МЧД на торговых площадках как оформить в 2025

МЧД для торгов: что это, как оформить и где требуется

В эпоху активной цифровизации бизнес-процессов электронный документооборот стремительно вытесняет бумажный. Одним из ключевых элементов этой трансформации стала машиночитаемая доверенность (МЧД) — цифровой документ в формате XML, который автоматически подтверждает полномочия участников электронных торгов.

С 1 сентября 2024 года использование МЧД стало обязательным для совершения юридически значимых действий в закупках, что принципиально изменило ландшафт электронной торговли. Для компаний, участвующих в тендерах, МЧД становится не просто технической формальностью, а стратегическим инструментом оптимизации бизнес-процессов. Давайте разберемся, что представляет собой МЧД, где она применяется и как правильно ее оформить.

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный документ в формате XML, который юридически значимо подтверждает полномочия доверенного лица действовать от имени организации или ИП. В отличие от традиционных бумажных аналогов, МЧД специально разработана для автоматического считывания и обработки информационными системами без участия человека.

Вы можете заказать создание МЧД для торгов у наших специалистов, просто оставьте заявку в форме Создать МЧД

Технически МЧД представляет собой структурированный набор данных с четко заданными атрибутами:

xml

Важно понимать, что МЧД — это не просто отсканированная версия бумажной доверенности. Это принципиально иной инструмент, обладающий рядом преимуществ:

• Моментальная верификация — системы автоматически проверяют доверенность, ее действительность и объем полномочий
• Исключение человеческого фактора при проверке документов
• Невозможность подделки — любое изменение нарушит цифровую подпись
• Прозрачность и контроль — все действия по доверенности фиксируются в системе
• Возможность мгновенного отзыва без необходимости физического изъятия документа

В юридическом смысле МЧД имеет ту же силу, что и бумажная доверенность, при условии, что она подписана действующей квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица. Использование МЧД регламентируется Федеральным законом №63-ФЗ «Об электронной подписи» и соответствующими приказами Минцифры.

Можно сказать, что МЧД — это своеобразный «цифровой паспорт» полномочий, который позволяет информационным системам «понимать», кто и какие действия может совершать от имени организации. Представьте, что вместо того, чтобы долго изучать текст доверенности, система за миллисекунды «считывает» структурированные данные и принимает решение о допуске к определенным действиям.

Зачем нужна МЧД для торгов

В мире электронных закупок МЧД становится ключевым инструментом оптимизации процессов участия в торгах. Представьте ситуацию: руководитель компании физически не может лично участвовать в каждом тендере и подписывать все необходимые документы. Здесь и приходит на помощь машиночитаемая доверенность.

МЧД позволяет компаниям делегировать полномочия по участию в тендерах специализированным сотрудникам или внешним консультантам, становясь инструментом легитимации их действий на электронных торговых площадках. Это особенно актуально, учитывая, что с 1 сентября 2024 года использование МЧД стало обязательным для совершения юридически значимых действий в закупках.

Если говорить о практических преимуществах, то использование МЧД для торгов обеспечивает:

• Значительное сокращение времени — то, что раньше занимало дни, теперь выполняется за минуты
• Минимизацию ошибок благодаря автоматической обработке данных
• Прозрачность делегирования полномочий для контролирующих органов
• Возможность участия в нескольких торгах одновременно без физического присутствия руководителя
• Снижение рисков срыва сроков подачи заявок из-за отсутствия лица с правом подписи

Технологически МЧД работает в тандеме с квалифицированной электронной подписью физического лица. Сотрудник с КЭП и машиночитаемой доверенностью может подписывать документы от имени организации на электронных торговых площадках, подавать заявки на участие в закупках и совершать другие юридически значимые действия.

Важно понимать: МЧД — это не просто технологический инструмент, а полноценный элемент цифровой трансформации бизнес-процессов. Она меняет саму архитектуру взаимодействия компаний с электронными торговыми площадками, позволяя выстраивать более гибкие и эффективные организационные структуры.

В перспективе мы прогнозируем дальнейшую интеграцию МЧД с другими элементами цифровой экосистемы: системами электронного документооборота, корпоративными ERP-системами и даже инструментами бизнес-аналитики для оценки эффективности участия в торгах.

Когда и где требуется МЧД в 2025 году

В 2025 году машиночитаемая доверенность стала обязательным элементом для работы на большинстве электронных торговых площадок. Сфера применения МЧД постоянно расширяется, но уже сейчас можно выделить три ключевых направления, где её использование регламентировано особенно строго.

Государственные закупки по 44-ФЗ и 223-ФЗ

Для участия в государственных закупках по 44-ФЗ на федеральных площадках МЧД необходимо выпускать в Единой информационной системе закупок (ЕИС). Такая доверенность будет действительна для работы на всех восьми федеральных ЭТП. Важно отметить, что использовать на этих площадках МЧД, выпущенную с помощью другого сервиса, не получится.

Что касается закупок по 223-ФЗ для малого и среднего бизнеса, здесь также требуется оформлять МЧД в Единой Информационной Системе. Для других участников процедура может отличаться в зависимости от требований конкретной площадки.

Торги по банкротству

Для имущественных торгов на федеральных площадках МЧД нужно выпускать в системе ГИС Торги. Это отдельная информационная система, интегрированная с порталами, где проводятся торги по реализации имущества банкротов.

Коммерческие площадки

Для закупок по 223-ФЗ (за исключением МСП) и других коммерческих тендеров правила оформления зависят от требований конкретной площадки. Некоторые площадки уже полностью перешли на работу с МЧД, другие находятся в переходном периоде.

Ниже представлена таблица с информацией о требованиях к МЧД на основных электронных торговых площадках:

Обратите внимание, что с 1 марта 2025 года создавать новые МЧД в формате 002 будет нельзя. Однако если доверенность такого формата была выпущена раньше и срок её действия не истёк, её можно продолжать использовать.

Учитывая постоянные изменения в этой сфере, рекомендуем перед участием в конкретных торгах уточнять актуальные требования непосредственно на площадке или в службе поддержки.

Виды и форматы МЧД: 002 и 003

В мире машиночитаемых доверенностей существует два основных формата: 002 и 003. На первый взгляд, разница между ними может показаться чисто технической, но с точки зрения практического применения эти форматы имеют принципиальные отличия.

Формат 002

Формат 002 был изначально разработан Федеральной налоговой службой. Его основное предназначение — взаимодействие с ФНС и подача налоговой и бухгалтерской отчетности. Этот формат имеет более жесткую структуру и ограниченный набор полномочий, что делает его менее гибким, но более стандартизированным.

Особенности формата 002:

• Привязан к налоговым процедурам
• Имеет фиксированный набор полномочий
• Хорошо интегрирован с системами ФНС
• Используется преимущественно для подачи отчетности

Формат 003

Формат 003, разработанный Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ (Минцифры), представляет собой более универсальное решение. Он создан для широкого спектра задач, включая участие в торгах, подписание контрактов и взаимодействие с государственными информационными системами.

Особенности формата 003:

• Более гибкая структура данных
• Расширенный набор полномочий
• Лучше адаптирован для использования в различных информационных системах
• Постепенно становится единым стандартом для всех видов МЧД

Сравнение форматов: когда какой использовать

Важно отметить, что с 1 марта 2025 года будет запрещено создавать новые МЧД в формате 002. Уже выпущенные доверенности этого формата будут действительны до истечения их срока, но постепенно весь рынок перейдет на использование формата 003.

Наш опыт показывает, что уже сейчас целесообразно переходить на использование формата 003, даже если текущие системы поддерживают оба варианта. Это позволит избежать потенциальных проблем в будущем и обеспечит более широкие возможности при делегировании полномочий.

В конечном итоге выбор формата должен определяться конкретными требованиями информационной системы или электронной торговой площадки, с которой вы планируете работать. Впрочем, тенденция к унификации форматов явно указывает на то, что единый формат 003 становится фактическим стандартом индустрии.

Как оформить МЧД: пошаговая инструкция

Процесс оформления машиночитаемой доверенности может показаться сложным на первый взгляд, но при системном подходе он вполне выполним даже для тех, кто не является IT-специалистом. Рассмотрим пошаговую инструкцию по созданию МЧД для торгов.

Где оформить: обзор сервисов

Существует несколько способов оформления МЧД в зависимости от типа торгов:

1. Для госзакупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ (для МСП) — через личный кабинет ЕИС (zakupki.gov.ru)
2. Для имущественных торгов — через систему ГИС Торги
3. Для коммерческих торгов — через специализированные сервисы, например:
   • Контур.Доверенности
   • СКБ Электронный документооборот
   • КриптоПро DSS
   • Другие сервисы, интегрированные с конкретными ЭТП

Какие данные нужны для создания

Перед тем как приступить к оформлению МЧД, подготовьте следующую информацию:

• О доверителе: полное наименование организации, ИНН, ОГРН, адрес, сведения о руководителе
• О доверенном лице: ФИО, должность, паспортные данные, СНИЛС
• О полномочиях: перечень действий, которые доверенное лицо сможет совершать от имени организации
• О сроках: дата начала и окончания действия доверенности
• О сертификатах: данные квалифицированной электронной подписи руководителя

Кто подписывает и как

МЧД должна быть подписана квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя организации или иного лица, имеющего право действовать от имени юридического лица без доверенности. В некоторых случаях допускается подписание МЧД лицом, действующим по другой машиночитаемой доверенности (передоверие).

Пошаговый алгоритм создания МЧД в ЕИС

1. Подготовительный этап
   • Убедитесь, что организация зарегистрирована в ЕИС
   • Проверьте наличие действующей УКЭП руководителя
2. Вход в систему
   • Авторизуйтесь в ЕИС с использованием УКЭП руководителя
   • Перейдите в раздел «Администрирование»
3. Работа с пользователями
   • В подразделе «Пользователи организации» найдите сотрудника, для которого оформляется МЧД
   • Если сотрудник еще не добавлен, отправьте ему приглашение через систему
4. Создание доверенности
   • Перейдите в раздел «Реестр доверенностей»
   • Нажмите кнопку «Создать доверенность»
   • Выберите тип доверенности «Машиночитаемая доверенность»
5. Заполнение формы
   • Укажите данные доверителя (система подставит их автоматически)
   • Введите данные доверенного лица (сотрудника)
   • Выберите необходимые полномочия из предложенного списка
   • Установите срок действия доверенности
6. Проверка и подписание
   • Внимательно проверьте все внесенные данные
   • Подпишите документ УКЭП руководителя
   • Дождитесь подтверждения успешной регистрации МЧД в реестре доверенностей
7. Подтверждение активации
   • После подписания МЧД автоматически появится в реестре доверенностей ЕИС
   • Сотрудник получит уведомление о выданной доверенности и сможет использовать ее при работе на ЭТП

Важно помнить, что процесс создания МЧД может немного отличаться в зависимости от конкретной платформы или сервиса. Однако общий алгоритм и требуемые данные остаются примерно одинаковыми.

В случае возникновения сложностей рекомендуем обратиться в техническую поддержку соответствующей площадки или сервиса, где вы оформляете МЧД. Как показывает наш опыт, своевременная консультация со специалистами помогает избежать многих ошибок и значительно ускоряет процесс.

Срок действия и продление МЧД

Один из ключевых параметров машиночитаемой доверенности — срок её действия. В отличие от многих других аспектов МЧД, здесь законодатель предоставил бизнесу значительную свободу, что позволяет гибко настраивать временные рамки под потребности конкретной организации.

С юридической точки зрения ограничений на срок действия МЧД нет. Доверитель (руководитель организации) самостоятельно определяет период, в течение которого доверенное лицо может осуществлять делегированные полномочия. Однако стоит учитывать важный нюанс: если срок действия в МЧД не указан, то по умолчанию она будет действительна только в течение одного года с момента выдачи.

Для участия в торгах мы рекомендуем устанавливать следующие оптимальные сроки:

• Для регулярной работы специалиста по закупкам — 1 год (с последующим продлением)
• Для конкретной закупочной кампании — на период проведения закупки плюс 3-6 месяцев
• Для внешних консультантов — на период действия договора об оказании услуг
• Для сотрудников с испытательным сроком — до окончания испытательного срока с возможностью продления

Важно отметить, что информационные системы и ЭТП автоматически проверяют срок действия МЧД при каждом обращении пользователя. Как только срок истекает, доверенное лицо мгновенно теряет все делегированные полномочия без возможности «льготного периода».

Основные риски, связанные с истечением срока действия МЧД:

1. Блокировка доступа к системе в критический момент (например, перед подачей заявки)
2. Невозможность подписания контракта в установленные сроки
3. Срыв сроков подачи запросов на разъяснения документации
4. Утрата возможности подачи жалобы в контролирующие органы

Для минимизации этих рисков рекомендуем внедрить в организации систему мониторинга сроков действия МЧД. Это может быть как автоматизированное решение (например, через интеграцию с корпоративной CRM-системой), так и простой регламент ежемесячной проверки актуальности доверенностей.

Продление МЧД технически реализуется не через изменение существующей доверенности, а через выпуск новой с актуальными сроками. При этом старая доверенность может быть отозвана или оставлена до истечения срока действия — система автоматически выберет наиболее актуальный документ.

В каком-то смысле МЧД — это своеобразные «цифровые ключи доступа» к электронным торговым площадкам. И как с любыми ключами, с ними нужно обращаться внимательно и ответственно, регулярно проверяя их актуальность и работоспособность.

Юридическая значимость МЧД и правовое регулирование

Машиночитаемая доверенность — это не просто технологическая новация, а полноценный юридически значимый документ, статус которого закреплен на законодательном уровне. Правовой фундамент для использования МЧД формируют несколько ключевых нормативных актов.

Основополагающим документом выступает Федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи», который устанавливает правовые условия использования электронной подписи в электронных документах. Статья 6 этого закона признает, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, равнозначна документу на бумажном носителе с собственноручной подписью.

Более детальное регулирование обеспечивают приказы Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ:

• Приказ Минцифры от 18.08.2021 № 857 «Об утверждении единых требований к формату машиночитаемой доверенности, создаваемой и подписываемой с использованием квалифицированной электронной подписи»
• Приказ Минцифры от 14.09.2021 № 942 «Об утверждении технических требований к формированию машиночитаемых доверенностей»

В контексте участия в государственных закупках дополнительным регуляторным уровнем выступают Федеральный закон №44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок» и Федеральный закон №223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».

Важно подчеркнуть, что машиночитаемая доверенность, оформленная в соответствии с требованиями законодательства и подписанная квалифицированной электронной подписью, юридически равнозначна бумажной доверенности, заверенной собственноручной подписью и печатью (при наличии). Это означает, что все действия, совершенные по такой доверенности, имеют полную юридическую силу и порождают соответствующие правовые последствия.

Отдельного внимания заслуживает вопрос передоверия. Согласно статье 187 Гражданского кодекса РФ, лицо, которому выдана доверенность, может передоверить совершение действий другому лицу, если это предусмотрено в доверенности. В контексте МЧД это означает, что в формате доверенности должно быть явно указано право на передоверие, а сама процедура передоверия также должна быть реализована в форме МЧД.

С точки зрения судебной практики, пока еще нет значительного количества прецедентов, связанных именно с машиночитаемыми доверенностями. Однако общие принципы применения электронных документов, подписанных квалифицированной электронной подписью, уже хорошо отработаны судебной системой, и эта практика вполне применима к МЧД.

В целом правовое регулирование МЧД в России можно охарактеризовать как достаточно проработанное на уровне федеральных законов и подзаконных актов. При этом нормативная база продолжает развиваться, отражая накопленный практический опыт и технологические инновации в сфере электронного документооборота.

Часто задаваемые вопросы

При внедрении машиночитаемых доверенностей у организаций возникает множество практических вопросов. Мы собрали наиболее распространенные из них и подготовили ответы, основанные на нормативных требованиях и нашем опыте.

Можно ли оформить МЧД без УКЭП?

Нет, машиночитаемая доверенность обязательно должна быть подписана квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченного лица. Использование неквалифицированной или простой электронной подписи не допускается. Это требование закреплено в Федеральном законе №63-ФЗ «Об электронной подписи» и является обязательным для придания юридической значимости документу.

Что будет, если МЧД не загрузить вовремя?

При отсутствии или просрочке МЧД сотрудник не сможет совершать юридически значимые действия на электронной торговой площадке. Системы автоматически проверяют наличие и актуальность доверенности при каждом действии пользователя. В случае отсутствия МЧД сотрудник не сможет подать заявку на участие в закупке, направить запрос на разъяснение документации или подписать контракт.

МЧД и доверенность по 115-ФЗ — это одно и то же?

Нет, это разные документы. Доверенность по 115-ФЗ (Федеральный закон «О противодействии легализации доходов…») используется для идентификации представителей клиентов финансовых организаций. МЧД же применяется для подтверждения полномочий при работе в электронных системах, в том числе на торговых площадках. По форме, содержанию и порядку оформления эти доверенности существенно различаются.

Можно ли использовать одну МЧД на разных площадках?

Для работы на восьми федеральных ЭТП достаточно одной МЧД, оформленной в ЕИС. Для других электронных площадок может потребоваться оформление отдельных доверенностей в зависимости от их требований. Всегда уточняйте этот вопрос в регламентах конкретных ЭТП или в их службе поддержки.

Можно ли оформить МЧД для ИП?

МЧД на имя индивидуального предпринимателя оформить нельзя, поскольку ИП имеют право действовать без доверенности, аналогично руководителям организаций. Однако ИП может выдать МЧД другому физическому лицу для представления своих интересов на электронных площадках.

Что делать, если нужно срочно отозвать доверенность?

МЧД можно отозвать в любой момент через тот же сервис, где она была создана. После отзыва информация об этом немедленно отображается в реестре доверенностей, и все системы, интегрированные с этим реестром, автоматически блокируют возможность использования отозванной доверенности. Это одно из важных преимуществ МЧД перед бумажными аналогами.

Какие ошибки чаще всего допускают при оформлении МЧД?

Наиболее распространенные ошибки включают: неправильное указание паспортных данных доверенного лица, ограниченный набор полномочий (не позволяющий выполнять все необходимые действия), некорректное определение срока действия доверенности и попытки использовать неактуальную электронную подпись руководителя. Рекомендуем внимательно проверять все данные перед подписанием МЧД.

Заключение

Машиночитаемая доверенность — это не просто дань цифровой моде, а необходимый элемент современной бизнес-архитектуры для компаний, участвующих в электронных торгах. В 2025 году МЧД становится обязательным инструментом для работы на большинстве электронных торговых площадок, что делает понимание принципов их создания и использования критически важным для бизнеса.

Мы рассмотрели ключевые аспекты работы с МЧД: от правовых основ и технических форматов до практических шагов по оформлению и типичных ошибок. Главное, что стоит запомнить: МЧД — это полноценный юридический документ, который требует такого же внимательного отношения, как и традиционные бумажные доверенности, но при этом предоставляет значительно больше возможностей для оптимизации бизнес-процессов.

В ближайшие годы мы прогнозируем дальнейшее развитие экосистемы МЧД, включая унификацию форматов, расширение сферы применения и интеграцию с другими элементами цифровой инфраструктуры. Организациям, которые уже сейчас активно внедряют эту технологию, будет проще адаптироваться к грядущим изменениям.

Рекомендуем провести аудит ваших текущих процессов участия в торгах и оценить, насколько эффективно вы используете возможности МЧД. Возможно, стоит обновить регламенты работы с доверенностями, провести обучение сотрудников или внедрить систему мониторинга сроков действия доверенностей. Эти небольшие шаги могут значительно повысить эффективность вашего участия в электронных торгах.