7: Ставка НДС — 20%

Графа 8: Сумма НДС — 20 000,00

Графа 9: Стоимость без НДС — 100 000,00

Графа 10: Стоимость с НДС — 120 000,00

Чек-лист правильного оформления: ✅ Все обязательные реквизиты заполнены ✅ Налоговая ставка соответствует выбранному режиму ✅ Арифметика сходится (проверьте на калькуляторе!) ✅ ИНН/КПП продавца и покупателя указаны корректно ✅ Подпись и печать проставлены (для бумажных экземпляров)

Лайфхак из практики: Если ведёте учёт в «1С», МойСклад или СБИС — настройте шаблоны счетов-фактур заранее. Программа сама подставит нужную ставку НДС в зависимости от выбранного режима. Главное — правильно настроить справочники номенклатуры.

И помните: электронный формат счетов-фактур через ЭДО — это не прихоть, а необходимость. Особенно если работаете с маркированными товарами или участвуете в госзакупках. XML не врёт и не допускает арифметических ошибок — в отличие от человеческого фактора при ручном заполнении.

Как применять НДС и вычеты при УСН

А теперь внимание — самая болезненная тема для бухгалтеров! Потому что одно дело выставить счёт-фактуру, и совсем другое — разобраться, можно ли применить вычет по «входящим» документам от поставщиков. Здесь логика налоговой работает довольно своеобразно, и я постараюсь её расшифровать.

Условия вычета: общая ставка (10%/20%) — когда можно

Если вы выбрали стандартные ставки НДС 10% или 20%, то поздравляю — вы получаете право на вычеты наравне с «общережимниками». Но при соблюдении трёх классических условий:

1. Товары приняты к учёту — есть первичные документы (накладные, акты)
2. Используются в облагаемой НДС деятельности — не для личных нужд руководителя
3. Есть правильный счёт-фактура от поставщика — все реквизиты на месте

Пример из жизни: Вы купили офисную технику за 60 000 руб. (в т.ч. НДС 20% — 10 000 руб.). Если работаете по ставке 20%, то эти 10 000 руб. можете принять к вычету и уменьшить свои налоговые обязательства.

Ограничения: пониженные ставки (5%/7%) — когда нельзя

А вот здесь законодатели проявили принципиальность. Выбрали льготную ставку 5% или 7%? Забудьте о вычетах! Входящий НДС от поставщиков просто увеличивает ваши расходы.

Важная таблица для понимания:

Необходимые документы для подтверждения вычета

Если вы всё-таки попали в категорию «с правом на вычет», вот что нужно собрать:

Обязательный пакет документов:

• Счёт-фактура от поставщика (оригинал или электронная версия)
• Первичные документы (накладная, акт выполненных работ)
• Документы об оплате (если применяется кассовый метод)
• Документы о постановке на учёт (для основных средств)

Инфобокс — частые ошибки: 🚫 Принимают к вычету НДС с представительских расходов 🚫 Заявляют вычет до оприходования товаров 🚫 Не проверяют корректность заполнения входящих счетов-фактур 🚫 Путают НДС с аванса и НДС с отгрузки

Практический совет: Ведите отдельные регистры для входящих счетов-фактур. Книга покупок — ваш лучший друг, особенно при камеральных проверках. И настройте в учётной программе автоматическую сверку: входящий НДС должен корреспондировать с первичными документами по датам и суммам.

Философский вопрос на закуску: А справедливо ли лишать упрощенцев с пониженными ставками права на вычеты? С одной стороны — логично, получил льготу, не жалуйся. С другой стороны — создаётся неравенство между налогоплательщиками одного спецрежима. Но это уже вопросы к законодателю, а нам остаётся работать в рамках действующих правил.

Сроки и формат сдачи отчётности по НДС для упрощенцев

Итак, счета-фактуры научились выставлять, с вычетами разобрались — теперь нужно всё это богатство правильно задекларировать. И вот тут упрощенцы окончательно входят в мир «большой отчётности» со всеми вытекающими радостями.

Периодичность

Забудьте про годовую отчётность по УСН — теперь у вас есть ещё и квартальные декларации по НДС. Да, каждые три месяца придётся подводить итоги и отчитываться перед налоговой.

Отчётные периоды стандартные:

• I квартал (январь-март)
• II квартал (апрель-июнь)
• III квартал (июль-сентябрь)
• IV квартал (октябрь-декабрь)

Сроки подачи

До 25 числа месяца, следующего за отчётным кварталом. Конкретные даты на 2025 год:

• За I квартал — до 25 апреля
• За II квартал — до 25 июля
• За III квартал — до 25 октября
• За IV квартал — до 25 января 2026 года

Важный нюанс: Если 25 число выпадает на выходной, срок переносится на первый рабочий день. Но лучше не рисковать и подать заранее.

Как подать декларацию

А вот здесь начинается самое интересное. Только в электронном виде! Бумажные декларации по НДС налоговая не принимает вообще. Это значит, что нужна электронная подпись и канал ЭДО.

Сравнение популярных сервисов:

Лайфхак: Многие сервисы предлагают тестовые периоды. Попробуйте несколько вариантов до наступления отчётного периода — выберете тот, который подходит именно вашему workflow.

Что будет, если опоздать:

• Штраф 5% от суммы налога за каждый месяц просрочки
• Минимум — 1 000 рублей, максимум — 30% от суммы
• Блокировка счёта при просрочке более 10 дней

Практический совет: Настройте напоминания в календаре не на 25 число, а на 20-е. Дайте себе запас времени на проверку декларации и исправление возможных ошибок. Потому что в последний день перед дедлайном все операторы ЭДО работают с перегрузкой, и можете не успеть отправить документы.

И ещё момент — декларация по НДС тесно связана с книгами покупок и продаж. Следите за тем, чтобы данные в этих регистрах корректно переносились в отчёт. Расхождения — первый сигнал для налоговой о возможных нарушениях.

Ответственность за ошибки в счётах-фактурах

А теперь поговорим о том, что никто не любит обсуждать, но что обязательно нужно знать — о последствиях ошибок. Потому что налоговая, знаете ли, не отличается особой снисходительностью к «техническим недоразумениям».

Штрафы по НК РФ

Градация наказаний довольно жёсткая, и размер штрафа зависит от «тяжести преступления»:

За невыставление счёта-фактуры:

• Нет документа в течение квартала — 10 000 рублей
• Нет документа более квартала — 30 000 рублей
• Из-за отсутствия занижена налоговая база — 20% от суммы неуплаты, но не менее 40 000 рублей

За несвоевременную подачу декларации:

• От 5% до 30% от суммы налога в декларации
• Минимум — 1 000 рублей

За неуплату НДС:

• 20% от неуплаченной суммы (при обычных обстоятельствах)
• 40% при умышленном занижении

Отказ в вычетах контрагенту

Это, пожалуй, ещё хуже штрафов — потому что портит деловые отношения. Если ваш счёт-фактура оформлен неправильно, покупатель не сможет принять НДС к вычету. А это означает:

• Дополнительные налоговые расходы у контрагента
• Претензии и требования переоформить документы
• Риск потерять клиента из-за «геморроя» с документооборотом

Самые частые ошибки, которые «убивают» вычет:

• Неправильное указание ИНН/КПП
• Ошибки в наименовании товаров/услуг
• Арифметические ошибки в расчёте НДС
• Неверная налоговая ставка

Риск налоговой проверки

Систематические нарушения в оформлении счетов-фактур — это красная тряпка для налоговых инспекторов. Особенно если:

• Регулярно нарушаются сроки выставления
• Много исправлений и корректировочных документов
• Данные в декларации не сходятся с книгами покупок/продаж
• Контрагенты жалуются на проблемы с вычетами

Что проверяют в первую очередь:

• Соответствие счетов-фактур установленной форме
• Корректность расчёта НДС
• Обоснованность применения льготных ставок 5%/7%
• Правомерность заявленных вычетов

Мой совет: Лучше потратить время на настройку процессов и обучение сотрудников сейчас, чем потом разгребать последствия проверки. Помните — репутация надёжного партнёра в B2B стоит дороже сэкономленного времени на «правильном» оформлении документов.

И да, ведите внутренний контроль качества. Пусть кто-то из команды периодически проверяет случайную выборку выставленных счетов-фактур — это поможет выявить типовые ошибки до того, как их заметит налоговая.

Советы ИП и ООО: как подготовиться к изменениям

Итак, теория изучена, последствия осознаны — теперь самое главное: как практически подготовиться к новым реалиям? Потому что одно дело понимать правила, и совсем другое — выстроить работающие бизнес-процессы.

Настроить учёт НДС

Первым делом — ревизия учётной политики. Если раньше НДС был для вас абстракцией, теперь нужно прописать конкретные процедуры:

• Кто отвечает за выставление счетов-фактур (и есть ли у этого человека время?)
• Как контролируются сроки (5 дней — это очень мало!)
• Где хранятся оригиналы документов
• Кто ведёт книги покупок и продаж

Практический чек-лист: 

✅ Выберите ставку НДС (5%/7% без вычетов или 10%/20% с вычетами) 

✅ Настройте справочники номенклатуры в учётной программе 

✅ Определите ответственных сотрудников 

✅ Создайте регламент документооборота

Обновить ПО (учётные системы, ЭДО)

Если до сих пор обходились простенькой программкой для УСН — придётся апгрейдиться. Минимальные требования к софту:

• Формирование счетов-фактур по новой форме №1448
• Ведение книг покупок и продаж
• Автоматическое заполнение декларации по НДС
• Интеграция с системами ЭДО

Варианты решений по бюджету:

• Бюджет до 5 000 руб/мес: МойСклад + Контур.Экстерн
• Средний бюджет: 1С:УНФ + 1С-ЭДО
• Продвинутый уровень: 1С:ERP + комплексное ЭДО

Обучить бухгалтера

Не стоит недооценивать сложность перехода. НДС — это не просто «ещё один налог», это целая философия учёта. План обучения:

1. Теоретическая подготовка (2-3 дня)
   • Изучение НК РФ по НДС
   • Особенности для УСН
   • Методические рекомендации ФНС
2. Практические навыки (1 неделя)
   • Работа с новым ПО
   • Заполнение счетов-фактур
   • Ведение налоговых регистров
3. Отработка процессов (1 месяц)
   • Тестовые операции
   • Сверка с контрагентами
   • Подготовка к первой декларации

Проверить выручку по 2024 году

Критически важно: точно определить, попадаете ли вы под обязательное применение НДС. Считайте доходы по правилам статьи 346.15 НК РФ (то есть по кассовому методу для УСН).

Что делать до 01.01.2025: 🔥 Срочно (до 25 декабря):

• Подсчитать точную сумму доходов за 2024 год
• Определиться с выбором ставки НДС
• Уведомить ключевых контрагентов об изменении условий

📋 Важно (до 31 декабря):

• Подписать дополнительные соглашения к договорам
• Настроить учётную программу
• Получить электронную подпись (если нет)

⚙️ Желательно (до 15 января):

• Провести тестирование всех процессов
• Обучить ответственных сотрудников
• Настроить автоматические напоминания в календаре

Последний совет: Не пытайтесь сделать всё идеально с первой попытки. Лучше запустить базовые процессы и постепенно их совершенствовать, чем потратить месяц на создание «идеальной системы» и не успеть к дедлайну.

И помните — вы не одиноки в этом переходе. Тысячи упрощенцев сейчас решают те же задачи. Общайтесь с коллегами, изучайте кейсы, не стесняйтесь задавать вопросы консультантам. Лучше потратить деньги на качественную консультацию, чем потом расхлёбывать последствия ошибок.

Часто задаваемые вопросы

Ну что, дошли до самой практической части — FAQ из реальной жизни. Эти вопросы мне задают на каждом семинаре, и я уверен, что многие из них крутятся у вас в голове прямо сейчас.

Нужно ли выставлять счёт-фактуру, если работаю с самозанятыми?

Да, нужно. Самозанятый — это тоже контрагент, и если вы стали плательщиком НДС, то выставляете счёт-фактуру всем, кроме физлиц-непредпринимателей. Другое дело, что самозанятый не сможет применить вычет (у него нет такого права), но документ оформлять обязательно.

Можно ли отказаться от НДС при выручке 61 млн рублей?

Нет, нельзя. Превысили 60 млн — автоматически становитесь плательщиком НДС с начала следующего года (или с месяца превышения, если это произошло в текущем году). Это не право выбора, а обязанность.

Что делать, если выставил счёт-фактуру ошибочно?

Есть два варианта: исправить через корректировочный счёт-фактуру или аннулировать документ. Если ошибка в сумме — корректировочный. Если документ вообще не нужен был — аннулирование. Главное — делать это до сдачи декларации.

Как быть, если контрагент требует счёт-фактуру, а я освобождён от НДС?

Можете выставить с пометкой «Без НДС (освобождение)». Но если выделите НДС отдельной строкой — придётся его доплатить в бюджет, даже имея освобождение. Поэтому лучше объяснить партнёру ситуацию и предложить альтернативные варианты работы.

Обязательно ли переходить на электронный документооборот?

Для счетов-фактур — нет, можно работать на бумаге. Но декларацию по НДС подавать только в электронном виде. Плюс, если работаете с маркированными товарами или участвуете в госзакупках — ЭДО обязательно.

Что будет, если забыл выставить счёт-фактуру?

Штраф от 10 до 30 тысяч рублей (в зависимости от длительности нарушения). Плюс ваш контрагент не сможет применить вычет, что испортит отношения. Поэтому настройте автоматические напоминания — это критически важно.

Можно ли поменять ставку НДС в течение года?

С пониженной (5%/7%) на обычную (10%/20%) — можно с любого квартала. Обратно — только через 3 года. Поэтому хорошо подумайте перед выбором льготной ставки.

Как считать лимит 60 млн — с НДС или без?

Доходы для определения лимита считаются без НДС. То есть если продали товар за 120 тысяч (включая НДС 20 тысяч), то в расчёт лимита пойдут только 100 тысяч.

Нужно ли ведение книги покупок, если работаю по ставке 5%?

Формально — да, НК РФ обязывает всех плательщиков НДС вести книги. Но поскольку вычеты вам не положены, практическая польза минимальная. Многие ведут упрощённый вариант — только для галочки.