Как настроить ЕГАИС для 1С в 2025

Как настроить ЕГАИС в 1С:Розница 8: пошаговая инструкция для розничной торговли

Розничная торговля алкоголем в России невозможна без подключения к Единой государственной автоматизированной информационной системе учёта объёма производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции (ЕГАИС). Это требование закона, которое распространяется на всех участников алкогольного рынка — от крупных сетей до небольших магазинов.

В этом материале мы рассмотрим, как правильно настроить интеграцию ЕГАИС с популярной конфигурацией 1С:Розница 8. Пошаговая инструкция поможет системным администраторам, бухгалтерам и руководителям торговых предприятий самостоятельно выполнить настройку и избежать типичных ошибок.

Подключим и настроим ЕГАИС для вашего бизнеса. <span
Оставить заявку

Наш опыт показывает: правильная первоначальная настройка экономит месяцы нервов и тысячи рублей штрафов. Интеграция может показаться сложной, но при системном подходе она становится рутинной задачей. Главное — не торопиться и внимательно следовать каждому шагу.

Что такое ЕГАИС и зачем его подключать к 1С:Розница 8

ЕГАИС — это государственная система тотального контроля за оборотом алкогольной продукции в России. Каждая бутылка водки, коньяка или пива отслеживается от производителя до конечного потребителя. Система фиксирует все операции: производство, перемещение между складами, поставки в магазины и розничные продажи.

Кому обязательно подключение к ЕГАИС:

• Все розничные торговые точки, реализующие алкогольную продукцию
• Организации, осуществляющие оптовую торговлю алкоголем
• Производители и импортёры спиртных напитков
• Предприятия общественного питания при продаже алкоголя на вынос

Штрафы за отсутствие интеграции с ЕГАИС:

Данные, фиксируемые в системе:

• Объёмы закупок алкогольной продукции с указанием поставщика
• Движение товаров между торговыми точками
• Каждый факт розничной продажи с привязкой к акцизным маркам
• Списание продукции (порча, недостача, возврат поставщику)
• Остатки алкоголя на складах и в торговых залах

Интеграция 1С:Розница с ЕГАИС автоматизирует передачу этих данных, исключает ручной ввод и снижает вероятность ошибок. Без неё каждую операцию придётся дублировать в веб-интерфейсе ЕГАИС — это часы дополнительной работы ежедневно.

Что нужно для подключения ЕГАИС к 1С:Розница 8

Перед началом настройки убедитесь, что у вас есть всё необходимое. Недостающий компонент может остановить весь процесс интеграции.

Программное обеспечение

1С:Розница 8 — минимальная совместимая версия 2.3.8.60 от 21.04.2021. Более ранние релизы не поддерживают актуальный формат обмена с УТМ версии 4.0 и выше. Если ваша конфигурация старше, обязательно обновите её перед настройкой ЕГАИС.

Универсальный транспортный модуль (УТМ) — версия не ниже 4.2.0. Это посредник между 1С и серверами ЕГАИС. Модуль устанавливается отдельно и работает как служба Windows.

Браузер Internet Explorer версии 9 или выше — требование самой системы ЕГАИС. Да, мы понимаем, что это анахронизм, но веб-интерфейс ЕГАИС работает только с IE.

Оборудование и требования

Криптографический ключ — JaCarta SE, Rutoken или аналогичный USB-токен с сертификатом ЭЦП для ЕГАИС. Без него система не пропустит ни одного документа.

Стабильное интернет-соединение — УТМ постоянно обменивается данными с серверами ФСРАР. Обрывы связи приводят к ошибкам синхронизации.

2D-сканер штрих-кодов — для считывания акцизных марок при продаже крепкого алкоголя. Обычный линейный сканер не подойдёт.

Документы и регистрация в ЕГАИС

Лицензия на розничную продажу алкоголя — без неё в системе вас не зарегистрируют.

Регистрация в личном кабинете ЕГАИС на сайте egais.ru. Здесь же получаете криптографические ключи и настраиваете УТМ.

Электронная цифровая подпись — встроена в криптоключ. Дополнительно получать не нужно.

Чек-лист готовности к настройке:

• 1С:Розница 8 версии 2.3.8.60 или новее
• УТМ ЕГАИС версии 4.2.0 или выше
• Криптоключ с действующим сертификатом
• Доступ в личный кабинет egais.ru
• Internet Explorer 9+
• 2D-сканер для акцизных марок
• Стабильный интернет

Наш опыт показывает: лучше потратить час на проверку всех компонентов, чем несколько дней на поиск причин сбоев интеграции.

Пошаговая настройка ЕГАИС в 1С:Розница 8

Теперь переходим к самой важной части — непосредственной настройке интеграции. Каждый шаг критичен, поэтому выполняйте их последовательно.

Активация поддержки ЕГАИС в 1С

Шаг 1. Откройте 1С:Розница 8 и перейдите в раздел «Администрирование» → «Настройки номенклатуры и ЕГАИС».

Шаг 2. Установите флажок «Алкогольная продукция». Этот параметр активирует весь функционал работы с ЕГАИС в конфигурации.

Шаг 3. После активации заполните обязательные параметры:

• Дата начала работы с ЕГАИС — когда начали фиксировать операции в системе
• Дата начала розничных продаж — с какого момента передаёте данные о продажах
• Выгружать продажи в ЕГАИС — установите флажок для автоматической отправки данных при закрытии кассовой смены

Шаг 4. Если торгуете в сельской местности, укажите соответствующую дату начала продаж. Для таких точек действуют особые требования по срокам передачи данных.

Настройка подключения УТМ к 1С

Шаг 1. В том же разделе нажмите «Настройки обмена ЕГАИС» → «Создать».

Шаг 2. Заполните параметры подключения:

• Рабочее место — обычно текущий пользователь
• Адрес УТМ — localhost или IP-адрес компьютера с установленным модулем
• Порт — стандартный 8080 (если не меняли при установке УТМ)
• Таймаут — 30 секунд (время ожидания ответа от УТМ)

Шаг 3. Нажмите синюю стрелку рядом с полем «Код в ФСРАР» для автоматического получения идентификатора из криптоключа.

Шаг 4. Установите флажки «Разрешить загрузку входящих документов» для автоматического получения ТТН от поставщиков.

Проверка соединения с ЕГАИС

Шаг 1. В настройках обмена нажмите «Проверить подключение к УТМ». Система должна вернуть статус «Подключение настроено корректно».

Шаг 2. Нажмите «Запросить из ЕГАИС» для получения данных вашей организации из системы.

Шаг 3. В открывшемся окне выберите организацию и нажмите «Запросить». После успешного запроса организация появится в списке.

Шаг 4. Откройте карточку полученной организации и установите:

• Формат обмена — V4 (для УТМ 4.0.2 и выше)
• Соответствие — собственной организации
• Организация из базы 1С — выберите из справочника
• Торговый объект — укажите магазин для сопоставления

Шаг 5. Нажмите «Записать и закрыть».

Если все шаги выполнены правильно, в рабочем месте «Обмен с ЕГАИС» появятся активные разделы для работы с документами. Отсутствие ошибок при проверке подключения — главный индикатор успешной настройки.

Важный момент: первоначальная настройка может занять 10-15 минут на получение ответов от серверов ЕГАИС. Не прерывайте процесс — терпение окупится стабильной работой системы.

Работа с документами в ЕГАИС через 1С

После успешной настройки переходим к практической работе. Основные операции выполняются через рабочее место «Обмен с ЕГАИС», которое становится доступным в главном меню 1С:Розница.

Приёмка алкогольной продукции

Получение ТТН от поставщика:

Шаг 1. Перейдите в «Запасы и закупки» → «Товарно-транспортные накладные ЕГАИС (входящие)».

Шаг 2. Выберите организацию и магазин, затем нажмите «Выполнить обмен» для загрузки новых накладных.

Шаг 3. Альтернативный способ — запрос по идентификатору ТТН. Нажмите «Еще» → «Запросить ТТН по идентификатору» и введите номер накладной, который сообщил поставщик.

Обработка полученной ТТН:

Шаг 1. Откройте накладную двойным щелчком. Проверьте соответствие данных фактической поставке.

Шаг 2. Выполните сопоставление:

• Грузоотправителя и грузополучателя с контрагентами из справочника 1С
• Номенклатуру алкогольной продукции из ЕГАИС с товарами в базе
• Производителей и импортеров спиртных напитков

Шаг 3. Если поставщик или товар отсутствуют в базе, создайте новые записи через сервисы сопоставления.

Шаг 4. Обязательно проверьте наличие и соответствие акцизных марок на крепком алкоголе с помощью 2D-сканера.

Шаг 5. После сверки нажмите «Создать поступление товаров». Система сформирует стандартный документ поступления с привязкой к ТТН ЕГАИС.

Шаг 6. Проведите документ поступления, затем нажмите «Отправить акт ЕГАИС» для подтверждения приёмки в системе.

Акт постановки на баланс

Акт постановки на баланс требуется при переоформлении алкогольной продукции между различными торговыми точками одной организации или при корректировке учётных данных.

Когда формируется:

• Перемещение алкоголя между магазинами сети
• Смена материально ответственного лица
• Корректировка данных после инвентаризации

Как сформировать:

1. В рабочем месте «Обмен с ЕГАИС» выберите «Акты постановки на баланс»
2. Нажмите «Создать» и укажите организацию, торговую точку
3. В табличной части добавьте номенклатуру через «Подобрать алкогольную продукцию»
4. Отсканируйте акцизные марки или штрих-коды перемещаемых товаров
5. Проведите документ и отправьте в ЕГАИС

Списание остатков алкоголя

Основания для списания:

• Пересортица, недостача, порча товара
• Возврат поставщику, уценка продукции
• Списание по результатам проверок контролирующих органов

Порядок оформления:

Шаг 1. Перейдите в «НСИ» → «Сервис» → «Обмен с ЕГАИС» → «Склад» → «Акты списания ЕГАИС».

Шаг 2. Нажмите «Создать» и заполните:

• Наименование организации
• Причину списания из предложенного перечня
• Отметьте Регистры 1 и 3 (партионный учёт и поштучный учёт)

Шаг 3. На закладке «Товары» нажмите «Подобрать и проверить алкогольную продукцию».

Шаг 4. Отсканируйте штрих-коды или акцизные марки списываемой продукции.

Шаг 5. Проведите документ и отправьте в ЕГАИС командой «Передать в ЕГАИС».

Работа с расхождениями и ошибками

Алгоритм работы с расхождениями при поступлении:

1. В документе поступления установите флажок «Есть расхождения»
2. На закладке «Товары по факту» внесите фактические количества
3. Система покажет расхождения по каждой позиции
4. При отправке акта ЕГАИС данные о расхождениях передаются поставщику для подтверждения

Помните: операции подтверждения в ЕГАИС необратимы. Повторно подтвердить или отменить ТТН невозможно, поэтому внимательно проверяйте данные перед отправкой.

Как сверить и откорректировать остатки алкоголя в 1С

Регулярная сверка остатков с данными ЕГАИС — обязательная процедура для избежания штрафов и блокировки торговли. Расхождения возникают из-за технических сбоев, ошибок персонала или несвоевременной передачи данных.

Проведение инвентаризации

Плановая инвентаризация:

Шаг 1. Создайте документ «Инвентаризация товаров» в разделе «Запасы и закупки».

Шаг 2. Выберите торговую точку и установите фильтр «Только алкогольная продукция».

Шаг 3. Нажмите «Заполнить остатки по данным учёта» — система подгрузит текущие остатки из 1С.

Шаг 4. Проведите фактический пересчёт товара. Для маркированного алкоголя обязательно сканируйте акцизные марки 2D-сканером.

Шаг 5. Внесите фактические данные в колонку «Количество по факту». Система автоматически рассчитает расхождения.

Выравнивание остатков по данным ЕГАИС

Получение остатков из ЕГАИС:

Шаг 1. В рабочем месте «Обмен с ЕГАИС» выберите «Остатки» → «Запросить остатки из ЕГАИС».

Шаг 2. Укажите организацию, торговую точку и дату запроса. Система получит актуальные данные из регистров ЕГАИС.

Шаг 3. Сравните полученные остатки с данными учёта 1С через отчёт «Сверка остатков с ЕГАИС».

Автоматическое выравнивание:

Если расхождения незначительны и связаны с техническими ошибками, воспользуйтесь документом «Корректировка остатков ЕГАИС»:

1. Выберите позиции с расхождениями
2. Укажите причину корректировки
3. Система автоматически подгонит остатки 1С к данным ЕГАИС

Акт расхождения

При существенных расхождениях оформляется специальный акт:

Шаг 1. Создайте документ «Акт об установленном расхождении» в разделе ЕГАИС.

Шаг 2. Заполните табличную часть:

• Номенклатура с расхождениями
• Остаток по данным учёта 1С
• Остаток по данным ЕГАИС
• Выявленное расхождение (недостача/излишки)

Шаг 3. Укажите предполагаемую причину расхождения:

• Ошибки при приёмке товара
• Технические сбои при передаче данных
• Несанкционированные списания
• Пересортица товаров

Шаг 4. Приложите документы-обоснования (акты инвентаризации, объяснительные записки).

Шаг 5. Отправьте акт в ЕГАИС для официальной фиксации расхождения.

Пример оформления акта расхождения:

Важно понимать: акт расхождения не устраняет проблему автоматически, а лишь документирует её для контролирующих органов. Фактические остатки всё равно нужно привести в соответствие через документы списания или доприходования.

Наш совет: проводите сверку остатков еженедельно, а не ждите плановых проверок. Небольшие расхождения исправить проще, чем разбираться с крупными несостыковками.

Частые ошибки при работе с ЕГАИС и как их избежать

За годы работы с интеграциями мы собрали самые распространённые проблемы, с которыми сталкиваются пользователи. Большинство из них решаются стандартными способами.

Профилактические меры:

Ежедневно: Проверяйте статус УТМ через веб-интерфейс localhost:8080. Зелёные индикаторы — признак нормальной работы.

Еженедельно: Сверяйте остатки алкоголя в 1С с данными ЕГАИС через отчёт «Анализ остатков».

Ежемесячно: Обновляйте драйверы криптоключа и проверяйте срок действия сертификатов.

Перед началом смены: Убедитесь, что 2D-сканер корректно считывает акцизные марки, а данные передаются в ЕГАИС.

Большинство проблем возникает из-за человеческого фактора: торопливости при сопоставлении номенклатуры, игнорирования предупреждений системы или откладывания обновлений «на потом». Системный подход и регулярные проверки предотвращают 90% типовых ошибок.

Полезные советы для пользователей 1С:Розница и ЕГАИС

Эффективная работа с ЕГАИС требует не только правильной настройки, но и грамотной эксплуатации системы. Наши рекомендации помогут избежать проблем и оптимизировать рабочие процессы.

Регулярные проверки обмена данными:

• Настройте регламентное задание «Обработка ответов ЕГАИС» с интервалом 5-10 минут — это обеспечит автоматическое получение входящих документов
• Ведите журнал исходящих запросов в ЕГАИС, отслеживайте статусы отправленных документов
• При сбоях связи с ЕГАИС документы накапливаются в очереди — проверяйте её ежедневно
• Используйте отчёт «Мониторинг обмена с ЕГАИС» для контроля своевременности передачи данных

Обновление конфигурации и компонентов:

• Подписывайтесь на уведомления о релизах 1С:Розница — критичные обновления для ЕГАИС выходят вне планового графика
• Обновляйте УТМ только в нерабочее время, предварительно создав резервную копию настроек
• Тестируйте новые версии на копии рабочей базы — изменения в форматах обмена могут нарушить интеграцию
• Ведите реестр версий всех компонентов системы (1С, УТМ, драйверы криптоключа)

Автоматизация типовых операций:

• Настройте автоматическую выгрузку продаж в ЕГАИС при закрытии кассовой смены
• Создайте шаблоны документов списания для часто используемых причин (порча, недостача, возврат)
• Используйте групповое сопоставление номенклатуры при работе с новыми поставщиками
• Настройте уведомления о критичных ошибках обмена на email ответственных сотрудников

Работа с персоналом:

• Обучите кассиров правильному сканированию акцизных марок — ошибки на этом этапе блокируют продажи
• Назначьте ответственного за ежедневную сверку остатков алкоголя
• Создайте регламент действий при сбоях ЕГАИС — персонал должен знать, что делать при потере связи

Помните: ЕГАИС — не просто формальное требование, а инструмент защиты от поддельного алкоголя. Корректная работа системы гарантирует легальность вашего товара и защищает репутацию бизнеса.

Заключение

Настройка ЕГАИС в 1С:Розница 8 — задача техническая, но критично важная для любого торгового предприятия, работающего с алкоголем. Правильно выполненная интеграция становится надёжным фундаментом для законной торговли и защиты от штрафных санкций.

Мы рассмотрели весь цикл: от подготовки необходимых компонентов до решения типовых проблем эксплуатации. Главное — не торопиться на этапе первоначальной настройки и тщательно проверить каждое соединение. Час внимательной работы сэкономит месяцы головной боли в будущем.

После успешного запуска системы переходите к регулярному мониторингу обмена данными. Настройте автоматические проверки, ведите учёт ошибок и своевременно обновляйте программные компоненты. ЕГАИС — живая система, которая постоянно развивается, и ваша задача — идти в ногу с изменениями.

Помните: техническая исправность интеграции — лишь половина успеха. Обучите персонал правильной работе с документами ЕГАИС, создайте понятные регламенты и контролируйте их соблюдение. Человеческий фактор остаётся главной причиной сбоев даже в самых совершенных технических системах.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Нужно ли настраивать ЕГАИС на каждой кассе?

Нет, ЕГАИС настраивается централизованно на сервере с установленной 1С:Розница. Рабочие места кассиров подключаются к единой базе данных и автоматически получают доступ к функциям обмена с ЕГАИС. Однако на каждой кассе должен быть установлен 2D-сканер штрих-кодов для считывания акцизных марок. При продаже маркированного алкоголя система автоматически запросит сканирование марки и передаст данные в ЕГАИС через центральный УТМ. Важный нюанс: если касс несколько, убедитесь, что все они подключены к одному серверу базы данных — иначе информация о продажах может дублироваться или теряться.

2. Как понять, что данные успешно отправлены в ЕГАИС?

Статус отправки отслеживается в нескольких местах. Во-первых, в рабочем месте «Обмен с ЕГАИС» есть раздел «Исходящие запросы», где показаны все отправленные документы и их статусы: «Отправлен», «Обработан», «Ошибка». Во-вторых, при продаже алкоголя на кассе после успешной передачи данных печатается слип-чек с кодом подтверждения ЕГАИС. В-третьих, можно проверить веб-интерфейс УТМ по адресу localhost:8080 — там отображается статистика обмена данными. Если документ завис в статусе «Отправлен» более 30 минут, скорее всего, произошла ошибка, и нужно повторить отправку.

3. Что делать, если УТМ не отвечает?

Сначала проверьте, запущена ли служба УТМ в диспетчере задач Windows — она должна называться «UTM FSRAR Service». Если служба остановлена, запустите её через «Службы» в панели управления. Затем проверьте доступность веб-интерфейса УТМ по адресу localhost:8080 в браузере Internet Explorer. Если страница не открывается, возможны проблемы с портом 8080 — проверьте, не блокирует ли его антивирус или файервол. Также убедитесь, что криптоключ подключён к компьютеру и система его распознаёт. При критических сбоях помогает полная переустановка УТМ с сохранением настроек.

4. Можно ли работать с ЕГАИС без интернета?

Кратковременно — да, но с ограничениями. При потере связи 1С:Розница позволяет продолжать продажи алкоголя в течение 3 дней. Все операции сохраняются в локальной базе и автоматически передаются в ЕГАИС при восстановлении соединения. Однако получение новых ТТН от поставщиков, подтверждение поставок и списание товаров требуют постоянной связи с серверами ФСРАР. Длительная работа офлайн может привести к блокировке торговой точки в системе ЕГАИС. Рекомендуем иметь резервный канал интернета (мобильный роутер) для критических ситуаций. Помните: все накопленные за время сбоя данные должны быть переданы в ЕГАИС немедленно после восстановления связи.

5. Как часто нужно обновлять справочники ЕГАИС?

Обязательных регламентов по частоте обновления нет, но практика показывает оптимальную периодичность. Справочник организаций обновляйте при подключении новых поставщиков или изменении их реквизитов. Классификатор алкогольной продукции желательно обновлять ежемесячно — производители регулярно добавляют новые позиции или изменяют характеристики существующих товаров. При работе с новым поставщиком сначала загрузите его организацию из ЕГАИС, затем — весь ассортимент алкогольной продукции. Это значительно упростит сопоставление номенклатуры при получении первых ТТН. Автоматического обновления справочников в 1С:Розница не предусмотрено — все операции выполняются вручную через сервисы сопоставления.

6. Что делать при ошибке «Неверная подпись документа»?

Эта ошибка указывает на проблемы с криптографической подписью. Сначала проверьте срок действия сертификата в криптоключе через панель управления токеном — возможно, сертификат истёк и требует обновления. Затем убедитесь, что установлены актуальные драйверы криптоключа — скачайте их с официального сайта производителя (Рутокен, JaCarta и т.д.). Проверьте, распознаёт ли система криптоключ: в диспетчере устройств не должно быть жёлтых значков рядом с USB-устройствами. Если проблема не решается, попробуйте переустановить компонент «ФСРАР-Крипто» — он отвечает за взаимодействие с криптографическими средствами. В крайнем случае обратитесь в техподдержку ЕГАИС для перевыпуска сертификата.

7. Как восстановить случайно отклонённую ТТН?

К сожалению, операция отклонения ТТН в ЕГАИС необратима — повторно получить тот же документ невозможно. Если накладная была отклонена по ошибке, единственный выход — связаться с поставщиком и попросить его сформировать новую ТТН на ту же партию товара. При этом поставщик должен указать в новой накладной актуальные данные о продукции, включая серийные номера акцизных марок. Именно поэтому мы настоятельно рекомендуем внимательно проверять все данные ТТН перед её подтверждением или отклонением. Сохраняйте скриншоты спорных документов — они могут потребоваться для разбирательств с контролирующими органами. Помните: каждая операция в ЕГАИС протоколируется и имеет юридические последствия.