Как выбрать полномочия для МЧД в 2025

Полномочия в машиночитаемой доверенности (МЧД): как выбрать и правильно указать

Переход на электронный документооборот неизбежно приводит бизнес к работе с машиночитаемыми доверенностями (МЧД). И если с технической стороной вопроса большинство компаний уже разобрались, то корректное указание полномочий представителей остаётся камнем преткновения. Здесь сталкиваются два мира: юридическая точность и машинная логика. Ошибки в полномочиях могут привести к отклонению отчётности, срыву сделок и даже превышению полномочий сотрудниками. В нашем материале мы разберёмся, как правильно определить и указать полномочия в МЧД, чтобы ваши цифровые документы работали без сбоев в любых информационных системах.

Что такое полномочия в МЧД

Полномочия в МЧД — это электронный эквивалент юридических прав и действий, которые доверитель передаёт представителю. Машиночитаемая доверенность — электронный аналог бумажной доверенности, который необходим сотрудникам для работы с госорганами и контрагентами от лица компании. Например, бухгалтеру для сдачи отчётности или юристу для взаимодействия с Федресурсом.

В отличие от традиционных бумажных доверенностей, где формулировки часто размыты и допускают вольные трактовки, полномочия в МЧД должны быть конкретными и однозначными. Машины не понимают двусмысленностей и не могут «догадаться», что имелось в виду.

Ключевое отличие полномочий в МЧД заключается в том, что они могут быть представлены как в текстовом формате (для человеческого прочтения), так и в виде уникальных идентификаторов (кодов) из классификатора Минцифры (для автоматической обработки информационными системами).

Полномочия в МЧД — это не просто юридическая формальность, а важный функциональный элемент, определяющий, какие действия информационные системы позволят совершить вашему представителю. Без корректного указания полномочий доверенность может быть отклонена или, что хуже, сотрудник не сможет выполнить требуемые операции в критический момент.

Стоит отметить, что для разных информационных систем и госорганов могут применяться различные форматы указания полномочий. Мы подробно рассмотрим эти нюансы в следующих разделах.

Для чего нужны полномочия и почему их важно указывать правильно

Корректное указание полномочий в МЧД — это не просто юридическая формальность, а критически важный элемент цифрового документооборота. Полномочия выполняют сразу несколько важных функций, о которых стоит помнить при каждом оформлении доверенности.

Прежде всего, полномочия — это гарант безопасности для руководителей компании. Они чётко ограничивают действия сотрудника и не позволяют ему, например, взять кредит на юрлицо без ведома директора или подписать невыгодный контракт. В МЧД можно указать одно или несколько полномочий, причём их легко менять или отзывать при необходимости.

Вот ключевые сценарии использования полномочий:

• Взаимодействие с ФНС — сдача налоговой отчётности, получение документов, представление интересов компании
• Работа с таможенными органами — подача деклараций, получение разрешений
• Документооборот с контрагентами — подписание договоров, актов выполненных работ, счетов-фактур
• Участие в электронных торгах — регистрация на площадках, подача заявок, заключение контрактов
• Взаимодействие с системами маркировки (Честный знак) — передача сведений о товарах

Некорректное указание полномочий может привести к серьёзным последствиям:

• Отклонение отчётности информационной системой госоргана
• Невозможность завершить важную сделку в установленный срок
• Юридические риски при подписании документов с превышением полномочий
• Финансовые потери из-за простоя процессов и необходимости переоформления доверенностей

Особенность МЧД в том, что проверка полномочий происходит автоматически — «бесстрастным» алгоритмом, который не сделает исключений и не пойдёт навстречу, как могло бы произойти при личном обращении. Поэтому важно с самого начала предусмотреть все необходимые сценарии использования доверенности и правильно их отразить.

Какие бывают способы указания полномочий

В мире машиночитаемых доверенностей существует несколько подходов к указанию полномочий, каждый со своими особенностями. Выбор оптимального варианта зависит от конкретной задачи, информационной системы и требований контрагента.

Основные способы указания полномочий

Полномочия по классификатору

Данный способ предполагает использование унифицированных кодов из официального классификатора Минцифры. Каждый код (OID) соответствует определённому полномочию с чётко зафиксированной формулировкой.

Например, код 1_FNS002 соответствует полномочию «Представлять налоговую декларацию, другую отчетность». Информационная система автоматически распознаёт эти коды и проверяет наличие соответствующих прав у подписанта.

Полномочия в свободной форме

При этом подходе полномочия описываются в текстовом виде без привязки к классификатору. Формулировки могут быть такими же, как и в традиционных бумажных доверенностях. Например: «Подписывать от имени ООО «Восход» договоры поставки на сумму не более 500 000 рублей».

Это особенно актуально для:

• работы с контрагентами
• взаимодействия с системами, пока не поддерживающими коды (ЛесЕГАИС, Росаккредитация)
• создания МЧД с нестандартными, очень специфичными полномочиями

Комбинированный способ

В некоторых случаях в одной МЧД можно использовать и коды, и текстовые описания. Это удобно, когда часть операций стандартизирована, а часть требует особого описания.

Важное ограничение: в единой МЧД формата 003 (EMCHD_1) можно использовать либо только коды из классификатора, либо только текстовые полномочия, но не их смешение в одном документе. Для разных сценариев использования придётся оформлять отдельные доверенности.

Выбор между кодами и свободной формой часто диктуется требованиями принимающей системы. Например, для работы с ФНС, ЕГАИС и Федресурсом необходимы коды из классификатора, а для систем вроде ЭДО Диадок подойдёт свободная форма.

Что такое классификатор полномочий и как с ним работать

Классификатор полномочий — это централизованный реестр, который ведет Минцифры с марта 2022 года на основании приказа от 18.08.2021 № 856. Это своего рода библиотека стандартизированных формулировок полномочий с присвоенными им уникальными кодами. Сегодня в этой базе уже более 1700 полномочий, и их количество постоянно растет.

Классификатор находится на портале ЕСНСИ и продолжает пополняться, доступ к нему получают все желающие через Госуслуги. Его основная задача — унифицировать формулировки и обеспечить автоматическую обработку доверенностей различными информационными системами.

Каждое полномочие в классификаторе имеет ряд атрибутов:

• CODE — уникальный идентификационный номер
• NAME — краткое наименование
• DESCRIPTION — полное описание полномочия
• STARTED — дата включения в справочник
• MNEMONIC — технический идентификатор
• И другие служебные поля

Вот как выглядит запись в классификаторе:

Среди популярных полномочий в классификаторе можно выделить:

• «Подписывать документы, используемые при постановке на учет и снятии с учета и сообщении сведений, установленных НК РФ»
• «Представлять интересы налогоплательщика в отношениях с налоговыми органами (полные полномочия)»
• «Получение информации о ходе и результатах исполнительного производства»
• «Направлять оператору информационной системы заявки и уведомления в отношении выпуска цифровых финансовых активов»

Для налоговых полномочий существует альтернативный источник — Справочник полномочий представителя налогоплательщика (СППР) от ФНС. Например, для наделения уполномоченного представителя налогоплательщика полномочиями по подписанию и представлению в налоговые органы документов предназначены коды «03», «21» и «22» (письмо ФНС от 16.08.2023 № ЗГ-3-26/10692).

Надо признать, что работать с федеральным классификатором пока непросто. Навигация по нему интуитивно не совсем понятна, потребуется время, чтобы разобраться и найти нужный раздел и блок. Кроме того, некоторые формулировки полномочий сложны для восприятия неспециалистами.

Например: «Направлять оператору информационной системы, оператору обмена цифровых финансовых активов, номинальному держателю заявки, уведомления, запросы, письма, требования и любые иные документы в отношении выпуска, обращения, распоряжения цифровыми финансовыми активами, иными цифровыми правами, цифровой валюты».

К счастью, существуют сервисы, которые значительно упрощают работу с классификатором благодаря удобному поиску и фильтрации. Это позволяет снизить время на оформление МЧД и избежать ошибок при выборе кодов полномочий.

Где искать коды полномочий

Для поиска и правильного указания кодов полномочий рекомендуем следовать этому алгоритму:

1. Определите область применения доверенности
   • Для какого ведомства или системы она создаётся (ФНС, таможня, Честный знак)
   • Какие действия будет выполнять представитель
2. Выберите способ доступа к классификатору:
   • Напрямую через портал ЕСНСИ (потребуется авторизация через Госуслуги)
   • Через специализированные сервисы оформления МЧД
3. Используйте инструменты поиска:
   • Поиск по ключевому слову (например, «декларация» или «маркировка»)
   • Фильтрация по ведомству (ФНС, ФТС, Росаккредитация)
   • Переход по иерархической структуре классификатора
4. Проверьте актуальность и применимость найденного кода:
   • Убедитесь, что полномочие не отозвано (поле REVOKED должно быть пустым)
   • Уточните, поддерживает ли выбранная информационная система этот код

В сложных случаях можно обратиться в техническую поддержку информационной системы, для которой оформляется МЧД. У них обычно есть рекомендуемые перечни кодов полномочий для типовых сценариев.

Как правильно подобрать полномочия для конкретной задачи

Подбор правильных полномочий для МЧД — задача не только юридическая, но и техническая. От точности этого выбора зависит, сможет ли ваш сотрудник выполнять свои функции и насколько защищены будут интересы компании. Давайте рассмотрим алгоритм подбора полномочий для разных сценариев.

Для электронного документооборота с контрагентами

Для ЭДО полномочия не регламентированы, поэтому рекомендуется указывать их в свободной форме. Можно использовать те же формулировки, что и в бумажной доверенности. 

Например:

• «Подписывать от имени ООО «Компания» первичные документы (счета, счета-фактуры, товарные накладные, акты выполненных работ)»
• «Заключать и расторгать договоры с контрагентами на сумму не более 500 000 рублей»
• «Подписывать дополнительные соглашения к договорам»

Для электронных торгов

Для участия в закупках необходимы достаточно обширные полномочия, которые лучше указывать в свободной форме. Примерный список:

• «Получать аккредитацию на электронных торговых площадках»
• «Подавать и отзывать заявки на участие в электронных процедурах»
• «Подавать ценовые предложения в электронных аукционах»
• «Подписывать контракты от имени компании»

Для систем маркировки товаров

Если ваш бизнес работает с маркированной продукцией, потребуются полномочия для работы с системой «Честный знак». Здесь обязательно использование кодов из классификатора, например:

• CIS001 — «Регистрировать товары в системе маркировки»
• CIS002 — «Подавать сведения о движении маркированной продукции»

Рекомендации по подбору полномочий

1. Анализируйте реальную потребность — не давайте сотруднику больше прав, чем ему действительно необходимо для работы
2. Учитывайте требования систем — некоторые госорганы принимают только определенные коды
3. Конкретизируйте ограничения — по суммам, видам документов, контрагентам
4. Привязывайте полномочия к должности и функциям — HR-специалисту не нужны права на подписание финансовых документов
5. Разделяйте критичные полномочия — например, право подписи и право согласования финансовых документов

Правильно подобранные полномочия — это баланс между функциональностью и безопасностью. Они должны позволять сотруднику эффективно выполнять свои обязанности, но не создавать рисков для организации.

Можно ли указать несколько представителей и разные полномочия

В практике электронного документооборота часто возникает ситуация, когда необходимо делегировать различные полномочия нескольким сотрудникам. Единый формат 003 (EMCHD_1) предусматривает такую возможность, что значительно упрощает управление цифровыми правами внутри организации.

В МЧД с несколькими представителями полномочия могут быть двух типов:

• Индивидуальные полномочия — указываются, если они осуществляются одним представителем. Даже если в доверенности несколько уполномоченных, каждый может действовать независимо друг от друга.
• Совместные полномочия — применяются, когда в доверенности есть несколько уполномоченных, и по решению доверителя они не могут действовать по этой доверенности независимо друг от друга.

Такой подход обеспечивает гибкость настройки и позволяет реализовать различные бизнес-процессы. Например, вы можете настроить систему так, чтобы договоры на сумму свыше 1 млн рублей подписывались только совместно финансовым директором и руководителем соответствующего подразделения.

При этом важно понимать, что не все информационные системы поддерживают МЧД с множественными представителями. Поэтому перед выпуском такой доверенности необходимо уточнить технические требования принимающей стороны.

Для настройки разных полномочий для разных сотрудников рекомендуется следующий подход:

1. Проанализировать должностные обязанности каждого сотрудника
2. Определить перечень действий, которые он должен совершать от имени организации
3. Сопоставить эти действия с кодами полномочий из классификатора или сформулировать их в свободной форме
4. Указать для каждого сотрудника его набор полномочий
5. При необходимости установить совместный режим исполнения для критичных операций

Такой дифференцированный подход к назначению полномочий позволяет реализовать принцип разделения ответственности и минимизировать риски для организации. А возможность выдать одну МЧД на нескольких представителей снижает административную нагрузку на руководство компании.

Частые ошибки при указании полномочий

В процессе работы с машиночитаемыми доверенностями мы часто сталкиваемся с типичными ошибками, которые приводят к отказам в приеме документов или, что еще хуже, к юридическим рискам для компании. Перечислим наиболее распространенные из них, чтобы вы смогли их избежать.

Неверный код полномочия

Классификатор полномочий содержит тысячи записей, и очень легко выбрать похожий, но неподходящий код. Например, код для представления декларации в ФНС отличается от кода для представления отчетности в Росстат. Проверяйте соответствие кода конкретной задаче перед оформлением МЧД.

Несоответствие полномочий задачам представителя

Нередко организации указывают слишком узкие полномочия, которых недостаточно для выполнения всех необходимых операций. Например, сотруднику дали право подписывать декларации, но забыли о праве представлять пояснения по требованию налогового органа. В результате при первом же запросе ИФНС работа застопорится.

Ошибки в форматировании свободных полномочий

При указании полномочий в свободной форме критически важно соблюдать требования к форматированию текста. Превышение лимита в 10 тысяч символов, использование недопустимых символов или неструктурированное перечисление может привести к техническим ошибкам при обработке доверенности.

Неверное указание сроков действия

МЧД имеет ограниченный срок действия, который необходимо указывать корректно. Часто встречаются случаи, когда доверенность выдается на слишком короткий срок, что приводит к необходимости ее постоянного переоформления, или на неопределенный срок, что противоречит требованиям законодательства.

Отсутствие механизма отзыва

Многие забывают настроить процедуру отзыва доверенности, что особенно критично при увольнении сотрудника или изменении его должностных обязанностей. Без своевременного отзыва бывший сотрудник теоретически может продолжать действовать от имени компании.

Игнорирование требований принимающих систем

Разные информационные системы могут предъявлять специфические требования к МЧД. Например, ФНС требует использования кодов из СППР, а некоторые электронные торговые площадки принимают только доверенности определенного формата. Необходимо заранее уточнять эти требования.

Избежать этих ошибок поможет внимательное изучение требований получателя доверенности и использование специализированных сервисов для создания МЧД, которые автоматически проверяют корректность заполнения всех полей.

Итоги и рекомендации

Подводя итоги, мы хотим предложить вам практический алгоритм для корректной работы с полномочиями в машиночитаемых доверенностях. Следуя этим рекомендациям, вы сможете максимально эффективно организовать процесс делегирования прав в цифровой среде.

Чек-лист по работе с полномочиями в МЧД:

• Проведите аудит бизнес-процессов — определите, какие операции и в каких системах выполняет каждый сотрудник
• Составьте матрицу полномочий — для каждой роли определите необходимый набор прав
• Проверьте требования информационных систем — выясните, какие форматы и коды они поддерживают
• Используйте справочники и классификаторы — ЕСНСИ, СППР и другие официальные источники
• Настройте процесс регулярного мониторинга — отслеживайте изменения в перечне полномочий сотрудников
• Внедрите процедуру отзыва доверенностей — при увольнении или изменении должностных обязанностей
• Обеспечьте резервирование полномочий — чтобы бизнес-процессы не останавливались при отсутствии ключевых сотрудников

Помните, что правильно настроенные полномочия — это не только юридическая защита, но и важный элемент цифровой трансформации бизнеса. МЧД меняет парадигму работы с доверенностями, переводя их из бумажной плоскости в цифровую среду с автоматической обработкой.

Для получения актуальной информации о классификаторе полномочий рекомендуем обращаться к следующим источникам:

• Портал ЕСНСИ — основной источник информации о кодах полномочий
• Сайт ФНС России — содержит актуальный СППР и рекомендации по его использованию
• Техническая поддержка информационных систем — для уточнения требований к МЧД в конкретной системе

С приближением финальной даты перехода (1 сентября 2024 года) мы рекомендуем заблаговременно провести тестирование процессов выдачи и применения МЧД, чтобы избежать проблем в рабочем режиме. Электронный документооборот становится неотъемлемой частью бизнес-процессов, и правильная настройка полномочий в этой среде — залог их бесперебойного функционирования.