Отчётность ИП УСН: учёт, сроки и формы в 2025

Как вести учёт и сдавать отчётность ИП на УСН в 2025 году

Привет! Если вы читаете эту статью, значит, либо уже стали индивидуальным предпринимателем на упрощёнке, либо серьёзно об этом думаете. И в том, и в другом случае — отличный выбор темы для изучения, потому что учёт на УСН это не «ну как-нибудь само разберётся».

Да, упрощённая система налогообложения действительно проще обычной, но это не значит, что можно расслабиться и забыть про отчётность до апреля. Особенно в 2025 году, когда появились новые нюансы с НДС для тех, кто заработал больше 60 миллионов (и да, это уже не только про крупный бизнес).

За свою практику в ФНС и потом в RegTech-стартапах я видел много предпринимателей, которые думали: «УСН — значит, никаких сложностей». Но потом приходили штрафы, блокировки счетов, и выяснялось, что «простая» система требует такой же дисциплины, как и любая другая.

В этой статье разберём всё по полочкам: кто что должен сдавать, когда и как это делать правильно. И главное — как автоматизировать рутину, чтобы заниматься бизнесом, а не бумажками.

Поможем с бухгалтерской отчетностью и настроем программы для сдачи отчетов. Оставить заявку

Кто обязан вести учёт и сдавать отчётность на УСН

Если коротко — все, кто выбрал УСН как налоговый режим. Но дьявол, как водится, в деталях.

ИП без сотрудников — самая простая категория. Вы ведёте книгу учёта доходов и расходов (КУДиР), раз в год сдаёте декларацию, каждый квартал подаёте уведомления о списании авансов с единого налогового счёта. Плюс не забываете про страховые взносы за себя — в 2025 году это 53 658 рублей в год, а если заработали больше 300 тысяч, то ещё 1% с превышения.

ИП с сотрудниками — уже сложнее. К базовому набору добавляются 6-НДФЛ, расчёт по страховым взносам (РСВ), ЕФС-1 во всех его ипостасях, персонифицированные сведения. В общем, как только нанимаете первого человека, количество отчётов увеличивается в разы.

ООО на УСН — тут вообще полный набор. Кроме налоговой отчётности, нужно ещё вести полноценный бухучёт, сдавать баланс и отчёт о финансовых результатах. Правда, можно выбрать упрощённые способы ведения бухгалтерии, но совсем избежать её не получится.

Когда я консультировал стартапы по переходу на цифровую отчётность, часто слышал: «А можно ли вообще ничего не вести, если деньги не приходят?» Нет, нельзя. Даже если весь год заработали ноль рублей, декларацию всё равно подавать нужно — просто она будет нулевая.

Таблица: УСН без сотрудников / с сотрудниками — различия в учёте и отчётности

Главное правило, которое я усвоил за годы работы с налогами: лучше перестраховаться и подать лишний отчёт, чем пропустить нужный. Налоговая лишнее проигнорирует, а вот за недостающее может серьёзно наказать.

Какие формы отчётности сдаёт ИП на УСН

Здесь начинается самое интересное. Когда я только пришёл в ФНС, думал, что УСН — это пара форм в год, и всё. Как же я ошибался! Современный ИП на упрощёнке может сдавать до десятка различных отчётов, и каждый имеет свои сроки, особенности и штрафы за несвоевременную подачу.

Разберём всё по категориям, чтобы не запутаться.

Налоговая отчётность (ФНС)

Декларация по УСН — главный отчёт года. Подаётся до 25 апреля следующего года (в 2025 году за 2024 год — до 25 апреля). Форма обновилась: теперь нужно указывать код объекта налогообложения (1 для «Доходов», 2 для «Доходы минус расходы»), появился новый раздел для ИП из новых регионов. Забавно, но эту «простую» форму умудрились усложнить штрих-кодами и новыми полями.

Уведомления о списании авансов с ЕНС — нововведение, которое многих застало врасплох. После введения единого налогового счёта налоги платятся раньше, чем подаётся декларация. Поэтому каждый квартал (до 25 апреля, 25 июля, 25 октября) нужно сообщать налоговой, сколько именно списать с вашего ЕНС в счёт УСН. Не подали уведомление — деньги висят на счёте, но долг не гасится.

6-НДФЛ — только для ИП с сотрудниками. Ежеквартальный отчёт о начисленных и удержанных суммах подоходного налога с зарплат. Подаётся до 25 числа месяца, следующего за кварталом.

КУДиР (Книга учёта доходов и расходов) — ведётся обязательно, но в налоговую не сдаётся. Только по запросу. Можно вести в электронном виде, но в конце года всё равно придётся распечатать, прошнуровать и заверить подписью. Да, в 2025 году мы всё ещё живём в мире, где электронный документ нужно обязательно перевести на бумагу для «надёжности».

Отчётность в СФР (бывший ПФР/ФСС)

Социальный фонд России объединил функции Пенсионного фонда и ФСС, но отчётов меньше не стало. Скорее наоборот.

ЕФС-1 — это новое название для комплекса отчётов, который раньше был разбросан по разным формам:

• Подраздел 1.1 (бывший СЗВ-ТД) — сведения о трудовой деятельности. Подаётся при приёме, увольнении, переводах — не позднее рабочего дня после издания приказа. По остальным кадровым событиям — до 25 числа следующего месяца.
• Подраздел 1.2 (бывший СЗВ-СТАЖ) — сведения о стаже. Общий отчёт до 25 января следующего года, но если сотрудник выходит на пенсию или уходит в декрет — в течение 3 дней.
• Раздел 2 (бывший 4-ФСС) — расчёт по травматизму. Ежеквартально до 25 числа.

Персонифицированные сведения — ежемесячно до 25 числа. Здесь указываются все выплаты каждому сотруднику с разбивкой по видам.

Когда отчётность не сдаётся

Есть приятная новость: если у вас нет сотрудников и не было выплат физлицам, то половину отчётов можно смело игнорировать. Не было зарплат — не нужно сдавать 6-НДФЛ, РСВ, ЕФС-1.

Но будьте осторожны с «серыми» схемами оплаты. Формально не оформленный сотрудник, которому вы регулярно переводите деньги «за услуги», с точки зрения налоговой может оказаться замаскированными трудовыми отношениями. И тогда всё равно потребуют отчёты.

Таблица: Формы отчётности со сроками

Когда я впервые показал эту таблицу клиенту-ИП, он сказал: «Я думал, ИП — это свобода от бюрократии». Увы, свобода — понятие относительное. Но зато есть множество сервисов, которые могут автоматизировать большинство этих процессов.

Учёт доходов и расходов: как правильно вести КУДиР

Книга учёта доходов и расходов — это сердце налогового учёта на УСН. Если налоговая придёт с проверкой, первым делом попросят именно КУДиР. И если там будет хаос или пробелы, готовьтесь к долгим объяснениям и возможным доначислениям.

КУДиР ведётся кассовым методом — это значит, что доходы и расходы учитываются не по дате заключения договора или отгрузки товара, а по факту поступления или списания денег. Продали товар в декабре, а деньги пришли в январе? Доход учитываем в январе. Просто, но есть нюансы.

Что фиксируется в КУДиР

Для УСН «Доходы»:

• Все поступления денег, которые являются доходом от предпринимательской деятельности
• Не учитываются: возврат займов, поступления от продажи имущества (если это не основная деятельность), личные вложения на расчётный счёт

Для УСН «Доходы минус расходы»:

• Те же доходы плюс расходы из закрытого перечня статьи 346.16 НК РФ
• Расходы должны быть экономически обоснованными, документально подтверждёнными и фактически оплаченными

Забавная особенность новой формы КУДиР: для УСН «Доходы» убрали раздел IV, где раньше учитывались страховые взносы ИП за себя. Теперь эти взносы нигде в КУДиР не отражаются, но при этом они по-прежнему уменьшают налог. Логика регулятора иногда удивляет даже меня.

Важный момент: записи вносятся в хронологическом порядке на основании первичных документов. Никаких «задним числом» или «примерно помню, что продал». Каждая операция должна иметь документальное обоснование.

Какие документы нужны

Здесь работает простое правило: есть движение денег — должен быть документ.

Обязательные документы:

• Чеки и квитанции — за любые покупки для бизнеса
• Выписки банка — по всем операциям на расчётном счёте
• Накладные — при получении товаров
• Акты выполненных работ — при оказании услуг
• Универсальные передаточные документы (УПД) — заменяют счёт-фактуру и накладную

Когда я консультировал небольшой интернет-магазин, выяснилось, что они год вели КУДиР только по банковским выпискам, игнорируя документы от поставщиков. При проверке налоговая не приняла половину расходов именно из-за отсутствия первичных документов. Пришлось доначислять налог и платить штрафы.

Электронные документы — полноценная замена бумажных, если у вас есть электронная подпись. Но будьте готовы к тому, что в случае проверки налоговую может не устроить электронный документооборот с сомнительным оператором. Лучше выбирать аккредитованных операторов из реестра ФНС.

Чек-лист: какие документы собирать и как подшивать

Ежедневно:

• Все чеки за покупки для бизнеса (не выбрасывать!)
• Скриншоты или уведомления об онлайн-платежах
• Подтверждения поступлений на расчётный счёт

Еженедельно:

• Выписки по всем банковским счетам
• Акты и накладные от поставщиков и подрядчиков
• Документы по выданным авансам

Ежемесячно:

• Сверка КУДиР с банковскими выписками
• Подшивка всех документов в хронологическом порядке
• Проверка комплектности (каждая операция = документ)

Способы хранения:

• Бумажные документы: папки по месяцам, документы в хронологическом порядке
• Электронные: отдельные папки на компьютере, обязательно с резервным копированием
• Смешанный вариант: сканы бумажных документов плюс оригиналы в архиве

Помните: документы нужно хранить 4 года. И да, налоговая может попросить их предъявить в любой момент в течение этого срока. Причём не сканы, а именно оригиналы, если речь идёт о бумажных документах.

Один мой знакомый ИП решил «оптимизировать» место в офисе и выбросил документы трёхлетней давности. Через полгода пришла выездная проверка. Штрафы за отсутствие первичных документов оказались в разы больше, чем стоимость аренды дополнительного шкафа для архива.

Первичные документы: что и как оформлять

Первичные документы — это основа всего налогового учёта. Без них ваша КУДиР превращается в художественное произведение, а расходы в красивые цифры, которые налоговая не примет к зачёту. За годы консультирования я видел предпринимателей, которые теряли десятки тысяч рублей только потому, что неправильно оформили документы или забыли про обязательные реквизиты.

Главное правило первичного документооборота: любое движение денег, товаров или услуг должно быть подтверждено документом с правильными реквизитами. Звучит просто, но дьявол, как всегда, в деталях.

Обязательные реквизиты документов

Согласно статье 9 закона «О бухгалтерском учёте», любой первичный документ должен содержать:

Базовые реквизиты:

• Наименование документа
• Дата составления
• Наименование организации/ФИО ИП
• Содержание хозяйственной операции
• Измерители хозяйственной операции (количество, цена, сумма)
• Должности и подписи лиц, ответственных за операцию

Дополнительные реквизиты (в зависимости от типа документа):

• ИНН/КПП/ОГРН
• Банковские реквизиты
• Печать (если есть)
• Номер документа

Забавно, но многие до сих пор думают, что печать обязательна. Нет, с 2015 года ИП и ООО могут работать без печати. Но если решили её использовать — ставьте везде одинаково.

Примеры: как выглядят правильные документы

Универсальный передаточный документ (УПД) — мой фаворит среди первичных документов. Он одновременно заменяет накладную и счёт-фактуру, что особенно удобно, если вдруг придётся платить НДС.

Правильный УПД содержит:

• Полные реквизиты продавца и покупателя
• Детальное описание товаров/услуг с кодами, если есть
• Количество, цену, сумму по каждой позиции
• Итоговую сумму к оплате
• Подписи уполномоченных лиц

Акт выполненных работ — незаменим для услуг. Особенно важно детально описать, что именно сделано. Формулировка «консультационные услуги» может не понравиться налоговой при проверке. Лучше: «консультация по настройке CRM-системы в объёме 4 часов с выездом к заказчику».

Товарная накладная — для движения товаров. Обязательно указывайте единицы измерения (штуки, килограммы, метры), артикулы, если есть, и точные наименования товаров.

Когда я работал с одним торговым ИП, он год оформлял всё через простые расписки от руки. Технически это тоже первичный документ, но при проверке налоговая устроила настоящий квест по расшифровке почерка и установлению личностей подписантов. В итоге половину расходов не приняли именно из-за сомнений в достоверности документов.

Электронные документы — полноправная альтернатива бумажным, но только при наличии электронной подписи. Причём у обеих сторон. Если контрагент не готов к электронному документообороту, придётся дублировать на бумаге.

Лайфхак: многие онлайн-сервисы автоматически формируют УПД с правильными реквизитами. Даже если вы ведёте учёт в Excel, стоит потратиться на сервис, который будет генерировать документы по всем требованиям закона. Это дешевле, чем переделывать всё после визита налоговой.

Частые ошибки в первичных документах:

• Отсутствие даты или неправильный формат даты
• Подпись без расшифровки
• Исправления без заверения подписью
• Неточные или обобщённые описания товаров/услуг
• Отсутствие единиц измерения
• Несоответствие сумм в документе и фактической оплате

Помните: налоговая имеет право не принять к учёту любой документ, если сомневается в его достоверности или правильности оформления. И бремя доказательства лежит на вас, а не на инспекторе.

Как сдавать отчётность: вручную, через ЭЦП или онлайн-сервис

Здесь мы подходим к вопросу, который мне задают чаще всего: «А как это всё технически отправить в налоговую?» За годы работы в ФНС и потом в RegTech я видел все возможные способы — от рукописных деклараций на бумаге до полностью автоматизированных систем. И знаете что? Каждый способ имеет право на жизнь, но у каждого свои подводные камни.

Через личный кабинет ФНС

Самый демократичный способ — зайти на nalog.ru, авторизоваться через Госуслуги и заполнить декларацию в браузере. Казалось бы, просто? На практике есть нюансы.

Плюсы:

• Бесплатно
• Встроенная проверка на ошибки
• Автоматический расчёт налога
• Сразу видно статус обработки

Минусы:

• Интерфейс не всегда интуитивен
• Часто зависает в периоды массовой сдачи отчётности
• Нет автоматического заполнения из банковских выписок
• Каждую форму нужно заполнять отдельно

Когда в марте 2024 года все ИП дружно ломанулись сдавать декларации через личный кабинет, сайт ФНС лёг на несколько дней. Те, кто надеялся на последний момент, получили штрафы за несвоевременную подачу. Мораль: если выбираете этот способ, не откладывайте на последнюю неделю.

Через ЭЦП и оператора ЭДО

Электронная подпись и электронный документооборот — это уже серьёзно. По сути, вы получаете полнофункциональный инструмент для работы с налоговой и контрагентами.

Что нужно:

• Квалифицированная электронная подпись (от 1500 рублей в год)
• Договор с оператором ЭДО (от 300 рублей в месяц)
• Программа для работы с документами (часто входит в стоимость)

Плюсы:

• Можно сдавать любые отчёты
• Быстрая обработка (обычно в течение дня)
• Автоматические уведомления о статусе
• Возможность работать с контрагентами через ЭДО

Минусы:

• Дополнительные расходы
• Нужно разбираться с программным обеспечением
• Привязка к конкретному оператору

Лично я за этот способ. Да, придётся потратить деньги и время на освоение, но в долгосрочной перспективе это окупается. Особенно если планируете расти и работать с крупными контрагентами — многие уже требуют электронный документооборот.

Через онлайн-сервис учёта

А вот это мой фаворит для большинства ИП. Современные сервисы типа Эльбы, Моего дела, 1С:БухОбслуживания взяли на себя всю техническую сложность и предлагают простые решения «в один клик».

Как это работает:

• Подключаете банковский счёт через API
• Загружаете выписки или они подтягиваются автоматически
• Система сама распознаёт операции и заполняет КУДиР
• В нужные сроки формирует отчёты и отправляет их

Плюсы:

• Минимум ручной работы
• Автоматические напоминания о сроках
• Встроенная ЭЦП (обычно входит в стоимость)
• Поддержка клиентов, которая поможет разобраться

Минусы:

• Ежемесячная плата (от 900 рублей)
• Зависимость от сервиса
• Не все операции распознаются корректно

Когда я консультировал одного ИП по переходу на автоматизацию, он сопротивлялся: «Зачем платить 1000 рублей в месяц, если можно бесплатно?» Через полгода он сам пришёл со словами: «Время, которое я трачу на отчёты, стоит дороже тысячи рублей».

Таблица: сравнение способов подачи отчётности

Мой совет: если оборот небольшой и операций мало — начинайте с личного кабинета ФНС. Как только бизнес станет активнее — переходите на онлайн-сервис. ЭЦП + оператор ЭДО — это для тех, кому нужен максимальный контроль и готовность разбираться в технических деталях.

И помните: какой бы способ ни выбрали, главное — не откладывать до последнего дня. Технические проблемы случаются у всех, а штрафы за просрочку от способа подачи не зависят.

Сроки сдачи отчётности в 2025 году

Календарь отчётности — это то, что должно висеть на самом видном месте в офисе любого ИП. За годы консультирования я убедился: большинство штрафов возникает не из-за ошибок в расчётах, а из-за банального нарушения сроков. «Забыл», «не заметил», «думал, что можно позже» — эти фразы обходятся предпринимателям в десятки тысяч рублей ежегодно.

В 2025 году календарь стал чуть сложнее из-за выходных, которые сдвигают некоторые сроки. Плюс появились новые обязанности для тех, кто превысил лимит в 60 миллионов рублей и теперь должен платить НДС.

Ключевые даты 2025 года:

Январь:

• До 25.01 — ЕФС-1 подраздел 1.2 (СЗВ-СТАЖ) за 2024 год
• До 25.01 — персонифицированные сведения за декабрь 2024

Февраль-март:

• До 25.02 — персонифицированные сведения за январь
• До 25.03 — 6-НДФЛ, РСВ, ЕФС-1 раздел 2 за 4 квартал 2024
• До 25.03 — персонифицированные сведения за февраль

Апрель (самый насыщенный месяц):

• До 25.04 — декларация по УСН за 2024 год
• До 25.04 — уведомление о списании с ЕНС за 1 квартал
• До 25.04 — 6-НДФЛ за 1 квартал (если есть сотрудники)
• До 25.04 — персонифицированные сведения за март
• До 28.04 — авансовый платёж по УСН за 1 квартал

И так далее по кварталам. Полную таблицу смотрите ниже.

Календарь сдачи отчётности по месяцам

Важные моменты:

1. Переносы сроков: Если 25 число выпадает на выходной или праздник, срок переносится на следующий рабочий день. В 2025 году это касается нескольких дат.
2. ЕФС-1 подраздел 1.1 подаётся не по календарю, а по событиям: при приёме, увольнении, переводах — не позднее рабочего дня после приказа.
3. НДС (для тех, кто превысил 60 млн): декларации до 25 числа после квартала, платежи до 28 числа.

Когда я разрабатывал автоматизацию для RegTech-платформы, мы специально делали напоминания за 5 дней до каждого срока. Статистика показывала: те, кто получал уведомления, нарушали сроки в 10 раз реже.

Лайфхак: настройте в телефоне повторяющиеся напоминания на все ключевые даты. Или используйте онлайн-сервисы, которые сами следят за календарём и напоминают о сроках. Потратьте полчаса сейчас — сэкономите тысячи рублей потом.

Что будет, если не сдать отчётность вовремя

Тут начинается самое неприятное. За годы работы в налоговой сфере я видел предпринимателей, которые из-за одной забытой декларации теряли больше денег, чем зарабатывали за месяц. Российская налоговая система не прощает опозданий, и незнание сроков не освобождает от ответственности.

Штрафная система работает по принципу «чем больше нарушение, тем больше наказание». Но есть и приятные моменты: небольшие задержки часто можно решить «малой кровью», если действовать грамотно.

Основные штрафы по видам отчётности

За несдачу декларации УСН:

• 5% от суммы налога за каждый полный или неполный месяц просрочки
• Минимум 1000 рублей, даже если налог к доплате нулевой
• Максимум 30% от суммы налога

Пример: задержали декларацию на 2 месяца, налог к доплате 50 000 рублей. Штраф: 50 000 × 10% = 5000 рублей. Если бы налог был нулевой, штраф всё равно составил бы 1000 рублей.

За несдачу расчёта по страховым взносам (РСВ):

• 5% от суммы взносов за каждый месяц просрочки
• Минимум 1000 рублей
• Максимум 30% от суммы взносов

За несдачу 6-НДФЛ:

• 1000 рублей за каждый полный или неполный месяц просрочки
• Фиксированная сумма, не зависит от размера удержанного НДФЛ

За несвоевременную подачу ЕФС-1:

• 500 рублей за каждое застрахованное лицо, по которому не представлены сведения

Когда я консультировал ИП с 15 сотрудниками, который забыл подать ЕФС-1 на месяц, штраф составил 15 × 500 = 7500 рублей. За одну забытую форму!

Когда могут заблокировать счёт

Это самая болезненная мера воздействия. Блокировка происходит автоматически, без предупреждений и судебных решений.

Основания для блокировки:

• Непредставление декларации в течение 20 рабочих дней после срока
• Непредставление документов по требованию налогового органа
• Просрочка уплаты налога более чем на 3 месяца (при сумме долга свыше 3000 рублей)

Что блокируется:

• Все расходные операции по счету
• Поступления остаются доступными
• Снятие наличных через банкомат

Разблокировка происходит в течение 1-3 рабочих дней после устранения нарушения, но бизнес-процессы за это время могут серьёзно пострадать.

История из практики: одна клиентка узнала о блокировке счёта, когда попыталась оплатить поставщику крупную партию товара перед праздниками. Пока разбирались с просроченной на 3 недели декларацией, поставщик ушёл к конкурентам. Потери от сорванной сделки в разы превысили размер штрафа.

Как оспорить или смягчить штраф

Не все штрафы окончательны. Есть несколько способов их уменьшить или вовсе избежать.

Основания для отмены штрафа:

• Форс-мажорные обстоятельства (стихийные бедствия, техногенные катастрофы)
• Тяжёлое заболевание ИП или близких родственников
• Технические сбои в системах налогового органа
• Несвоевременное получение уведомлений по вине почты

Основания для смягчения:

• Первое нарушение
• Добровольное устранение нарушения
• Малозначительность нарушения
• Тяжёлое финансовое положение

Процедура обжалования:

1. Подача возражения в течение месяца после получения решения о штрафе
2. Приложение документов, подтверждающих уважительность причин
3. Рассмотрение в течение месяца
4. При отказе — обращение в вышестоящий налоговый орган или суд

Практический совет: если опоздали с отчётностью по уважительной причине, сразу готовьте документы для обжалования. Справку из больницы, документы о технических сбоях, свидетельские показания — всё может пригодиться.

Список штрафов по видам нарушений

Помните: лучшая защита от штрафов — их профилактика. Автоматические напоминания, резервные способы подачи отчётности, своевременная подготовка документов. Потратьте время на систему сейчас — избежите проблем потом.

И ещё один совет из личного опыта: если получили штраф, не спешите его оплачивать. Сначала разберитесь, обоснован ли он, и только потом принимайте решение о доплате или обжаловании.

Как автоматизировать учёт и отчётность

После десяти лет работы с налоговой автоматизацией я пришёл к простому выводу: время ИП стоит дороже, чем стоимость хорошего сервиса учёта. Когда вы тратите два дня в месяц на заполнение КУДиР и подготовку отчётов, вы теряете возможность заработать гораздо больше, развивая бизнес.

Современные онлайн-сервисы взяли на себя 80-90% рутинной работы по ведению учёта. Остальные 10-20% — это те решения, которые пока не может принять искусственный интеллект: как классифицировать спорную операцию, какую ставку НДС применить в нестандартной ситуации, как оптимально распределить расходы между периодами.

Что делает сервис за ИП

Автоматическая синхронизация с банками: Большинство сервисов умеют подключаться к банковским счетам через API и автоматически загружать все операции. Система анализирует назначение платежа и сама определяет, доход это или расход, к какой категории отнести операцию.

Распознавание документов: Сфотографировали чек на телефон — система сама извлечёт дату, сумму, наименование товара и добавит в КУДиР. Загрузили PDF-счёт от поставщика — автоматически создастся запись о расходе.

Автоформирование отчётности: КУДиР, декларация УСН, уведомления по ЕНС, 6-НДФЛ — всё это формируется автоматически на основе внесённых операций. Вам остаётся только проверить и отправить.

Напоминания и контроль сроков: Система сама следит за календарём отчётности и заранее напоминает о приближающихся сроках. Плюс контролирует, все ли документы поданы.

Встроенная электронная подпись: Не нужно отдельно покупать ЭЦП и разбираться с операторами ЭДО. Всё включено в стоимость подписки.

Когда я консультировал сеть небольших кафе, их бухгалтер тратил 3 дня в месяц только на обработку чеков от поставщиков продуктов. После внедрения автоматизации это время сократилось до 3 часов — на проверку того, что система правильно распознала документы.

Примеры популярных решений и тарифов

Контур.Эльба:

• Тариф «Премиум»: 1990 руб/месяц
• Автоматическое ведение КУДиР
• Формирование всех отчётов УСН
• Встроенная ЭЦП
• Техподдержка по телефону и чату
• Бонус: для новых ИП первый год бесплатно

Моё дело:

• Тариф «ИП УСН»: 900 руб/месяц
• Базовый функционал для УСН
• Синхронизация с банками
• Простой интерфейс
• Ограниченная поддержка

1С:БухОбслуживание:

• От 1500 руб/месяц
• Полнофункциональная система
• Возможность работы с НДС
• Профессиональная поддержка
• Подходит для сложных случаев

Сбер Бизнес | Учёт:

• 490 руб/месяц
• Интеграция с экосистемой Сбера
• Базовый функционал
• Хорошо для простых схем бизнеса

Таблица сравнения сервисов

На что обратить внимание при выборе:

1. Интеграция с вашим банком — не все сервисы работают со всеми банками
2. Масштабируемость — если планируете рост, выбирайте решение, которое потянет больше операций
3. Качество распознавания документов — протестируйте на ваших реальных чеках и счетах
4. Скорость техподдержки — когда горят сроки сдачи, ответ «в течение 3 дней» не подходит

Лично я рекомендую начинать с пробных периодов. Большинство сервисов дают 30 дней бесплатно — этого достаточно, чтобы понять, подходит ли вам интерфейс и логика работы.

Экономическое обоснование автоматизации: Допустим, ваше время стоит 1000 рублей в час (скромная оценка для предпринимателя). Без автоматизации на учёт уходит 6 часов в месяц = 6000 рублей. Сервис стоит 1500 рублей. Экономия: 4500 рублей в месяц плюс снижение рисков ошибок и штрафов.

И помните: автоматизация — это не только про экономию времени. Это про снижение стресса, уверенность в правильности расчётов и возможность сосредоточиться на том, что действительно приносит доход — на развитии бизнеса.

Чек-лист: что нужно делать ИП на УСН каждый месяц и квартал

После всей теории пришло время практики. Этот чек-лист я составлял, основываясь на опыте сотен консультаций — он содержит только самое необходимое, без воды и лишних действий. Распечатайте его, повесьте на стену и вычёркивайте выполненные пункты. Поверьте, через полгода это войдёт в привычку.

Каждый месяц (до 25 числа следующего месяца)

Документооборот:

• Собрать все чеки, накладные, акты за месяц
• Загрузить банковские выписки в учётную систему
• Сверить операции в КУДиР с банковскими выписками
• Подшить документы в хронологическом порядке

Отчёты (только для ИП с сотрудниками):

• Подать персонифицированные сведения в СФР
• Проверить правильность начисления зарплаты и НДФЛ
• Уплатить страховые взносы с зарплат

Контроль:

• Проверить остаток на едином налоговом счёте
• Убедиться в отсутствии долгов перед бюджетом
• Обновить КУДиР, если используете бумажный вариант

Каждый квартал (до 25 числа месяца после квартала)

Налоговая отчётность:

• Подать уведомление о списании авансового платежа с ЕНС
• Рассчитать и доплатить авансовый платёж по УСН (до 28 числа)
• Подать 6-НДФЛ (если есть сотрудники)

Отчётность в СФР (если есть сотрудники):

• Подать расчёт по страховым взносам (РСВ)
• Подать ЕФС-1 раздел 2 (по травматизму)
• Сверить данные с расчётами по зарплате

Контроль и планирование:

• Проанализировать динамику доходов и расходов
• Проверить, не приближаетесь ли к лимитам УСН
• Оценить необходимость корректировки страховых взносов

Один раз в год (до конца года и в начале следующего)

Годовая отчётность:

• Подготовить и подать декларацию УСН (до 25 апреля)
• Доплатить налог по итогам года (до 30 апреля)
• Подать ЕФС-1 подраздел 1.2 за год (до 25 января)

Страховые взносы ИП:

• Доплатить фиксированные взносы за себя (до 31 декабря)
• Рассчитать и доплатить 1% с доходов свыше 300 тыс. руб.
• Проверить, что все взносы учтены для уменьшения налога

Архивирование и планирование:

• Распечатать, прошнуровать и заверить КУДиР
• Переплести и сдать в архив документы за год
• Проанализировать эффективность налогового режима
• Спланировать налоговую нагрузку на следующий год

Внеплановые задачи (по мере необходимости)

При найме/увольнении сотрудников:

• Подать ЕФС-1 подраздел 1.1 в течение рабочего дня после приказа
• Уведомить СФР о начале/прекращении выплат

При превышении лимитов:

• Подать уведомление о переходе на общую систему налогообложения
• Начать ведение учёта НДС и подачу деклараций

При изменении деятельности:

• Уведомить налоговую об изменении видов деятельности
• Проверить соответствие новой деятельности требованиям УСН

Этот чек-лист кажется объёмным, но на практике большинство пунктов выполняется автоматически, если настроена правильная система учёта. Главное — не нарушать регулярность и не накапливать задачи.

Когда я работал с одним ИП-консультантом, он признался: «Раньше в конце года у меня была паника — куча документов, непонятные расчёты, бессонные ночи перед сдачей декларации. Теперь делаю всё по чек-листу каждый месяц, и апрель проходит спокойно».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

За годы консультирования предпринимателей я заметил, что одни и те же вопросы задают практически все. Причём часто это не сложные налоговые нюансы, а базовые моменты, которые почему-то вызывают больше всего беспокойства. Собрал самые популярные вопросы с честными ответами — без юридической воды и попыток показаться умнее, чем есть.

1. Нужно ли сдавать декларацию, если весь год ничего не заработал?

Да, обязательно. Даже если доходов не было вообще, декларацию подавать нужно. Она будет нулевая, но её отсутствие — это нарушение, за которое штрафуют минимум на 1000 рублей. Страховые взносы за себя (53 658 рублей в 2025 году) тоже придётся заплатить — они не зависят от наличия доходов.

2. Можно ли сдавать отчётность без электронной подписи?

Декларацию УСН — да, можно подать на бумаге или через личный кабинет на nalog.ru. А вот большинство отчётов по сотрудникам (6-НДФЛ, РСВ, ЕФС-1) с 2025 года принимаются только в электронном виде с ЭЦП. Так что если есть сотрудники, без электронной подписи не обойтись.

3. Что будет, если забыл подать уведомление о списании с ЕНС?

Деньги останутся на едином налоговом счёте, но долг по УСН не погасится. Формально штрафа за это нет, но могут начислить пени за просрочку уплаты налога. Плюс при проверке налоговая может придраться к несоответствию между уплаченными суммами и поданными уведомлениями.

4. Чем рискует ИП без сотрудников, если ведёт учёт неправильно?

Основные риски: доначисление налога при проверке, штрафы за отсутствие или неправильное ведение КУДиР (до 30 000 рублей при повторном нарушении), блокировка счёта за несданную декларацию. Если речь идёт про УСН «Доходы», то ошибки в расходах не критичны — они всё равно не уменьшают налог.

5. Обязательно ли переходить на онлайн-кассу?

Зависит от вида деятельности. Если продаёте товары или оказываете услуги физлицам, то да, касса нужна. Исключения: некоторые виды услуг (например, репетиторство), работа только с юрлицами по безналичному расчёту, удалённые регионы из специального перечня. Полный список исключений лучше проверить на сайте ФНС.

6. Можно ли работать на УСН и одновременно получать зарплату по трудовой книжке?

Можно, никаких ограничений нет. Зарплата по трудовому договору и доходы от предпринимательской деятельности — это разные источники. Но помните: если совмещаете работу в найме с собственным бизнесом, страховые взносы ИП за себя всё равно нужно платить полностью.

Эти вопросы кажутся простыми, но именно незнание базовых моментов приводит к большинству проблем с налоговой. Если сомневаетесь в чём-то — лучше потратить час на изучение вопроса или консультацию со специалистом, чем потом разбираться со штрафами и доначислениями.

И помните: налоговое законодательство меняется каждый год, поэтому то, что было актуально в 2023-м, может не работать в 2025-м. Всегда проверяйте информацию по свежим источникам или консультируйтесь с практикующими специалистами.

Заключение

Ведение учёта на УСН в 2025 году — это баланс между соблюдением требований закона и здравым смыслом. Да, отчётов стало больше, сроки жёстче, штрафы серьёзнее. Но и инструментов для автоматизации появилось достаточно, чтобы не тонуть в бумажной рутине.

Главное правило, которое я усвоил за годы работы с налогами: лучше потратить деньги на правильную систему учёта, чем время на разбор последствий её отсутствия. Время предпринимателя стоит дороже подписки на любой сервис автоматизации.

Удачи в бизнесе и своевременной отчётности!