Как выдать электронные расчетки без штрафов в 2025

Электронные расчетные листки: как выдать правильно и без штрафов

Расчетный листок — это документ, содержащий детализированную информацию о начислениях, удержаниях и итоговой сумме заработной платы работника за определенный период. Это не просто формальность, а важный инструмент прозрачности трудовых отношений, который защищает интересы обеих сторон.

Согласно ч.1 ст.136 Трудового кодекса РФ: «При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период…». Это не рекомендация, а императивная норма.

Для работника расчетный листок служит своеобразным финансовым зеркалом: он позволяет проверить правильность начисления оклада, премий, надбавок, корректность удержания НДФЛ и других отчислений. Практический пример: сотрудник, заметив отсутствие положенной ему по коллективному договору доплаты за вредность, может оперативно обратиться в бухгалтерию для корректировки.

Для работодателя этот документ — не только исполнение обязательств перед персоналом и трудовой инспекцией, но и страховка от необоснованных претензий. В случае трудового спора грамотно оформленный и своевременно выданный расчетный листок станет весомым аргументом, подтверждающим корректность выплат.

В цифровую эпоху бумажные расчетки постепенно уступают место электронным, что ставит перед кадровыми службами новые вызовы: как сохранить юридическую значимость, обеспечить защиту персональных данных и при этом упростить процесс их выдачи?

Подключим и настроим ЭДО в вашей компании. Оставить заявку

Что говорит закон: обязанности работодателя и права работника

Правовое регулирование выдачи расчетных листков находится на пересечении трудового законодательства и норм о защите персональных данных. С 2022 года нормативная база существенно обновилась, открыв новые возможности для электронного кадрового документооборота.

Ключевые нормативные акты, которыми следует руководствоваться:

• Трудовой кодекс РФ (статья 136) — базовая норма, обязывающая работодателя извещать работника о составных частях зарплаты;
• Статьи 22.1–22.3 ТК РФ — внесенные в конце 2021 года изменения, легализовавшие электронный документооборот в трудовых отношениях;
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» — требования к обработке и защите сведений, содержащихся в расчетном листке;
• Письмо Минтруда от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296 — разъяснение о порядке применения электронных расчетных листков;
• Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 (п. 295) — нормы хранения расчетных листков.

Трудовое законодательство предоставляет работодателю право выбирать способ передачи расчетных листков сотрудникам: на бумаге или в электронном виде. Главное — чтобы применяемый способ был зафиксирован в локальных нормативных актах организации или трудовых договорах.

Важно: Нарушение порядка выдачи расчетных листков влечет административную ответственность:

• Для должностных лиц и ИП: штраф 1–5 тыс. руб. за первое нарушение, 10–20 тыс. руб. за повторное;
• Для юридических лиц: штраф 30–50 тыс. руб. за первое нарушение, 50–70 тыс. руб. за повторное;
• В особых случаях (разглашение персональных данных) возможна уголовная ответственность.

При внедрении электронных расчетных листков работодатель должен помнить, что расчетки необходимо хранить 6 лет после года, в котором они были составлены. А при отсутствии лицевых счетов срок хранения увеличивается до 75 лет.

Несмотря на то, что у работника нет прямо закрепленного в ТК РФ права выбора формата получения расчетного листка, на практике суды часто становятся на сторону работников, требующих выдачи документа в привычной для них форме. Поэтому мы рекомендуем учитывать пожелания персонала при организации процесса.

Окончательный переход на электронный формат требует системного подхода: от разработки локальных нормативных актов до внедрения защищенных технических решений.

Какой должна быть структура расчетного листка

Трудовое законодательство не устанавливает единую форму расчетного листка, оставляя этот вопрос на усмотрение работодателя. Однако содержание документа регламентировано: он должен отражать все составляющие заработной платы и удержания. Корректно составленный расчетный листок — это не просто юридическая формальность, а инструмент финансовой прозрачности.

Обязательные элементы расчетного листка:

1. Начисления:
   • Оклад или тарифная ставка
   • Надбавки за условия труда (вредность, сложность, секретность)
   • Доплаты (сверхурочные, работа в выходные)
   • Премии и бонусы
   • Компенсационные выплаты (командировочные, за использование личного имущества)
2. Удержания:
   • НДФЛ (с указанием ставки и базы)
   • Алименты (при наличии)
   • Профсоюзные взносы (при согласии работника)
   • Удержания по исполнительным листам
   • Возврат подотчетных сумм
3. Общие сведения:
   • Период, за который производится выплата
   • Итоговая сумма к выплате
   • Реквизиты предприятия (на практике могут опускаться)
   • Табельный номер или иной идентификатор работника (не обязательно ФИО)

Важно отметить, что в расчетку не входят: займы, стипендии по ученическому договору, подотчетные суммы, выданные работодателем. Особая ситуация с пособиями по нетрудоспособности: в расчетном листке отражается только сумма пособия по больничному за первые три дня, которую платит работодатель; пособия от СФР в этом документе не отражаются.

При составлении формы расчетного листка рекомендуется придерживаться принципа информативности и понятности. Все элементы должны быть разделены по блокам, каждое начисление и удержание — обозначены отдельной строкой. Это поможет сотруднику быстро ориентироваться в документе.

Прозрачность формулировок — ключ к минимизации конфликтов. Например, вместо аббревиатуры «ДПВ» лучше использовать полную расшифровку «Доплата за повышенную выработку». Также следует избегать внутренних кодовых обозначений, понятных только бухгалтерам.

При переходе на электронные расчетные листки желательно сохранить структуру привычного бумажного документа, дополнив его интерактивными элементами — всплывающими подсказками с пояснениями или возможностью просмотра архива.

📸 Примерный вид расчетного листка:

РАСЧЕТНЫЙ ЛИСТОК ЗА АПРЕЛЬ 2025 Г.

Работник: [Табельный номер] [ФИО]

Подразделение: Отдел разработки

Должность: Ведущий инженер

НАЧИСЛЕНО:

Оклад: 80 000,00 руб.

Премия (квартальная): 30 000,00 руб.

Надбавка за стаж: 5 000,00 руб.

Компенсация за задержку выплаты зарплаты: 356,78 руб.

Всего начислено: 115 356,78 руб.

УДЕРЖАНО:

НДФЛ (13%): 15 000,00 руб.

Профсоюзный взнос (1%): 1 153,57 руб.

Всего удержано: 16 153,57 руб.

К ВЫПЛАТЕ: 99 203,21 руб.

Грамотно составленный расчетный листок — это не просто юридическая защита работодателя, но и элемент корпоративной культуры, демонстрирующий уважение к сотрудникам через информационную открытость.

Бумажный или электронный: в какой форме выдавать

Выбор формата выдачи расчетных листков — один из тех вопросов, где технологический прогресс сталкивается с устоявшимися привычками. Традиционный бумажный вариант постепенно уступает место электронным формам, но каждый метод имеет свои особенности.

Бумажные расчетные листки — проверенный временем подход. Его основные характеристики:

• Не требует дополнительных технических средств и навыков от сотрудников
• Исключает проблемы с доступом к электронным устройствам
• Обеспечивает привычный формат для работников старшего поколения
• Требует физического хранения документов и расходных материалов
• Создает риски случайного раскрытия конфиденциальной информации

Электронные расчетные листки — современное решение, предлагающее следующие преимущества:

• Автоматизация процесса выдачи и хранения
• Экономия на печати и хранении документации
• Удобство получения и просмотра истории начислений
• Снижение рисков несанкционированного доступа при правильной настройке защиты
• Необходимость технического обеспечения и обучения персонала

Важно знать: При внедрении электронных расчетных листков работодатель должен обеспечить защиту персональных данных согласно ФЗ-152. В некоторых случаях требуется использование усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) и сертифицированных ФСБ России средств криптографической защиты информации.

Минтруд в письме от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296 подчеркивает, что оповещение сотрудников о составных частях заработной платы в цифровом формате возможно только при использовании организацией систем кадрового ЭДО. Однако практика показывает, что работодатели успешно внедряют альтернативные защищенные способы, например, через корпоративные порталы с персональной аутентификацией.

Сравнение форм расчетных листков:

Оптимальным решением для многих организаций становится гибридный подход: внедрение электронных расчетных листков с сохранением возможности получения бумажного дубликата по запросу. Это позволяет учесть технологические возможности и предпочтения разных категорий сотрудников.

При любом выбранном формате работодатель должен документально закрепить порядок выдачи расчетных листков в локальных нормативных актах и получить соответствующие согласия работников на обработку персональных данных.

Как показывает практика, даже самые консервативные коллективы успешно переходят на цифровые решения при грамотном внедрении и достаточной информационной поддержке со стороны HR и IT-подразделений.

Как правильно выдать электронный расчетный листок

Переход на электронные расчетные листки — процесс, требующий системного подхода и внимания к деталям. Правильная организация этой процедуры не только минимизирует юридические риски, но и делает взаимодействие с сотрудниками более эффективным. Рассмотрим пошаговый алгоритм внедрения электронных расчетных листков в компании.

Пошаговая инструкция по внедрению электронных расчетных листков:

1. Разработка и утверждение локальных нормативных актов
   • Определите форму электронного расчетного листка
   • Издайте приказ о переходе на электронный формат передачи документов
   • Согласуйте форму с профсоюзом (при его наличии в организации)
   • Внесите соответствующие изменения в Положение об оплате труда или Правила внутреннего трудового распорядка
2. Получение согласий сотрудников
   • Разработайте форму заявления/согласия на получение электронных расчетных листков
   • Проведите разъяснительную работу среди персонала
   • Соберите заявления с указанием предпочтительного способа получения (email, корпоративный портал, специальное приложение)
   • Получите согласие на обработку персональных данных в цифровом формате
3. Техническая подготовка
   • Выберите и настройте программное обеспечение для формирования и отправки электронных расчетных листков
   • Обеспечьте защиту персональных данных согласно требованиям законодательства
   • Протестируйте систему на ограниченной группе пользователей
   • Подготовьте инструкции для сотрудников и службы поддержки
4. Запуск процесса
   • Проведите пилотную рассылку с уведомлением о запуске новой системы
   • Организуйте техническую поддержку для решения возможных проблем
   • Соберите обратную связь после первого цикла выдачи расчетных листков
5. Организация учета и хранения
   • Настройте автоматическую фиксацию факта ознакомления сотрудников с расчетными листками
   • Обеспечьте хранение электронных расчетных листков не менее 6 лет
   • Внедрите систему резервного копирования данных

Обратите внимание! Работодатель обязан выдавать расчетные листки при каждой выплате заработной платы. Выдача этого документа только по запросу сотрудника является нарушением трудового законодательства.

Особое внимание следует уделить защите персональных данных. Передача расчетных листков по открытым каналам связи без специальных мер защиты может привести к серьезным юридическим последствиям. Рекомендуется использовать защищенные платформы или шифрованные документы при отправке по электронной почте.

При внедрении электронных расчетных листков важно учитывать, что не все сотрудники могут иметь одинаковый уровень технической подготовки или доступ к цифровым устройствам. Для таких категорий работников целесообразно предусмотреть альтернативные способы получения информации о начислениях и удержаниях.

Практика показывает, что наиболее успешно внедрение электронных расчетных листков проходит при активном вовлечении представителей HR, IT и бухгалтерии. Междисциплинарный подход позволяет учесть технические, юридические и организационные аспекты процесса.

Грамотно выстроенный процесс выдачи электронных расчетных листков не только снижает административную нагрузку на бухгалтерию, но и повышает уровень доверия сотрудников к системе расчетов заработной платы благодаря оперативному информированию и удобному доступу к архиву документов.

Через что можно выдавать расчетки: платформы и сервисы

Выбор технологической платформы для выдачи электронных расчетных листков — решение, которое должно учитывать как потребности компании, так и привычки сотрудников. Рынок предлагает разнообразные инструменты, каждый со своими преимуществами и ограничениями.

Сравнение основных платформ для выдачи электронных расчетных листков:

При выборе платформы рекомендуем обратить внимание на следующие аспекты:

• Интеграция с существующими учетными системами компании
• Простота использования для конечных пользователей
• Средства защиты персональных данных
• Возможность подтверждения получения расчетного листка
• Удобство архивного хранения и поиска документов

Рекомендации по выбору платформы в зависимости от масштаба компании:

• Малый бизнес (до 50 сотрудников): Простые решения на базе защищенной электронной почты или облачные КЭДО-сервисы с помесячной тарификацией.
• Средний бизнес (50-250 сотрудников): 1С:Кабинет сотрудника или специализированные решения для КЭДО с интеграцией в используемую учетную систему.
• Крупный бизнес (свыше 250 сотрудников): Комплексные решения с интеграцией в корпоративный портал, возможно комбинирование с кадровыми терминалами для производственного персонала.

Предприятиям с высокой долей сотрудников, работающих в полевых условиях или не имеющих постоянного доступа к компьютеру, стоит обратить внимание на мобильные решения или гибридный подход с возможностью получения бумажных копий.

Важно помнить, что даже самая совершенная платформа не заменит грамотно выстроенные бизнес-процессы. Внедрение электронных расчетных листков должно сопровождаться обучением персонала и четкими инструкциями по использованию выбранного решения.

Рынок технологий развивается стремительно, и мы рекомендуем периодически пересматривать выбранную стратегию с учетом появления новых решений и изменений в законодательстве о кадровом электронном документообороте.

Как действовать, если нет смартфона или доступа к 1С

Цифровизация кадровых процессов сталкивается с практическими ограничениями, особенно на производственных предприятиях, где значительная часть персонала не имеет постоянного доступа к компьютерам или современным мобильным устройствам. Такая ситуация требует нестандартных решений, сочетающих технологичность и доступность.

Практические решения для производственных и «полевых» сотрудников:

1. Кадровые терминалы самообслуживания
   • Устанавливаются в местах общего доступа: проходные, столовые, комнаты отдыха
   • Оснащаются простым интерфейсом с возможностью авторизации по ID-карте или табельному номеру
   • Позволяют просматривать и распечатывать расчетные листки
   • Решают проблему доступа к информации без личных устройств сотрудников
2. Гибридные решения выдачи документов
   • Формирование централизованного электронного архива расчетных листков
   • Возможность печати бумажных копий для определенных категорий сотрудников
   • Автоматизация процесса подтверждения выдачи через считывание штрих-кодов с пропусков
3. Информационные киоски с ассистентами
   • Размещение в цехах специальных кабин с доступом к расчетным листкам
   • Привлечение специально обученных сотрудников для помощи с получением документов
   • Организация «дней расчетных листков» с выездом кадровых специалистов в отдаленные подразделения
4. Корпоративные SIM-карты с доступом к специальным сервисам
   • Предоставление простых кнопочных телефонов с возможностью получения SMS-уведомлений
   • Организация получения упрощенных расчетных листков через USSD-запросы
   • Возможность заказа печатной копии через короткий номер

Для сотрудников старшего поколения, испытывающих сложности с цифровыми технологиями, рекомендуется организовать программы поддержки и обучения. Небольшой тренинг по использованию терминала может значительно снизить сопротивление новым технологиям.

Практический опыт: На одном из металлургических комбинатов успешно внедрили практику «цифровых наставников» — когда молодые сотрудники помогают коллегам освоить электронные сервисы в обмен на небольшие бонусы. Это не только решило проблему адаптации, но и улучшило межпоколенческие коммуникации в коллективе.

Важно помнить, что независимо от выбранного способа, работодатель должен обеспечить подтверждение получения расчетного листка каждым сотрудником. Для этого могут использоваться журналы выдачи с подписями, электронные отметки или другие методы фиксации факта ознакомления.

При всех преимуществах цифровизации, не стоит полностью отказываться от возможности получения бумажных расчетных листков для тех сотрудников, которым это действительно необходимо. Гибкость подхода — залог успешного внедрения новых технологий.

Как избежать проблем: типичные ошибки при выдаче

Переход на электронные расчетные листки при всех преимуществах сопряжен с определенными рисками. Анализ практики показывает, что многие работодатели допускают типовые ошибки, которые могут привести к административным штрафам и трудовым спорам. Рассмотрим наиболее распространенные из них и способы их предотвращения.

Топ-6 ошибок при выдаче электронных расчетных листков:

1. Отсутствие документального оформления перехода на ЭДО
   • Ошибка: Неформальное внедрение электронных расчетных листков без внесения изменений в локальные нормативные акты.
   • Решение: Разработать и утвердить положение о порядке выдачи электронных расчетных листков, внести соответствующие изменения в правила внутреннего трудового распорядка или положение об оплате труда.
2. Игнорирование требований к защите персональных данных
   • Ошибка: Отправка расчетных листков по незащищенным каналам связи или хранение без надлежащей защиты.
   • Решение: Использовать шифрование, защищенные каналы связи, ограничивать доступ к данным строго по принципу необходимости.
3. Отсутствие подтверждения получения расчетного листка
   • Ошибка: Неспособность доказать факт ознакомления сотрудника с расчетным листком.
   • Решение: Внедрить электронную фиксацию факта ознакомления или получить подпись в журнале выдачи при передаче бумажных копий.
4. Выдача расчетных листков «по запросу»
   • Ошибка: Предоставление расчетных листков только при обращении сотрудника.
   • Решение: Обеспечить регулярную выдачу расчетных листков при каждой выплате заработной платы, независимо от запросов работников.
5. Некорректное уведомление о переходе на электронный формат
   • Ошибка: Отсутствие разъяснительной работы и инструкций для сотрудников.
   • Решение: Провести информационную кампанию, разработать понятные инструкции, организовать техническую поддержку.
6. Передача расчетных листков через третьих лиц
   • Ошибка: Направление расчетных листков руководителям подразделений для последующей передачи сотрудникам.
   • Решение: Обеспечить прямую передачу расчетных листков конкретным работникам, исключив доступ посторонних лиц к персональным данным.

Реальный кейс: Компания была оштрафована на 50 000 рублей после жалобы сотрудника, которому отказали в выдаче бумажного расчетного листка, несмотря на отсутствие у него смартфона для доступа к электронной версии. Суд признал действия работодателя нарушающими трудовое законодательство.

Советы по автоматизации процесса выдачи расчетных листков:

• Интегрируйте процесс формирования расчетных листков непосредственно с расчетом заработной платы
• Настройте автоматические уведомления сотрудникам о доступности нового расчетного листка
• Ведите электронный журнал выдачи с фиксацией даты и времени ознакомления
• Обеспечьте возможность печати расчетных листков в случае технических сбоев
• Создайте систему регулярного аудита процесса для выявления потенциальных проблем

Особое внимание следует уделить переходному периоду, когда часть сотрудников уже перешла на электронный формат, а часть продолжает получать бумажные расчетные листки. В этой ситуации важно вести четкий учет способов передачи документов для каждого работника.

Помните, что правильная организация процесса выдачи расчетных листков — это не только юридическая защита компании, но и элемент корпоративной культуры, демонстрирующий уважение к правам и потребностям сотрудников.

Как оформить согласие работника на ЭДО

Одним из ключевых этапов внедрения электронных расчетных листков является получение согласия работников на новый формат взаимодействия. Правильно оформленное согласие защищает интересы обеих сторон и создает юридическую основу для электронного документооборота.

Согласие на получение электронных расчетных листков должно быть оформлено в письменном виде и содержать следующие обязательные элементы:

1. Персональные данные работника: ФИО, должность, структурное подразделение
2. Явно выраженное согласие на получение расчетных листков в электронном виде
3. Выбранный способ получения: корпоративная электронная почта, личный кабинет на портале, мобильное приложение и т.д.
4. Контактная информация для доставки расчетных листков (email-адрес или иные идентификаторы)
5. Подтверждение ознакомления с порядком получения электронных расчетных листков
6. Дата начала получения расчетных листков в электронном формате
7. Срок действия согласия или указание на бессрочный характер
8. Личная подпись работника и дата составления документа

При сборе согласий необходимо учитывать следующие особенности:

• Согласие должно оформляться отдельным документом или быть частью более общего согласия на электронный документооборот
• Работник вправе в любой момент отозвать свое согласие, что должно быть отражено в тексте документа
• Рекомендуется предусмотреть раздел для указания предпочтительного формата получения расчетных листков на случай технических сбоев

Важно: Помимо согласия на получение электронных расчетных листков, работодатель также должен получить согласие на обработку персональных данных в соответствии с требованиями Федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных».

Где и как хранить согласия:

• Оригиналы согласий рекомендуется хранить в личных делах сотрудников
• Электронные копии согласий следует включить в защищенную базу данных
• Срок хранения согласий должен соответствовать общим срокам хранения кадровой документации (не менее 50 лет для документов, связанных с оплатой труда)
• Доступ к документам должен быть строго ограничен кругом уполномоченных лиц

Процесс внедрения системы согласий:

1. Разработка шаблона согласия с учетом специфики предприятия
2. Проведение информационных встреч с коллективом для разъяснения нового порядка
3. Сбор согласий с действующих сотрудников
4. Включение этапа оформления согласия в процедуру трудоустройства новых работников
5. Организация системы учета и мониторинга полученных согласий

Бонус для скачивания: Шаблон согласия на получение электронных расчетных листков

СОГЛАСИЕ

на получение расчетных листков в электронном виде

Я, [ФИО полностью], работающий в [наименование организации] в должности [должность], структурное подразделение [название отдела], настоящим выражаю согласие на получение расчетных листков в электронном виде.

Прошу направлять мне расчетные листки следующим способом:

☐ На корпоративную электронную почту: ______________________

☐ Через личный кабинет в системе [название системы]

☐ В мобильном приложении [название приложения]

☐ Иным способом: _________________________________________

Настоящим подтверждаю, что ознакомлен с Положением о порядке выдачи электронных расчетных листков, утвержденным [реквизиты документа].

Обязуюсь своевременно информировать работодателя об изменении контактных данных для получения электронных расчетных листков.

В случае возникновения технических проблем прошу выдавать мне расчетные листки в бумажном виде.

Данное согласие действует с [дата] и до момента его отзыва путем подачи соответствующего заявления работодателю.

Дата: _____________         Подпись: _____________

Грамотно выстроенная система получения и хранения согласий на электронные расчетные листки не только минимизирует юридические риски, но и упрощает администрирование процесса, делая его более прозрачным и управляемым.

Вывод: что нужно учесть работодателю

Внедрение электронных расчетных листков — это не просто технологическое нововведение, а комплексный проект на стыке кадрового делопроизводства, бухгалтерии и IT. Анализируя практический опыт компаний, успешно реализовавших переход на цифровой формат, можно выделить ключевые аспекты, требующие внимания работодателя.

Переход на электронные расчетные листки требует системного подхода, учитывающего правовые, технические и организационные аспекты. Мы рекомендуем придерживаться следующего чек-листа:

1. Правовая подготовка
   • Актуализировать локальные нормативные акты
   • Получить согласия сотрудников на новый формат взаимодействия
   • Убедиться в соответствии процедуры требованиям закона о защите персональных данных
   • Предусмотреть гибкий подход для сотрудников, предпочитающих бумажный формат
2. Техническая реализация
   • Выбрать оптимальную платформу с учетом особенностей предприятия
   • Обеспечить надежную защиту передаваемых данных
   • Настроить систему подтверждения получения документов
   • Организовать архивное хранение в соответствии с нормативными сроками
3. Организационное сопровождение
   • Провести обучение персонала работе с новой системой
   • Определить ответственных за каждый этап процесса
   • Разработать инструкции и регламенты
   • Наладить систему обратной связи для выявления и устранения проблем

Электронные расчетные листки — не только средство оптимизации бизнес-процессов, но и элемент современной корпоративной культуры, демонстрирующий технологическую зрелость компании. При этом важно помнить, что цифровизация должна служить интересам людей, а не создавать дополнительные барьеры.

Опыт показывает, что наиболее успешно внедрение проходит при поэтапном переходе с параллельным использованием обоих форматов в течение переходного периода. Это позволяет сотрудникам постепенно адаптироваться к новому формату и минимизирует риски сбоев в работе.

И наконец, важно помнить, что электронный расчетный листок — не просто цифровая копия бумажного документа. Использование современных технологий открывает новые возможности: интерактивные пояснения к начислениям, аналитика по динамике зарплаты, визуализация структуры доходов. Это позволяет превратить обязательную процедуру в полезный инструмент финансовой грамотности сотрудников.

Правильно организованный процесс выдачи электронных расчетных листков не только избавляет от штрафов, но и создает дополнительную ценность для бизнеса и сотрудников.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказать сотруднику в бумажном листке?

Трудовое законодательство не содержит прямого запрета на отказ в выдаче бумажного расчетного листка при наличии электронного. Однако практика показывает, что такой отказ может создать юридические риски для работодателя.

Если сотрудник настаивает на получении бумажной версии расчетного листка, мы рекомендуем удовлетворить такую просьбу. При наличии утвержденного порядка выдачи электронных расчетных листков, работодатель может установить определенную процедуру запроса бумажных копий (например, путем направления заявления в бухгалтерию).

В соответствии с ч. 1 ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать бумажную копию расчетного листка в течение трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления. Отказ в выдаче документа может быть расценен трудовой инспекцией как нарушение трудового законодательства и привести к административному штрафу.

Оптимальным решением является гибкий подход: предлагать электронный формат как основной, но сохранять возможность получения бумажных копий по запросу.

Нужна ли УКЭП при отправке расчетки на почту?

Вопрос о необходимости использования усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) при отправке расчетных листков по электронной почте остается дискуссионным.

С одной стороны, Минтруд в письме от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296 указывает, что оповещение сотрудников о составных частях заработной платы в электронном формате возможно только при использовании организацией систем кадрового ЭДО, что подразумевает применение УКЭП.

С другой стороны, расчетный листок не входит в перечень документов, для которых законодательно закреплено обязательное использование УКЭП при электронном взаимодействии.

Наша рекомендация: при отправке расчетных листков по электронной почте использовать как минимум защищенные каналы связи и шифрование содержимого (например, PDF-файлы с паролем). Если компания внедряет полноценную систему кадрового ЭДО, включающую различные документы, целесообразно использовать УКЭП и для расчетных листков, обеспечивая единый стандарт юридической значимости всех документов.

В любом случае, выбранный способ защиты должен быть закреплен в локальных нормативных актах организации и обеспечивать надежную защиту персональных данных работников.

Сколько лет хранить расчетные листки?

Сроки хранения расчетных листков определены Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (п. 295 Перечня). Согласно этому документу, расчетные листки необходимо хранить 6 лет после года, в котором они были составлены.

Однако существует важное исключение: при отсутствии лицевых счетов срок хранения расчетных листков увеличивается до 75 лет. Это связано с тем, что в такой ситуации расчетные листки становятся единственным источником информации о заработной плате, которая может потребоваться для расчета пенсии.

Электронные расчетные листки должны храниться с соблюдением тех же сроков, что и бумажные. При этом работодатель обязан обеспечить сохранность электронных документов, их защиту от несанкционированного доступа и возможность конвертации в читаемый формат при необходимости.

Рекомендуется организовать систему резервного копирования и периодической проверки целостности электронного архива расчетных листков.

Как оформить выдачу расчеток за прошедший период?

Если работник запрашивает расчетные листки за прошедшие периоды, работодатель обязан их предоставить в соответствии со ст. 62 ТК РФ. Выдача архивных расчетных листков имеет несколько особенностей.

Во-первых, сотрудник должен направить письменное заявление с указанием конкретного периода, за который необходимы расчетные листки. Форма заявления обычно произвольная, но может быть регламентирована внутренними документами компании.

Во-вторых, работодатель обязан выдать запрошенные документы в течение трех рабочих дней со дня получения заявления. При этом форма выдачи (бумажная или электронная) может определяться локальными нормативными актами или указываться сотрудником в заявлении.

При выдаче архивных расчетных листков в электронном виде важно обеспечить их аутентичность и целостность. Если компания использует систему кадрового ЭДО, рекомендуется создавать новую электронную копию с текущей датой формирования и пометкой «Архивная копия».

Если оригинал расчетного листка был бумажным, а сотрудник запрашивает электронную копию (или наоборот), работодатель может сделать соответствующее преобразование, но желательно сопроводить документ пояснительной запиской о том, что это копия.

Выдача архивных расчетных листков должна фиксироваться в специальном журнале или электронной системе учета, чтобы при необходимости подтвердить факт предоставления документов.

Важно помнить, что даже при наличии централизованного хранилища электронных расчетных листков, доступного сотрудникам, работодатель не освобождается от обязанности выдать документы по запросу работника в установленный законом срок.