Кадровый учёт в компании: порядок и автоматизация в 2025

Кадровое делопроизводство с нуля — как организовать и не нарушить закон

Кадровое делопроизводство — это не просто бумажная волокита, а система, которая защищает и работодателя, и сотрудников от правовых рисков. Даже если в вашей компании работает всего один человек (вы сами), требования к ведению кадровых документов остаются обязательными. Штрафы за нарушения могут достигать 100 000 рублей для организаций, плюс дисквалификация руководителя на срок до трёх лет.

Мы разберём, как с нуля организовать кадровое делопроизводство так, чтобы оно работало на ваш бизнес, а не против него. Пошаговый план ниже поможет избежать типичных ошибок и создать систему, которая пройдёт любую проверку ГИТ.

Подключим и настроим ЭДО в вашей компании. Оставить заявку

Что такое кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство (КДП) — это система процессов по созданию, оформлению, учёту и хранению документов, связанных с трудовыми отношениями. По сути, это документальное отражение всего жизненного цикла сотрудника в компании: от приёма до увольнения.

Определение и значение КДП

КДП регулируется Трудовым кодексом РФ и включает весь спектр документов: трудовые договоры, приказы, личные карточки, табели учёта рабочего времени, штатное расписание. Основная цель — обеспечить законность трудовых отношений и защитить права обеих сторон. Правильно организованное делопроизводство позволяет избежать спорных ситуаций и служит доказательной базой при разрешении конфликтов.

Роль в бизнесе

Даже ИП с одним наёмным работником обязан вести кадровую документацию. КДП влияет не только на трудовую безопасность, но и на налоговые риски — неправильно оформленные документы могут привести к доначислениям по НДФЛ и страховым взносам. Грамотное ведение документооборота экономит время при проверках и формирует профессиональный имидж компании.

Кто отвечает за кадровое делопроизводство в компании

В идеальном мире у каждой компании есть HR-отдел с опытными кадровиками. В реальности — особенно в малом бизнесе — кадровое делопроизводство часто становится «довеском» к основным обязанностям других сотрудников.

Малый бизнес: без кадровика

В небольших компаниях ведение КДП обычно ложится на плечи директора, главного бухгалтера или секретаря. Каждый вариант имеет свои плюсы: директор лучше понимает стратегические кадровые решения, бухгалтер — налоговые последствия, секретарь — документооборот. Главное — чётко определить, кто за что отвечает, и не допускать ситуации «а кто должен был это сделать?».

Назначение ответственного и оформление приказа

Ответственность за КДП обязательно закрепляется приказом руководителя. В документе указываются конкретные обязанности: ведение трудовых книжек, оформление приказов, подготовка отчётности. Назначенный сотрудник должен ознакомиться с приказом под роспись. Альтернативный вариант — передача КДП на аутсорсинг специализированным компаниям, что особенно выгодно при штате до 50 человек.

📄 Таблица ролей/ответственности по КДП:

Законодательная база кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство — это не просто внутренняя кухня компании, а строго регламентированная область, где каждый документ должен соответствовать требованиям федерального законодательства.

Основные законы и стандарты

Фундамент КДП составляет Трудовой кодекс РФ — именно он определяет, какие документы обязательны, как их оформлять и хранить. ГОСТ Р 7.0.8-2013 устанавливает требования к делопроизводству и архивному делу, а приказы Минтруда детализируют процедуры работы с трудовыми книжками и отчётностью. Постановление Госкомстата № 1 от 05.01.2004 содержит унифицированные формы первичных документов — их использование не обязательно, но крайне желательно.

Ответственность за нарушения

За нарушения в сфере КДП предусмотрены серьёзные санкции по статье 5.27 КоАП РФ. Отсутствие или неправильное ведение кадровых документов обойдётся должностным лицам в штраф от 1 до 5 тысяч рублей, организациям — от 30 до 50 тысяч. При повторных нарушениях руководителя могут дисквалифицировать на срок до 3 лет. Отдельные штрафы предусмотрены за нарушения с трудовыми книжками, персональными данными и воинским учётом.

📄 Таблица «Документ — Что регулирует — Применение в КДП»:

Какие документы входят в кадровое делопроизводство

Кадровые документы — это не хаотичный набор бумаг, а чётко структурированная система. Каждый документ имеет свою роль и место в общей картине трудовых отношений.

Обязательные документы

Основу КДП составляют трудовые договоры — без них трудовые отношения считаются неоформленными. Штатное расписание определяет организационную структуру и фонд оплаты труда. Приказы по личному составу фиксируют все кадровые решения: приём, увольнение, переводы, отпуска. График отпусков планирует использование права работников на отдых. Правила внутреннего трудового распорядка и положение об оплате труда — обязательные локальные нормативные акты для большинства работодателей.

Личные дела и карточки

На каждого сотрудника заводится личная карточка по форме Т-2, которая содержит полную информацию о работнике и его трудовой деятельности в организации. Личные дела включают копии документов об образовании, характеристики, результаты аттестаций. Табель учёта рабочего времени ведётся ежемесячно и служит основанием для расчёта зарплаты.

Вспомогательные документы: акты, допсоглашения, журнал проверок

Дополнительные соглашения оформляют изменения условий труда. Акты составляются при нарушениях трудовой дисциплины или несчастных случаях. Журнал учёта проверок контролирующих органов — хотя и необязательный, но полезный инструмент для отслеживания взаимодействия с ГИТ, ПФР и другими ведомствами.

Сроки хранения документов

Кадровые документы имеют разные сроки хранения — от 3 лет до постоянного хранения. Нарушение сроков может привести к штрафам и проблемам при восстановлении трудовых прав работников.

📄 Таблица «Тип документа — Формат — Срок хранения — Основание»:

Пошаговая инструкция по организации КДП с нуля

Организация кадрового делопроизводства с нуля — задача, которая требует системного подхода. Мы разработали пошаговый алгоритм, следуя которому можно создать работающую систему КДП без критичных ошибок.

Шаг 1: Оформить на работу директора

Первый документ любой компании — протокол о назначении руководителя. На его основании издаётся приказ о вступлении директора в должность с указанием конкретной даты. Если руководитель работает по трудовому договору (а не является единоличным исполнительным органом), оформляется полный пакет документов: договор, приказ о приёме, запись в трудовой книжке. ГИТ рекомендует оформлять трудовые отношения с любым директором, даже если формально это не обязательно.

Шаг 2: Подготовить штатное расписание и организационную структуру

Штатное расписание утверждается до приёма первого работника — нельзя принимать на должности, которых в нём нет. Используйте форму Т-3 или разработайте собственную с указанием всех обязательных реквизитов. Одновременно определите организационную структуру: кто кому подчиняется, какие отделы планируются. Это поможет избежать путаницы при росте штата.

Шаг 3: Завести формы личных карточек и трудовых договоров

Разработайте типовой шаблон трудового договора с учётом специфики вашего бизнеса. Обязательные реквизиты по статье 57 ТК РФ: ФИО работника, реквизиты работодателя, дата и место заключения, трудовая функция, режим работы, оплата труда. Подготовьте бланки личных карточек Т-2 — они заполняются на каждого сотрудника при приёме.

Шаг 4: Подготовить график отпусков и табель

График отпусков составляется ежегодно до 17 декабря и доводится до сведения работников под роспись. Табель учёта рабочего времени ведётся ежемесячно — можно использовать форму Т-12 или Т-13. Определите, кто будет ответственен за ведение табеля — обычно это непосредственные руководители подразделений.

Шаг 5: Организовать ведение трудовых книжек / ЭТК

Назначьте ответственного за ведение и хранение трудовых книжек приказом. Обеспечьте их хранение в сейфе или металлическом шкафу. С 2021 года новым работникам трудовые книжки не заводятся — только электронные. Уведомите всех сотрудников о возможности перехода на ЭТК и получите их письменные заявления о выборе формата.

Шаг 6: Утвердить порядок хранения документов

Разработайте номенклатуру дел — систему классификации и хранения документов. Определите места хранения для разных категорий документов и ответственных лиц. Установите порядок передачи дел в архив по истечении текущего срока хранения.

✅ Чеклист организации КДП:

• Протокол о назначении директора
• Приказ о вступлении директора в должность
• Штатное расписание (форма Т-3)
• Правила внутреннего трудового распорядка
• Положение об оплате труда
• Шаблон трудового договора
• Бланки личных карточек Т-2
• График отпусков
• Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки
• Номенклатура дел
• Журнал регистрации приказов

📄 Таблица со сроками по каждому шагу:

Электронные трудовые книжки: что нужно знать

Переход на электронные трудовые книжки — это не дань моде, а кардинальное изменение в кадровом документообороте. С 2021 года бумажные трудовые книжки новым работникам не оформляются, а существующие сотрудники могут выбрать формат ведения.

Сроки перехода и категории работников

Электронные трудовые книжки (ЭТК) введены с 1 января 2020 года в добровольном порядке, а с 1 января 2021 года стали обязательными для всех впервые трудоустраивающихся. Работники, имеющие бумажные трудовые книжки, могут подать заявление о переходе на ЭТК или сохранении бумажного формата. Срок подачи заявления истёк 31 декабря 2020 года, но на практике работники могут изменить решение в любое время.

Как оформить ЭТК и что требуется от работодателя

Работодатель обязан уведомить всех сотрудников о возможности выбора формата трудовой книжки и получить письменные заявления. Сведения о трудовой деятельности передаются в ПФР ежемесячно до 15 числа через форму СЗВ-ТД. При увольнении работодатель обязан выдать справку о трудовой деятельности по форме СТД-Р или предоставить сведения в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Где хранится ЭТК и кто имеет к ней доступ

Данные ЭТК хранятся в информационных ресурсах ПФР и доступны работнику через портал Госуслуг или клиентскую службу ПФР. Работодатель не ведёт и не хранит ЭТК — только передаёт сведения о трудовой деятельности. Работник может в любое время получить выписку из ЭТК для предоставления новому работодателю или в других целях.

🔄 Схема перехода на ЭТК:

Работник → Подача заявления работодателю → 

Работодатель уведомляет ПФР (СЗВ-ТД) → 

ПФР формирует ЭТК → 

Доступ через Госуслуги → 

При смене работы: выписка из ЭТК

Программы и сервисы для кадрового делопроизводства

Ведение КДП вручную в Excel — это как строить дом молотком и зубилом: технически возможно, но неэффективно. Современные программные решения автоматизируют рутинные операции и снижают риск ошибок до минимума.

Популярные программы

1С:Зарплата и управление персоналом — флагман российского рынка, подходит для компаний любого размера. Плюсы: полная интеграция с бухучётом, регулярные обновления под изменения законодательства. Минусы: высокая стоимость лицензий и внедрения, сложность настройки. БухСофт — облачное решение для малого и среднего бизнеса, позволяет вести полный кадровый учёт онлайн. Контур.Персонал — простой интерфейс, быстрое внедрение, подходит компаниям до 500 сотрудников.

Что можно автоматизировать

Табельный учёт — программы автоматически рассчитывают отработанное время, больничные, отпуска. Формирование отчётности в ПФР, ФСС, ФНС происходит в один клик с автоматической проверкой данных. Хранение документов в электронном архиве с возможностью быстрого поиска и контроля сроков хранения. Уведомления о кадровых событиях: окончание испытательного срока, истечение договоров, дни рождения сотрудников.

Онлайн-сервисы и ЭДО

Современные HR-системы интегрируются с операторами электронного документооборота для полностью цифрового кадрового процесса. Сотрудники могут подавать заявления на отпуск или командировку онлайн, а руководители — утверждать их электронной подписью. Это особенно актуально для компаний с удалённой работой или территориально распределённых подразделений.

📄 Сравнительная таблица: 1С,  БухСофт и Контур:

Частые ошибки и штрафы: как избежать проблем

Кадровые ошибки — это не просто неудобство, а прямой путь к штрафам и судебным разбирательствам. Мы собрали топ-ошибки, которые чаще всего «радуют» инспекторов ГИТ при проверках.

Неоформленные трудовые договоры

Классика жанра — работник фактически трудится, а договора нет или он оформлен с нарушениями. Срочный договор без законных оснований, отсутствие обязательных условий по статье 57 ТК РФ, неправильное указание трудовой функции — всё это влечёт штрафы до 100 000 рублей для организации и до 20 000 для руководителя. При повторном нарушении руководителя могут дисквалифицировать на 1-3 года.

Нарушение сроков хранения

Уничтожили табели через 3 года вместо 5 лет или выбросили личные карточки — получите штраф до 50 000 рублей. Особенно болезненно это при восстановлении трудового стажа работников или судебных спорах. Ведите номенклатуру дел и строго соблюдайте сроки хранения документов.

Отсутствие графика отпусков и табелей

График отпусков должен утверждаться ежегодно до 17 декабря, а табель — вестись ежемесячно. Их отсутствие обойдётся в штраф до 50 000 рублей. При этом многие работодатели считают табель формальностью, хотя он служит основанием для расчёта зарплаты и доказательством при трудовых спорах.

Штрафы от ГИТ, ПФР, ФНС

Каждое ведомство контролирует свой участок: ГИТ — соблюдение трудового законодательства, ПФР — своевременность подачи отчётности по персучёту, ФНС — правильность расчёта НДФЛ и взносов. Нарушения в одной сфере часто влекут проблемы в других, поэтому системный подход к КДП критически важен.

📄 Таблица «Ошибка — Наказание — Решение»:

Образцы и шаблоны для кадрового делопроизводства

Качественные шаблоны — это половина успеха в кадровом делопроизводстве. Зачем изобретать велосипед, если можно использовать проверенные формы, адаптированные под требования современного законодательства?

Трудовой договор, личная карточка, график отпусков

Базовый шаблон трудового договора должен содержать все обязательные условия по статье 57 ТК РФ: место работы, трудовая функция, дата начала работы, условия оплаты труда, режим работы и отдыха. Личная карточка по форме Т-2 — унифицированный документ, который можно использовать без изменений или адаптировать под специфику организации. График отпусков составляется на календарный год с указанием периодов отпусков всех сотрудников.

Шаблон приказа о приеме / увольнении / переводе

Приказы по личному составу — основа кадрового документооборота. Можно использовать унифицированные формы Т-1 (приём), Т-8 (увольнение), Т-5 (перевод) или разработать собственные с сохранением обязательных реквизитов. Главное — обеспечить хронологическую нумерацию и регистрацию в журнале приказов.

Согласие на обработку ПД

Согласие на обработку персональных данных — обязательный документ для всех работников. Шаблон должен соответствовать требованиям Федерального закона № 152-ФЗ и содержать конкретные цели обработки, перечень обрабатываемых данных, сроки обработки. Отдельное согласие требуется для передачи данных третьим лицам.

📎 Список основных шаблонов для скачивания:

• Трудовой договор (основной и срочный варианты)
• Дополнительное соглашение к трудовому договору
• Личная карточка работника (форма Т-2)
• Приказ о приёме на работу (форма Т-1)
• Приказ об увольнении (форма Т-8)
• Приказ о переводе (форма Т-5)
• График отпусков (форма Т-7)
• Табель учёта рабочего времени (формы Т-12, Т-13)
• Согласие на обработку персональных данных
• Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки
• Правила внутреннего трудового распорядка
• Положение об оплате труда

FAQ: Часто задаваемые вопросы

🔍 Быстрые ответы на самые популярные вопросы по кадровому делопроизводству:

Обязательно ли ИП вести кадровые документы, если у него один работник? Да, обязательно. Количество сотрудников не влияет на требования к ведению КДП. Даже с одним работником нужны трудовой договор, приказ о приёме, личная карточка и табель учёта времени.

Можно ли ведение КДП полностью передать на аутсорсинг? Можно, но ответственность за соблюдение трудового законодательства остаётся на работодателе. Выбирайте проверенные компании с опытом работы в вашей сфере и чёткими SLA по срокам выполнения задач.

Какие документы можно вести в электронном виде? Большинство кадровых документов, кроме трудовых книжек старого образца. Электронные документы должны быть подписаны усиленной квалифицированной ЭП и соответствовать требованиям 63-ФЗ об электронной подписи.

Что делать, если сотрудник отказывается подписывать согласие на обработку ПД? Обработка персональных данных работника возможна на основании трудового договора без отдельного согласия. Согласие требуется только для целей, не связанных напрямую с трудовыми отношениями (например, размещение фото на корпоративном сайте).

Как часто нужно обновлять локальные нормативные акты? При изменении федерального законодательства или условий работы организации. Рекомендуется проводить ревизию ЛНА не реже одного раза в год и отслеживать изменения в Трудовом кодексе.

Можно ли использовать упрощённое КДП для микропредприятий? Да, если выручка не превышает 120 млн рублей в год, а численность — 15 человек. Микропредприятия освобождены от ведения некоторых документов, но основные требования (договоры, приказы, карточки) остаются обязательными.

Что грозит за отсутствие журнала регистрации приказов? Формально журнал не является обязательным документом, но его отсутствие затрудняет доказательство хронологии издания приказов при проверках. Рекомендуется вести для собственной защиты.