Электронный акт в 2025: как отправить через ЭДО без ошибок

Как отправить акт выполненных работ через ЭДО: пошаговая инструкция

Акт выполненных работ в системе электронного документооборота (ЭДО) — это цифровой первичный учётный документ, подтверждающий факт выполнения определённых работ или оказания услуг. По своей юридической значимости он полностью эквивалентен бумажному аналогу, но обладает рядом преимуществ с точки зрения автоматизации и интеграции в бизнес-процессы.

В сущности, электронный акт выполняет те же базовые функции, что и его бумажный предшественник: служит основанием для учёта затрат, используется при расчёте налога на прибыль и выступает доказательством при взаимодействии с контролирующими органами. Важное отличие заключается в формате — структурированный XML-файл вместо печатной формы.

Электронный акт выполненных работ может быть использован:

• для подтверждения фактического выполнения обязательств перед контрагентом;
• в качестве документального обоснования для налогового учёта;
• как инструмент для предотвращения хозяйственных споров;
• при взаимодействии с ФНС и другими контролирующими органами.

По сравнению с бумажными документами, электронные акты существенно упрощают документооборот: они формируются и передаются мгновенно, легко интегрируются с учётными системами и хранятся в защищённых электронных архивах. При этом документ имеет юридическую силу только при подписании обеими сторонами с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП).

Подключим и настроим ЭДО в вашей компании. Оставить заявку

Стоит отметить, что организации вправе использовать как унифицированные форматы, утверждённые ФНС, так и самостоятельно разработанные формы — при условии соблюдения обязательных реквизитов, предусмотренных законодательством.

Форматы электронных актов: что нужно знать

В мире электронного документооборота форматы документов — это своеобразный язык общения между контрагентами, государством и информационными системами. Когда дело касается актов выполненных работ, важно различать форматы, поддерживаемые налоговыми органами и операторами ЭДО.

До недавнего времени унифицированного формата электронного акта не существовало, и компании использовали различные форматы, рекомендованные ФНС. В 2022 году ситуация изменилась — Приказом ФНС России от 28 июля 2022 года № ЕД-7-26/691@ был утверждён формат акта сдачи результатов работ.

Формат ММВ-7-10/552@

Этот формат остаётся одним из наиболее распространённых для передачи результатов работ, особенно в системе 1С:ЭДО. Он представляет собой XML-структуру, состоящую из двух связанных файлов:

• первый файл содержит информацию исполнителя о выполненных работах;
• второй файл включает информацию заказчика о приёмке результатов.

Особенность этого формата — его универсальность и широкая поддержка в различных учётных системах. Если ваши контрагенты работают преимущественно в 1С, велика вероятность, что им будет удобно получать документы именно в этом формате.

Формализованные и неформализованные документы

В экосистеме ЭДО существует принципиальное разделение документов:

Важно понимать, что даже при использовании неформализованного акта, он должен содержать все обязательные реквизиты «первички» согласно п. 4, 8 ФСБУ 27/2021 и ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Различные операторы ЭДО поддерживают следующие форматы актов:

• Контур.Диадок: ММВ-7-10/552@, ММВ-7-15/820@, ЕД-7-26/691@, неформализованные акты
• СБИС: ММВ-7-10/552@, ЕД-7-26/691@, неформализованные акты
• Астрал.ЭДО: ММВ-7-10/552@, неформализованные акты
• 1С:ЭДО: ММВ-7-10/552@, ММВ-7-15/820@, собственные форматы 1С

При выборе формата электронного акта следует учитывать не только ваши предпочтения, но и техническую готовность контрагентов принимать тот или иной формат. В рамках «роуминга» между операторами ЭДО поддерживаются преимущественно формализованные форматы — это стоит учитывать при работе с контрагентами, использующими разных операторов.

Настройка ЭДО для отправки актов в 1С

Настройка электронного документооборота в 1С часто становится первым практическим барьером на пути к цифровизации. Разберёмся, как правильно настроить систему для отправки актов выполненных работ, не спотыкаясь о технические нюансы.

Где настроить ЭДО в 1С

Для большинства современных конфигураций 1С путь к настройкам ЭДО выглядит следующим образом:

1. Откройте раздел «Администрирование» или «Настройка и администрирование»
2. Найдите подраздел «Электронные документы»
3. Выберите пункт «Настройки электронного документооборота»

В типовых конфигурациях (например, 1С:Бухгалтерия 8 или 1С:ERP) настройки могут находиться также в разделе «Обмен электронными документами». Если вы работаете с модулем «1С:ЭДО», то он должен быть предварительно подключен и настроен для работы с сервисом оператора.

Как выбрать формат акта для конкретного контрагента

После базовой настройки ЭДО необходимо определить формат для каждого типа документов и контрагента:

1. Перейдите во вкладку «Текущие дела ЭДО»
2. Выберите пункт «Настройки ЭДО»
3. В открывшемся окне найдите нужного контрагента
4. Для настройки формата акта выполненных работ найдите строку «Реализация услуг, оказание производственных услуг»
5. В поле «Формат электронного документа» выберите «Передача результатов работ (ММВ-7-10/552@)»

Важно понимать, что если настройки не производились ранее, то по умолчанию система может отправлять документы в формате УПД (универсального передаточного документа), что не всегда удобно для актов выполненных работ.

Для разных типов документов и разных контрагентов можно настроить различные форматы. Например, для одного контрагента вы можете отправлять акты в формате ММВ-7-10/552@, а для другого — в неформализованном виде. Система позволяет гибко настраивать эти параметры.

Переформирование документа после настройки

После изменения настроек формата необходимо обновить существующие документы:

1. После внесения изменений нажмите последовательно кнопки «Готово», «Записать и закрыть»
2. Найдите документ, который требуется отправить (например, в списке «Акты об оказании услуг»)
3. Откройте его и нажмите кнопку «Переформировать» или воспользуйтесь функцией «ЭДО» → «Переформировать электронный документ»
4. Проверьте корректность переформированного документа
5. Подпишите документ электронной подписью

Иногда после переформирования может потребоваться дополнительная проверка реквизитов документа — особенно если вы меняете формат с УПД на акт выполненных работ или наоборот.

Обратите внимание: если акт сформирован в одном формате и отправлен контрагенту, то изменить формат уже невозможно. Необходимо аннулировать отправленный документ и создать новый в требуемом формате.

В случае возникновения проблем с переформированием рекомендуем:

• Проверить корректность заполнения всех реквизитов в документе-основании
• Убедиться, что контрагент зарегистрирован в системе ЭДО
• Проверить работоспособность самой системы ЭДО и наличие активной подписки

Правильная настройка форматов документов в 1С существенно упрощает дальнейшую работу с ЭДО и минимизирует количество потенциальных ошибок при обмене электронными документами.

Как отправить акт выполненных работ через ЭДО

Мы подошли к центральному вопросу нашей статьи — пошаговым инструкциям по отправке актов через различные системы ЭДО. Разберём особенности каждой из популярных платформ и выделим ключевые моменты процесса.

Через 1С:ЭДО

1. Подготовка документа
   • Создайте акт выполненных работ стандартным способом в 1С
   • Убедитесь, что все обязательные поля заполнены
   • Проверьте правильность настройки формата для данного контрагента
2. Формирование электронного документа
   • В документе нажмите кнопку «ЭДО» → «Отправить электронный документ»
   • Система автоматически сформирует XML в соответствии с выбранным форматом
   • На этом этапе можно предварительно просмотреть документ перед отправкой
3. Подписание и отправка
   • Выберите сертификат КЭП, которым будете подписывать документ
   • Нажмите «Подписать и отправить»
   • Система отобразит статус отправки и присвоит документу уникальный идентификатор
4. Отслеживание статуса
   • Следите за изменением статуса документа в разделе «Текущие дела ЭДО»
   • Возможные статусы: «Отправлен», «Доставлен», «Подписан», «Отклонен»
   • При необходимости можно отправить напоминание контрагенту

Через Контур.Диадок

1. Вход в систему и создание документа
   • Авторизуйтесь в веб-интерфейсе Диадока или в интегрированном модуле
   • Выберите «Создать» → «Акт» или «Создать» → «Неформализованный документ» (в зависимости от требований)
   • Заполните необходимые поля или загрузите готовый файл
2. Выбор формата и контрагента
   • Укажите формат документа (например, акт по формату ММВ-7-10/552@)
   • Выберите контрагента из адресной книги
   • При необходимости заполните дополнительные атрибуты документа
3. Подписание и отправка
   • Проверьте корректность заполнения
   • Нажмите «Подписать и отправить»
   • Подтвердите действие вводом пароля от контейнера КЭП
4. Работа с ответными документами
   • После подписания контрагентом вы получите уведомление
   • Документ получит статус «Подписан обеими сторонами»
   • Вы можете выгрузить документ со всеми подписями или документы для бухгалтерии

Через Астрал.ЭДО

1. Создание документа
   • В веб-интерфейсе выберите «Новый документ» → «Акт»
   • Укажите тип документа: формализованный или неформализованный
   • Для формализованного укажите формат (обычно ММВ-7-10/552@)
2. Заполнение данных
   • Введите основные реквизиты: номер, дату, сумму
   • Детализируйте состав работ и их стоимость
   • Загрузите дополнительные файлы (например, детализацию услуг), если необходимо
3. Выбор получателя и отправка
   • Выберите получателя из списка контрагентов
   • Проверьте корректность всех данных
   • Подпишите и отправьте документ
4. Мониторинг статуса
   • Отслеживайте статус обработки в разделе «Документы» → «Исходящие»
   • При необходимости отправьте запрос о статусе обработки

Вне зависимости от используемой системы, ключевыми моментами остаются правильное заполнение реквизитов документа, выбор корректного формата и контроль статуса документооборота после отправки. Особое внимание стоит уделить синхронизации данных между учётной системой и ЭДО, чтобы избежать дублирования документов и расхождений в учёте.

Требования к заполнению и подписанию электронного акта

Переход на электронные акты — не просто смена носителя с бумаги на цифровой формат. Это изменение логики работы с документами, где точность и полнота заполнения реквизитов приобретают критическое значение для автоматической обработки данных.

Обязательные поля электронного акта

Независимо от выбранного формата, любой электронный акт выполненных работ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• Идентификационные данные сторон:
  • Полные наименования организаций
  • ИНН/КПП
  • Адреса (юридический и фактический)
  • Банковские реквизиты (при необходимости)
• Информация о документе:
  • Уникальный номер документа
  • Дата составления
  • Наименование документа (например, «Акт выполненных работ»)
  • Ссылка на договор или иное основание для выполнения работ
• Данные о работах/услугах:
  • Подробный перечень выполненных работ
  • Объем работ (в соответствующих единицах измерения)
  • Стоимость каждого вида работ
  • Общая стоимость выполненных работ
  • Ставка и сумма НДС (если применимо)
• Заключительная информация:
  • Заявление о приемке работ и отсутствии/наличии претензий
  • Должности, Ф.И.О. и подписи уполномоченных лиц

Для формализованных электронных актов система автоматически контролирует наличие обязательных полей, но для неформализованных документов эту проверку необходимо выполнять самостоятельно.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Без КЭП электронный акт — просто файл без юридической значимости. Особенности подписания:

• Требования к КЭП:
  • Должна быть выдана аккредитованным удостоверяющим центром
  • Срок действия сертификата должен быть актуальным на момент подписания
  • Сертификат должен принадлежать уполномоченному лицу
• Процесс подписания:
  • Исполнитель подписывает документ первым
  • Заказчик принимает и подписывает документ своей КЭП
  • Система фиксирует дату и время каждой подписи
• Легитимность подписей:
  • Для юрлиц — КЭП руководителя или уполномоченного лица по доверенности (с 01.03.2023 рекомендуется использовать машиночитаемую доверенность)
  • Для ИП — личная КЭП предпринимателя
  • Для физлиц — личная КЭП (потребуется подтверждение личности)

Валидация формата документа

Перед отправкой электронного акта важно убедиться в соответствии его формата требованиям ФНС и оператора ЭДО:

• Проверка структуры XML:
  • Соответствие актуальным XSD-схемам ФНС
  • Корректность заполнения всех обязательных тегов
  • Правильное кодирование специальных символов
• Контроль целостности данных:
  • Соответствие сумм по позициям и итоговой суммы
  • Корректность расчета налога (НДС или других применимых налогов)
  • Отсутствие противоречий в реквизитах сторон
• Техническая совместимость:
  • Поддержка формата системой контрагента
  • Допустимый размер файла (обычно до 5-10 МБ)
  • Корректная кодировка символов (UTF-8)

Большинство современных систем ЭДО предоставляют инструменты для автоматической валидации документов перед отправкой. Тем не менее, за корректность содержания по-прежнему отвечает человек — составитель документа. Именно поэтому важно иметь хотя бы базовое понимание структуры XML-документов и требований к форматам ЭДО.

Правильно оформленный и корректно подписанный электронный акт выполненных работ имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ с «живыми» подписями и печатями, при этом значительно упрощая процессы учёта, хранения и передачи информации между участниками хозяйственной деятельности.

Преимущества электронных актов

Переход на электронные акты выполненных работ — не просто дань моде на цифровизацию. Это стратегическое решение, способное качественно трансформировать бизнес-процессы компании. Рассмотрим основные преимущества, которые дают электронные акты по сравнению с традиционными бумажными аналогами.

Снижение затрат

Экономия при использовании электронных актов складывается из нескольких составляющих:

• Прямое сокращение расходов:
  • Отсутствие затрат на печать документов (бумага, картриджи, принтеры)
  • Исключение расходов на почтовые отправления и курьерские услуги
  • Минимизация затрат на физическое хранение документов (шкафы, помещения, архивы)
• Оптимизация трудозатрат:
  • Сокращение времени на подготовку, проверку и согласование документов
  • Автоматизация рутинных операций по заполнению реквизитов
  • Минимизация ошибок, требующих повторного оформления документов

По данным исследований, экономия от внедрения ЭДО в среднем составляет 60-85% по сравнению с бумажным документооборотом, при этом срок окупаемости внедрения — от 3 до 12 месяцев в зависимости от масштаба бизнеса.

Быстрое подписание и отправка

Скорость работы с электронными документами несопоставима с бумажными процессами:

• Формирование акта выполненных работ занимает минуты вместо часов
• Передача документа контрагенту происходит мгновенно вместо дней на почтовую пересылку
• Подписание документа возможно с любого устройства, подключенного к интернету
• Многие операции автоматизированы и не требуют ручного ввода данных

Практика показывает, что средний цикл подписания документа сокращается с 5-10 дней до нескольких часов, что особенно критично при закрытии отчетных периодов.

Безопасность хранения

Электронные акты обладают существенными преимуществами в области безопасности и долговечности:

• Защита от физического повреждения, утери или уничтожения документов
• Криптографическая защита документов от подделки и несанкционированных изменений
• Автоматическое резервное копирование данных на серверах оператора ЭДО
• Длительное хранение (до 5 лет и более) с сохранением юридической значимости
• Строгое разграничение доступа к документам на основе ролевой модели

Роуминг с другими операторами

Современная инфраструктура ЭДО позволяет обмениваться документами с контрагентами, работающими с разными операторами:

• Документы передаются через защищенные каналы связи между операторами ЭДО
• Сохраняется юридическая значимость и структура документов
• Нет необходимости подключаться к нескольким операторам ЭДО
• Процесс роуминга прозрачен для пользователя и не требует дополнительных действий

Переход на электронные акты выполненных работ — это не только оптимизация отдельно взятого бизнес-процесса, но и часть общей стратегии цифровой трансформации. Электронные документы обеспечивают прозрачность, автоматизацию и повышение эффективности всей экосистемы компании, что в конечном счёте отражается на основных финансовых показателях бизнеса.

В каких отраслях особенно полезны электронные акты

Хотя электронные акты выполненных работ приносят пользу практически в любом бизнесе, существуют отрасли, где их внедрение создаёт наиболее значимый эффект. Наш опыт внедрения ЭДО показывает, что в некоторых секторах экономики потенциал оптимизации через электронный документооборот значительно выше среднего.

Розничная торговля

В ритейле электронные акты решают критические проблемы масштаба:

• Объёмный документооборот: сети с десятками или сотнями торговых точек ежедневно генерируют тысячи документов
• Территориальная распределённость: доставка бумажных документов между удалёнными объектами занимает дни и недели
• Сезонные пики: в периоды высокого спроса бумажный документооборот становится узким местом

Показательный кейс: федеральная торговая сеть после внедрения электронных актов сократила время закрытия отчётного периода с 12 до 3 дней и снизила затраты на документооборот на 76%.

Общественное питание

Специфика отрасли HoReCa делает электронные акты особенно ценными:

• Работа с множеством поставщиков: от крупных дистрибьюторов до небольших фермерских хозяйств
• Частые поставки скоропортящихся продуктов: требуется оперативное документальное оформление
• Сложная логистика: множество точек доставки, изменяющиеся графики поставок

В сетях общественного питания электронные акты позволяют синхронизировать документооборот с реальными поставками и значительно упростить учёт.

Логистика

Транспортные и логистические компании получают двойную выгоду от электронных актов:

• Документальное сопровождение каждой перевозки: акты выполненных работ формируются автоматически на основе данных о доставке
• Оптимизация расчётов с подрядчиками: автоматический учёт фактически выполненных услуг
• Интеграция с GPS/ГЛОНАСС: подтверждение выполнения работ на основе телематических данных

Пример: транспортно-логистическая компания сократила время на обработку документов по рейсу с 40 минут до 5, а количество ошибок — на 92%.

Бухгалтерские и юридические услуги

Профессиональные консультанты работают с документами как с основным продуктом:

• Регулярность оказания услуг: ежемесячные акты для множества клиентов
• Высокие требования к точности: необходимость соблюдения всех формальностей
• Специфика аутсорсинга: удалённое взаимодействие с клиентами

Внедрение электронных актов в аутсорсинговой бухгалтерии позволило сократить трудозатраты на документооборот на 85% и перераспределить освободившееся время на содержательную работу с клиентами.

IT и телеком

Технологические компании обычно первыми внедряют инновации, и ЭДО — не исключение:

• Абонентское обслуживание: регулярные акты для постоянных клиентов
• Проектная работа: документальное закрытие этапов разработки
• Техническая поддержка: учёт оказанных услуг по SLA

В IT-секторе электронные акты стали стандартом де-факто, особенно при работе с корпоративными заказчиками.

Производство

На производственных предприятиях электронные акты решают специфические задачи:

• Смежные производства: документальное оформление межцеховой кооперации
• Сложные технологические цепочки: подтверждение выполнения каждого этапа
• Контроль качества: интеграция актов с системами менеджмента качества

Крупные производственные холдинги отмечают существенное ускорение внутренних процессов после внедрения электронных актов.

Фармацевтика

Фармацевтическая отрасль с её жёсткими регуляторными требованиями получает особую выгоду:

• Документальное подтверждение всех этапов цепочки поставок
• Соблюдение GMP и других отраслевых стандартов
• Сквозной контроль от производителя до аптеки

Для фармпроизводителей электронные акты — это элемент комплексной системы прослеживаемости, способный существенно снизить регуляторные риски.

Анализируя эффект от внедрения электронных актов в различных отраслях, мы видим закономерность: чем выше интенсивность документооборота и сложнее логистические цепочки, тем более значимый эффект даёт переход на ЭДО. При этом почти в каждой отрасли есть своя специфика, которую необходимо учитывать при внедрении электронных актов и интеграции их в существующие бизнес-процессы.

Интересно, что некоторые компании сначала внедряют электронные акты для узких задач, а затем, увидев эффект, расширяют применение ЭДО на все бизнес-процессы. Это подтверждает тезис о том, что цифровая трансформация — это скорее эволюционный, чем революционный процесс.

Частые ошибки при отправке акта через ЭДО

Переход на электронный документооборот, как и любое технологическое новшество, сопровождается определёнными сложностями. На основе анализа обращений в техническую поддержку и собственного опыта внедрения, мы выделили типичные ошибки, с которыми сталкиваются пользователи при отправке электронных актов выполненных работ.

1. Несоответствие формата требованиям контрагента

Одна из самых распространённых ошибок — отправка акта в формате, который не может быть корректно обработан системой получателя.

Как избежать: перед отправкой первого документа конкретному контрагенту обязательно согласуйте используемый формат. Обратите внимание, что даже в рамках роуминга между операторами ЭДО некоторые форматы могут передаваться с искажениями.

2. Некорректное заполнение обязательных реквизитов

XML-структура формализованных документов требует строгого соответствия схеме. Пропуск или ошибка в обязательном поле приводит к отказу в приёме документа.

Как избежать: используйте встроенные средства валидации в вашей системе ЭДО. При ручном заполнении проверяйте соответствие введённых данных фактическим реквизитам контрагента, особенно ИНН/КПП и юридический адрес.

3. Неактуальный сертификат электронной подписи

Попытка подписать документ с помощью просроченного сертификата или сертификата, выданного удостоверяющим центром, аккредитация которого аннулирована, приводит к отказу в обработке.

Как избежать: регулярно проверяйте срок действия сертификатов КЭП, минимум за месяц до истечения инициируйте процесс получения нового сертификата. Следите за новостями об удостоверяющих центрах.

4. Отправка неформализованного документа вместо формализованного

Некоторые пользователи ошибочно отправляют отсканированный бумажный акт в формате PDF, ожидая, что он будет обработан так же, как формализованный XML-документ.

Как избежать: помните, что для налогового учёта и автоматической обработки в учётных системах необходимы формализованные документы. Неформализованные используйте только для внутреннего документооборота или по согласованию с контрагентом.

5. Игнорирование цепочки документооборота

ЭДО подразумевает определённую последовательность действий: исполнитель подписывает и отправляет документ, заказчик подписывает или отклоняет с указанием причины.

Как избежать: при отклонении документа обязательно указывайте причину. Не создавайте новые документы вместо исправления отклонённых — это нарушает целостность цепочки документооборота.

6. Неверная настройка интеграции с учётной системой

При интеграции ЭДО с учётными системами (например, 1С) возможны ошибки в сопоставлении полей и форматов данных.

Как избежать: после настройки интеграции обязательно проведите тестовую отправку документов и проверьте корректность переноса всех реквизитов. При необходимости обратитесь к специалистам по интеграции.

7. Дублирование документов

Частой ошибкой является повторная отправка документа при отсутствии быстрой реакции от контрагента, что приводит к путанице и сложностям в учёте.

Как избежать: используйте встроенные механизмы отслеживания статуса документа. При длительном отсутствии ответа свяжитесь с контрагентом по альтернативным каналам связи вместо повторной отправки документа.

В большинстве случаев перечисленные ошибки являются следствием недостаточной осведомлённости пользователей о принципах работы систем ЭДО. Поэтому важным элементом внедрения электронных актов является обучение персонала и создание подробных инструкций, учитывающих специфику бизнес-процессов конкретной компании.

Опыт показывает, что после преодоления начального периода адаптации, большинство пользователей отмечают интуитивную понятность и удобство работы с электронными актами, а количество ошибок существенно снижается.

FAQ: популярные вопросы о передаче актов через ЭДО

В процессе консультирования клиентов по внедрению электронного документооборота мы постоянно сталкиваемся с повторяющимися вопросами. Ниже мы собрали наиболее распространённые из них, чтобы прояснить типичные заблуждения и неясности.

Нужно ли распечатывать электронный акт?

Ответ: Нет, электронный акт не нужно распечатывать для придания ему юридической силы. Более того, распечатанный электронный документ теряет статус оригинала и становится просто копией. Бумажная копия может использоваться для информационных целей (например, для визуального контроля), но не имеет юридической значимости без оригинального электронного документа и подписей.

В спорных ситуациях электронные документы предоставляются в виде выгрузки из системы ЭДО с визуализацией электронных подписей или через специальный сервис проверки ЭП.

Как проверить, что акт принят?

Ответ: Системы ЭДО обеспечивают прозрачность статусов документов. После отправки акта вы можете отслеживать его путь:

• «Отправлен» — документ передан в систему оператора ЭДО
• «Доставлен» — документ получен контрагентом
• «Подписан» — контрагент подписал документ своей КЭП
• «Отклонён» — контрагент отказался принимать документ с указанием причины

Дополнительно большинство операторов ЭДО предоставляют возможность настройки email-уведомлений об изменении статуса документов или push-уведомлений в мобильных приложениях.

Что делать, если контрагент не работает в ЭДО?

Ответ: В случае, когда контрагент не использует электронный документооборот, возможны следующие варианты:

1. Выставление бумажного акта параллельно с электронным (для вашего внутреннего учёта)
2. Предложение контрагенту бесплатного аккаунта в вашей системе ЭДО для приёма и подписания документов (такую опцию предлагают многие операторы)
3. Использование гибридного документооборота, когда электронные документы конвертируются в бумажные через оператора ЭДО

Важно понимать, что с каждым годом всё больше компаний переходит на ЭДО, поэтому ситуация с «неподключенными» контрагентами становится всё менее актуальной.

Как долго хранятся электронные акты?

Ответ: Минимальный срок хранения электронных актов выполненных работ составляет 5 лет, как и для бумажных документов (п. 472 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры № 236 от 20.12.2019). Однако на практике большинство операторов ЭДО предлагают более длительные сроки хранения — от 5 до 10 лет и более.

При этом хранимые электронные документы сохраняют юридическую значимость на всём протяжении срока хранения — даже если сертификат КЭП, которым был подписан документ, уже истёк. Это обеспечивается так называемыми «штампами времени» и другими криптографическими механизмами.

Можно ли редактировать электронный акт после отправки?

Ответ: Нет, после подписания электронной подписью документ нельзя изменить. Любое изменение приведёт к нарушению криптографической целостности подписи и сделает документ недействительным. Если в отправленном акте обнаружена ошибка, необходимо:

1. Отклонить документ с указанием причины
2. Создать и подписать корректный документ
3. Или оформить исправление к документу (корректировочный акт)

Это является дополнительным преимуществом электронных документов с точки зрения защиты от несанкционированных изменений.

Имеет ли значение, какой оператор ЭДО используется?

Ответ: Теоретически, благодаря системе роуминга, в России можно обмениваться электронными документами между контрагентами, использующими разных операторов ЭДО. На практике же могут возникать нюансы:

• Не все операторы поддерживают все форматы документов
• Скорость передачи документов через роуминг может быть ниже
• Некоторые расширенные функции (например, согласование до подписания) могут работать только внутри одной системы

Поэтому выбор оператора ЭДО имеет значение, особенно если у вас есть ключевые контрагенты, с которыми вы обмениваетесь большим количеством документов.

Как быть с подписью главного бухгалтера на актах?

Ответ: В электронных документах, в отличие от бумажных, обычно используется только одна подпись от организации. Для легитимного использования электронного акта достаточно, чтобы он был подписан КЭП руководителя организации или уполномоченного лица, действующего на основании доверенности.

Если внутренние регламенты организации требуют визирования документов главным бухгалтером, это можно реализовать через:

1. Систему внутреннего согласования до подписания КЭП
2. Использование расширенного формата документа с несколькими подписями (поддерживается не всеми операторами)
3. Настройку маршрута движения документа, включающего этап одобрения главным бухгалтером

Электронный документооборот открывает значительно более гибкие возможности для организации процессов согласования и подписания, чем традиционный бумажный.

Заключение

Переход на электронные акты выполненных работ — это не просто техническое изменение формата документов, а важный шаг в цифровой трансформации бизнеса. Электронный документооборот предоставляет компаниям значительные преимущества: от сокращения финансовых и временных затрат до повышения прозрачности и надёжности бизнес-процессов.

Как мы увидели в ходе нашего обзора, отправка актов через ЭДО не представляет особой сложности при правильной настройке систем и понимании основных принципов работы. Современные решения для электронного документооборота делают этот процесс интуитивно понятным даже для неподготовленных пользователей.

При этом важно помнить, что максимальную эффективность ЭДО обеспечивает только при комплексном подходе к внедрению. Недостаточно просто установить программное обеспечение — необходимо адаптировать бизнес-процессы, обучить персонал и, что немаловажно, провести работу с контрагентами по переводу взаимодействия в электронный формат.

Мы видим, что электронные акты выполненных работ становятся новым стандартом де-факто в российском бизнесе. Этому способствуют как объективные преимущества цифрового формата, так и регуляторная политика, стимулирующая переход на ЭДО.

Технологии и нормативная база в области электронного документооборота продолжают развиваться. В ближайшие годы мы, вероятно, увидим переход от просто электронных документов к интеллектуальным системам обработки информации, интегрированным с другими элементами цифровой экономики: от маркетплейсов до государственных информационных систем.

Компаниям, которые ещё не начали переход на электронные акты, мы рекомендуем не откладывать этот процесс. Чем раньше вы начнёте, тем быстрее сможете оценить все преимущества цифрового формата и обеспечить своему бизнесу конкурентное преимущество в новой цифровой реальности.

Как гласит старая шутка в нашей отрасли: «Бумага не исчезнет завтра, но те, кто продолжает на неё полагаться, рискуют исчезнуть послезавтра». И пусть это преувеличение, но доля истины в нём, безусловно, есть.